Zo organiseer je een speurtocht zonder stress

Een speurtocht staat of valt met de route, de opdrachten en de timing. Begin niet met printen, maar bepaal eerst het thema, de start- en eindlocatie en de doelgroep. Verken de route daarna zelf en test alle opdrachten alsof je deelnemer bent. Pas dan maak je teams, vul je enveloppen en richt je de startlocatie in. Met deze volgorde voorkom je dat aanwijzingen niet kloppen, teams elkaar kwijtraken of materialen op het laatste moment ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en thema bepalen
2 personen
2
Start- en eindlocatie vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst maken
7
Teams samenstellen
2 personen
8
Route vooraf verkennen
2 personen
9
Speurtochtopdrachten uitwerken
2 personen
10
Route en opdrachten testen
3 personen
11
Opdrachten aanpassen
2 personen
12
Opdrachten afdrukken
13
Routekaarten afdrukken
14
Enveloppen per team vullen
2 personen
15
Teamlabels voorbereiden
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen controleren
2 personen
18
Eten portioneren
2 personen
19
Route opnieuw controleren
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Startlocatie vrijmaken
2 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
23
Startbord plaatsen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Eettafels klaarzetten
2 personen
27
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Teams registreren
2 personen
30
Spelregels uitleggen
31
Routekaarten uitdelen
2 personen
32
Speurtocht starten
2 personen
33
Tussenpunten controleren
3 personen
34
Deelnemers telefonisch helpen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes klaarzetten
2 personen
37
Antwoorden innemen
2 personen
38
Antwoorden nakijken
2 personen
39
Prijswinnaars bekendmaken
40
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
41
Diner serveren
3 personen
42
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
43
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Versiering verwijderen
2 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Koelboxen leegmaken
2 personen
48
Afval afvoeren
2 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Materialen terugbrengen
2 personen
51
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Tafelkledenaantal 6
Partytentaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 3

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Linten per teamaantal 6
Stopwatchaantal 3
Meetlintenaantal 3
Kompasaantal 6
Vergrootglazenaantal 6
Prijzengeschenkenaantal 6
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Potlodenaantal 20
Gummenaantal 10
Enveloppenaantal 40
Routekaartenaantal 8
Scoreformulierenaantal 10
Waterdichte mapjesaantal 10

Decoratie

Startbord
Pijlbordenaantal 20
Ballonnenaantal 30
Touwaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handgelaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 10
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route vóór je opdrachten uitwerkt. Loop het traject volledig na en controleer vooral kruisingen, donkere stukken en plekken waar een opdracht tijdelijk kan verdwijnen of bezet zijn.
Test de complete speurtocht met één of twee personen. Meet hoe lang elk onderdeel duurt en houd de totale route bij voorkeur binnen 90 tot 120 minuten, exclusief ontvangst en afsluiting.
Maak per team één complete envelop met opdrachten, routekaart, teamlabel en benodigde materialen. Leg daarnaast een reserve-exemplaar van elke opdracht klaar voor verlies of schade.
Geef deelnemers bij de start een vaste instructie van maximaal 5 minuten: waar ze mogen komen, hoe ze antwoorden noteren en wie ze bellen bij problemen. Gebruik linten of labels in verschillende kleuren zodat teams herkenbaar blijven.
Controleer de route twee keer: één keer de dag ervoor en nogmaals vlak voor vertrek. Kijk dan ook naar de weersverwachting, opgeladen mobiele telefoons en powerbanks, koude dranken en een vrije registratietafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een speurtocht organiseren?: Reken op minimaal 2 tot 3 weken voorbereiding voor een kleine speurtocht. Reserveer in de laatste 3 dagen tijd voor het testen, afdrukken, vullen van enveloppen en controleren van de route.
Hoeveel opdrachten heb je nodig voor een speurtocht?: Voor een route van 90 minuten werken meestal 8 tot 12 opdrachten goed. Plan ongeveer 7 tot 10 minuten per opdracht en voeg enkele minuten looptijd tussen de locaties toe.
Wanneer moet ik de teams voor een speurtocht indelen?: Maak de teamindeling uiterlijk 2 dagen voor de speurtocht, zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Houd teams meestal op 4 tot 6 personen, zodat iedereen kan meedoen.
Wat moet ik de dag voor een speurtocht controleren?: Controleer de route, alle opdrachten, routekaarten, teamlabels en materialen minstens 24 uur vooraf. Leg ook de enveloppen klaar en laad mobiele telefoons en powerbanks volledig op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.