Zo organiseer je een sloepenrace

Een sloepenrace organiseren begint niet met de boten, maar met de route, de waterwegmelding en de start- en finishlocatie. Daarna leg je sloepen, trailers, toezicht en EHBO vast en open je de inschrijving. Werk vervolgens de routekaart, teams en deelnemersinformatie uit. In de laatste week controleer je het weer, haal je prijzen en materiaal op en geef je vrijwilligers duidelijke instructies. Zo voorkom je dat veiligheid, communicatie of praktische spullen pas op de wedstrijddag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Waterwegmelding indienen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Sloepen en trailers reserveren
5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
6
EHBO en toezicht vastleggen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijfformulier openen
9
Sponsoren benaderen
2 personen
10
Vergunningen controleren
11
Routekaart uitwerken
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Teams en startnummers indelen
2 personen
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Vrijwilligers instrueren
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Boodschappenlijst controleren
19
Prijzen en medailles ophalen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Sloepen en materiaal ophalen
3 personen
22
Startnummers klaarmaken
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Sloepen te water laten
4 personen
27
Start- en finishboeien plaatsen
4 personen
28
Wedstrijdroute markeren
4 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
33
Geluidsinstallatie testen
2 personen
34
Veiligheidsmiddelen controleren
2 personen

Event

35
Registratie openen
3 personen
36
Deelnemers ontvangen
4 personen
37
Startnummers uitdelen
2 personen
38
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
39
Sloepen naar de start begeleiden
4 personen
40
Race starten
3 personen
41
Tussentijden registreren
3 personen
42
Veiligheid op het water bewaken
4 personen
43
Finishvolgorde vastleggen
3 personen
44
Dranken en hapjes serveren
4 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
48
Afscheidsdrankjes serveren
3 personen
49
Sloepen uit het water halen
4 personen

Nazorg

50
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
51
Catering afbouwen
3 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
53
Partytenten afbreken
4 personen
54
Boeien en routeborden verwijderen
4 personen
55
Terrein schoonmaken
4 personen
56
Servies en glazen afwassen
3 personen
57
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
58
Geleend materiaal retourneren
3 personen
59
Sloepen retourneren
3 personen
60
Routeborden en materialen opbergen
2 personen
61
Einduitslag publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 80
Barkrukaantal 10
Afvalbakaantal 8
Registratietafel

Sportmateriaal

Sloepaantal 12
Reservepeddelaantal 12
Reddingsvestaantal 90
Reddingsboeiaantal 6
Reddingslijnaantal 6
Startboeiaantal 2
Routeboeiaantal 10
Finishboeiaantal 2
Waterdichte routekaartaantal 15
Startnummeraantal 12
Stopwatchaantal 4
Waterdichte notitieplaataantal 6

Apparatuur

Portofoonaantal 8
Megaphoneaantal 2
Draagbare speakeraantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Powerbankaantal 8
Mobiele telefoonaantal 4
Waterdichte telefoonhoesaantal 8

Verlichting

Ledlampaantal 8
Lichtslingeraantal 4

Decoratie

Startvlagaantal 2
Finishvlagaantal 2
Routebordaantal 12
Pijlbordaantal 20
Prijzenglasaantal 3
Medaillesaantal 36

Servies

Herbruikbaar drinkglasaantal 120
Koffiekopaantal 80
Bordaantal 120
Besteksetaantal 120

Keuken

Koelboxaantal 8
Thermoskanaantal 6
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Serveerschaalaantal 12
Serveertangaantal 8
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementaantal 24
Flessenopeneraantal 4
Afwasteilaantal 3
Keukenhanddoekaantal 12

Schoonmaak

Eerstehulpkofferaantal 2
Brandblusseraantal 2
Dweilmopaantal 2
Emmeraantal 4
Handveger en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vast voordat je de inschrijving opent. Noteer start- en finishboeien, keerpunten en obstakels op een waterdichte routekaart en deel die uiterlijk enkele dagen voor de race met alle teams.
Regel de waterwegmelding en controleer vergunningen ruim vooraf. Wacht niet tot de laatste week: voorwaarden voor vaarweggebruik of toezicht kunnen invloed hebben op je route en starttijd.
Plan veiligheid als een aparte organisatiepost. Leg per sloep reddingsvesten vast en wijs toezicht, EHBO en portofooncontact toe; houd ook reservepeddels, reddingsboeien en een reddingslijn beschikbaar.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 7 dagen voor de race. Verzamel dan dieetwensen, maak teams en startnummers definitief en stuur deelnemersinformatie met route, tijden en contactgegevens.
Maak op de wedstrijddag een logistieke tijdlijn met ophaalmomenten. Haal sloepen en materiaal niet tegelijk met boodschappen op; vul koelboxen, bereid koffie en thee en leg startnummers klaar voordat deelnemers zich registreren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sloepenrace organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en meldingen. Reserveer sloepen, trailers, EHBO en toezicht zo snel mogelijk, omdat beschikbaarheid vaak eerder een probleem is dan de boodschappen.
Hoeveel sloepen heb je nodig voor een sloepenrace?: Dat hangt af van het aantal teams en de capaciteit per sloep. Reserveer één sloep per team en plan bij voorkeur minstens één reservepeddel per sloep; leg het definitieve aantal vast zodra de inschrijving 7 dagen voor de race sluit.
Wat moet je regelen voor de veiligheid van een sloepenrace?: Werk een veiligheidsplan uit met reddingsvesten, reddingsboeien, een reddingslijn, toezicht en EHBO. Zorg daarnaast voor portofoons of telefoons in waterdichte hoezen en geef vrijwilligers vóór de start een briefing van 15 tot 30 minuten.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een sloepenrace?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de race. Vermeld daarin de aanmeldtijd, startvolgorde, startnummers, route, veiligheidsregels, contactpersoon en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.