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Checklist pour organiser une clinic sportive

Une clinic sportive demande plus qu’un programme d’exercices. Il faut coordonner les encadrants, les inscriptions, les terrains, le matériel et l’accueil des participants dans le bon ordre. Cette checklist vous accompagne de la réservation du lieu jusqu’à l’installation des stations sportives le jour J. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : solution de repli en intérieur, eau, signalétique, premiers secours et matériel de remplacement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Établir le programme sportif

    2 personnes

  • Finaliser les encadrants et accompagnateurs

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Créer le formulaire d’inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Mettre à jour la liste des participants

  • Envoyer les informations aux participants

  • Vérifier les prévisions météo

  • Confirmer un espace intérieur de repli

  • Vérifier le matériel sportif

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Trier le matériel de sport

    2 personnes

  • Préparer les packs participants

    2 personnes

  • Préparer les panneaux d’itinéraire

  • Tester la musique et le minuteur

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Installer les tentes de fête

    4 personnes

  • Délimiter les terrains de sport

    3 personnes

  • Préparer les stations de sport

    4 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer le déjeuner et les en-cas

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

  • Accueillir les entraîneurs

  • Enregistrer les participants

    3 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    2 personnes

  • Donner l'ouverture et les consignes de sécurité

    2 personnes

  • Animer l'échauffement

    3 personnes

  • Encadrer le tour de clinique sportive

    6 personnes

  • Ravitailler les points d'eau

    2 personnes

  • Servir les snacks de pause

    2 personnes

  • Remplacer le tour de clinique sportive

    6 personnes

  • Accompagner les participants vers la clôture

    3 personnes

  • Encadrer l’activité sportive de clôture

    4 personnes

  • Mettre en place le buffet du dîner

    3 personnes

  • Servir le buffet du dîner

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Animer le moment des remerciements

    2 personnes

  • Faire le check-out des participants

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler le matériel sportif

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Stocker les matériaux en toute sécurité

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Envoyer les photos des participants et un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaisesqté 60
  • Nappesqté 8
  • Poubellesqté 6

Matériel de sport

  • Ballons de footballqté 8
  • Ballons de basketqté 6
  • Volley-ballqté 4
  • Balles en mousseqté 12
  • Cônesqté 40
  • Disques de marquageqté 30
  • Giletsqté 40
  • Mini-haiesqté 12
  • Échelles d’agilityqté 4
  • Cordes à sauterqté 20
  • Tapis de gymqté 20
  • Élastiquesqté 20
  • Pompeqté 2
  • Ballons de rechangeqté 6
  • Trousse de premiers secours
  • Compresses froidesqté 6
  • Distributeurs d’eau potableqté 3
  • Bracelets participantsqté 80
  • Serviettesqté 20

Équipement

  • Chronomètresqté 6
  • Siffletsqté 8
  • Enceinte portable
  • Téléphone musique
  • Rallongesqté 3
  • Multiprisesqté 3
  • Mégaphone
  • Presse-papiersqté 6
  • Stylosqté 30
  • Batteries externes rechargeablesqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 80
  • Assiettesqté 70
  • Couvertsqté 70
  • Pichets à caféqté 4
  • Théièresqté 2

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Cuillères de serviceqté 8
  • Ciseauxqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 4

Catering

  • Courses

Décoration

  • Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
  • Panneaux d’orientationqté 12
  • Panneaux indicateursqté 8
  • Étiquettes nominativesqté 80
  • Marqueursqté 12
  • Panneaux du programmeqté 4

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineuses extensiblesqté 4

Nettoyage

  • Balaiqté 2
  • Pinces à déchetsqté 2
  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Gants de nettoyageqté 6

Conseils

  • Bloquez la date et le lieu avant de construire le programme : prévoyez aussi un espace intérieur de repli, puis vérifiez les prévisions météo quelques jours avant la clinic.
  • Demandez les informations alimentaires dans le formulaire d’inscription et envoyez les consignes pratiques aux participants au moins 5 à 7 jours avant l’événement.
  • Préparez une station d’accueil séparée avec la liste actualisée des participants, les packs et la signalétique d’itinéraire ; gardez quelques exemplaires imprimés de secours.
  • Testez la musique, le minuteur, les chronomètres et le mégaphone avant l’ouverture. Vérifiez également les rallonges et multiprises si une enceinte ou un téléphone doit être alimenté.
  • Comptez une bouteille ou un gobelet réutilisable par participant et placez plusieurs points d’eau près des terrains. Gardez une trousse de premiers secours, des compresses froides et des ballons de rechange accessibles aux encadrants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une clinic sportive ?
Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les encadrants, ouvrir les inscriptions, acheter le matériel manquant et préparer un plan B météo.
Quand envoyer les invitations pour une clinic sportive ?
Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement afin de finaliser les groupes, les besoins alimentaires et les packs participants.
Quel matériel prévoir pour une clinic sportive ?
Prévoyez le matériel correspondant à chaque station, avec au moins quelques éléments de remplacement : ballons supplémentaires, cônes, chasubles, chronomètres et sifflets. Ajoutez l’eau, les tapis, les accessoires d’agilité et le matériel de premiers secours nécessaires au programme.
Que faire s’il pleut le jour d’une clinic sportive ?
Confirmez un espace intérieur de repli au plus tard 48 heures avant l’événement et communiquez la décision aux participants dès que possible. Adaptez les stations pour éviter les surfaces glissantes et déplacez le matériel sensible à l’humidité.

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