Zo organiseer je een spelletjesavond die blijft lopen

Begin een spelletjesavond niet met hapjes, maar met de groepsgrootte en het soort spellen. Bevestig eerst datum en locatie, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en stel daarna een spellenaanbod samen dat past bij de gasten. Controleer alle spellen uiterlijk een week vooraf op ontbrekende onderdelen. Op de dag zelf richt je meerdere speltafels in, zet je regels en materiaal klaar en begeleid je de eerste ronde, zodat niemand hoeft te wachten of te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Spellenaanbod samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Herinnering versturen
7
Definitieve gastenlijst maken
8
Spellen controleren
2 personen
9
Ontbrekende spelonderdelen aanvullen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koud zetten
12
Ruimte grondig schoonmaken
2 personen
13
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
14
Speltafels indelen
2 personen
15
Spellen uitstallen
2 personen
16
Spelregels klaarleggen
17
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Buffet en dranktafel inrichten
2 personen
20
Muziek en verlichting testen
21
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

22
Gasten ontvangen
2 personen
23
Spellen uitleggen
3 personen
24
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
25
Eerste spelronde begeleiden
3 personen
26
Hapjes serveren
2 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Gebruikte glazen verzamelen
29
Warme hapjes bereiden
2 personen
30
Avondbuffet serveren
3 personen
31
Tweede spelronde begeleiden
3 personen
32
Tafels opnieuw indelen
2 personen
33
Finalespel uitleggen
2 personen
34
Finalespel begeleiden
3 personen
35
Laatste ronde snacks serveren
36
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

37
Eten en afval opruimen
2 personen
38
Spellen sorteren en opbergen
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Tafels en stoelen terugzetten
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
2 personen
42
Overgebleven eten verdelen
43
Geleende spellen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Bijzettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Spelmateriaal

Strategische bordspellenaantal 4
Familiespellenaantal 4
Partyspellenaantal 4
Kaartspellenaantal 5
Puzzelsaantal 2
Extra dobbelstenenaantal 12
Scoreblokkenaantal 6
Pennenaantal 24

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Oplaadkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4
Ledlichtsnoerenaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 24
Bordenaantal 30
Vorkenaantal 30
Messenaantal 30
Lepelsaantal 24
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Menukaartstandaardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasborstelsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per speltafel ongeveer 4 tot 6 spelers en zet voor grotere groepen meerdere spellen tegelijk klaar. Combineer strategische bordspellen met familiespellen, partyspellen, kaartspellen en eventueel puzzels, zodat niet iedereen hetzelfde tempo hoeft te volgen.
Controleer de spellen uiterlijk 7 dagen vooraf: tel pionnen, kaarten en dobbelstenen na en vul ontbrekende onderdelen aan. Leg extra dobbelstenen, scoreblokken en pennen bij de speltafels; die worden vaak pas gemist zodra de eerste ronde begint.
Maak de definitieve gastenlijst 2 tot 3 dagen vooraf en stuur daarna één herinnering met begintijd, locatie en eventuele dieetwensen. Reken voor de eerste 2 uur op ongeveer 3 drankjes per persoon en zet gekoelde dranken vóór ontvangst klaar.
Richt de ruimte in vóór je het buffet opmaakt: zet tafels, stoelen en bijzettafels neer, houd minstens één doorgang vrij en plaats spelregels zichtbaar bij elk spel. Een aparte dranktafel voorkomt dat glazen tussen speelstukken staan; zet serveerschalen en serveerbestek aan het buffet.
Test muziek, verlichting en stroom minstens 1 uur voor binnenkomst. Leg opladers, stekkerdozen en verlengsnoeren klaar voor de speaker en verlichting, en reserveer daarna tijd om gasten te ontvangen, spellen kort uit te leggen en de eerste ronde te begeleiden.

Veelgestelde vragen

Hoeveel spellen heb je nodig voor een spelletjesavond?: Voor 8 tot 12 gasten zijn 3 tot 5 spellen meestal genoeg: twee spellen voor 4 tot 6 spelers, één groter groepsspel en één alternatief. Leg maximaal 2 spellen per tafel klaar, anders kost de keuze te veel tijd.
Hoe lang van tevoren nodig je mensen uit voor een spelletjesavond?: Stuur de uitnodiging 3 tot 4 weken vooraf. Vraag dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de avond op, en stuur 2 tot 3 dagen vooraf een herinnering met de praktische informatie.
Hoeveel drank en hapjes heb je nodig voor een spelletjesavond?: Reken voor de eerste 2 uur op ongeveer 3 drankjes per persoon en vul daarna naar behoefte aan. Voor hapjes kun je uitgaan van 6 tot 8 kleine porties per persoon als er geen volledige maaltijd wordt geserveerd.
Hoe richt je tafels in voor een spelletjesavond?: Zet per speltafel 4 tot 6 stoelen en laat rond elke tafel ongeveer 90 centimeter loopruimte vrij. Plaats het buffet en de dranktafel minstens 1 meter van de speeltafels, zodat halen en spelen elkaar niet hinderen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.