Sportclinic organiseren: complete checklist

Een sportclinic vraagt meer voorbereiding dan alleen ballen en pionnen klaarleggen. Je legt eerst datum, locatie, programma en begeleiding vast en werkt daarna toe naar inschrijvingen, materiaal en een duidelijke dagindeling. Controleer vooraf wat buiten kan en bevestig een binnenruimte voor slecht weer. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, veilige sportstations, voldoende drinkwater en getest geluid voor muziek en timers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Sportprogramma samenstellen
2 personen
Trainers en begeleiders vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Informatie naar deelnemers sturen
Weersverwachting controleren
Alternatieve binnenruimte bevestigen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal sorteren
2 personen
Deelnemerspakketten samenstellen
2 personen
Routebordjes voorbereiden
Muziek en timer testen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Sportvelden uitzetten
3 personen
Sportstations klaarzetten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Lunch en snacks klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Trainers ontvangen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Opening en veiligheidsinstructie geven
2 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Sportclinicronde begeleiden
6 personen
Waterpunten bijvullen
2 personen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Sportclinicronde wisselen
6 personen
Deelnemers begeleiden naar afsluiting
3 personen
Afsluitende sportactiviteit begeleiden
4 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bedankmoment begeleiden
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen veilig opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Deelnemersfoto's en bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Foamballenaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Hesjesaantal 40
Mini-hordesaantal 12
Agilityladdersaantal 4
Springtouwenaantal 20
Gymmattenaantal 20
Elastiekenaantal 20
Pompaantal 2
Reserveballenaantal 6
EHBO-koffer
Koude kompressenaantal 6
Drinkwaterdispensersaantal 3
Deelnemerspolsbandjesaantal 80
Handdoekenaantal 20

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Draagbare speaker
Muziektelefoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Megafoon
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Scharenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Catering

Boodschappen

Decoratie

Start- en finishlintaantal 2
Routebordjesaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Naamstickersaantal 80
Stiftenaantal 12
Programmabordenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Verlengbare lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Stuur deelnemers uiterlijk 10 dagen vooraf de route, starttijd, sportkledingvoorschriften en informatie over dieetwensen. Werk daarna de deelnemerslijst bij, zodat begeleiders weten hoeveel mensen per sportstation worden verwacht.
Controleer sportmateriaal minimaal 3 dagen vooraf. Test ballen, pomp, pionnen, hesjes, mini-hordes, agilityladders en springtouwen; leg reserveballen en ontbrekende onderdelen apart voordat je boodschappen doet.
Maak sportstations op papier met een vaste volgorde en tijdsduur. Test muziek, timer, stopwatches, fluitjes en speaker minstens 24 uur vooraf en leg verlengsnoeren en stekkerdozen zo neer dat niemand erover struikelt.
Plan opbouwtijd op de locatie: reken bij partytenten, tafels, registratie, sportvelden en meerdere stations op minstens 90 minuten. Zet routebordjes vanaf de ingang en plaats drinkwater en bekers op een plek die alle groepen makkelijk bereiken.
Zet een eenvoudige registratiebalie klaar met de actuele deelnemerslijst en deelnemerspakketten. Houd EHBO-koffer en koude kompressen direct bereikbaar; wijs vóór de start één begeleider aan voor incidenten en één persoon voor wijzigingen in het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportclinic organiseren?: Leg datum, locatie, trainers en reserveringen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de clinic, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en materiaal af te stemmen.
Hoeveel sportmateriaal heb ik nodig per deelnemer?: Dat hangt af van je stations, maar werk bij oefeningen met pionnen, hesjes of springtouwen met kleine groepen van 8 tot 12 deelnemers. Zorg daarnaast voor minimaal 2 reserveballen per balsoort en controleer alles 3 dagen vooraf.
Wanneer controleer ik het weer voor een sportclinic buiten?: Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van de clinic. Bevestig uiterlijk 24 uur vooraf dat de alternatieve binnenruimte beschikbaar is, zodat deelnemers tijdig bericht krijgen.
Hoeveel drinkwater moet ik voorzien bij een sportclinic?: Reken bij actieve inspanning op ongeveer 0,5 tot 0,75 liter per deelnemer voor een clinic van 2 tot 3 uur, plus extra bij warm weer. Zet drinkwaterdispensers bij de sportvelden en vul ze vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.