Organiser une course de sloops, étape par étape

Une course de sloops se prépare d’abord sur l’eau, puis autour du départ et de l’arrivée. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et les lieux, avant de réserver les embarcations, les remorques et les secours. Les autorisations de voie navigable et le plan de sécurité doivent être réglés tôt, car ils conditionnent les inscriptions. Ensuite, répartissez les équipes, transmettez les consignes et vérifiez tout le matériel avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Déposer une déclaration de voie navigable
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Réserver des chaloupes et des remorques
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Réserver les premiers secours et la surveillance
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Contacter les sponsors
2 personnes
10
Vérifier les autorisations
11
Élaborer le plan de parcours
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les équipes et les numéros de départ
2 personnes
15
Envoyer les informations aux participants
16
Briefer les bénévoles
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Vérifier la liste des courses
19
Récupérer les prix et les médailles
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer les chaloupes et le matériel
3 personnes
22
Préparer les dossards
2 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Mettre les canots à l'eau
4 personnes
27
Installer les bouées de départ et d’arrivée
4 personnes
28
Marquer le parcours de la compétition
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Tester le système de sonorisation
2 personnes
34
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes

Événement

35
Ouvrir l’inscription
3 personnes
36
Accueillir les participants
4 personnes
37
Distribuer les dossards
2 personnes
38
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
39
Accompagner les canots au départ
4 personnes
40
Lancer la course
3 personnes
41
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
42
Veiller à la sécurité sur l’eau
4 personnes
43
Fixer l'ordre d'arrivée
3 personnes
44
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Rassembler les déchets
2 personnes
47
Assurer la remise des prix
3 personnes
48
Servir les boissons d’au revoir
3 personnes
49
Sortir les canots de l’eau
4 personnes

Suivi

50
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
51
Démonter le catering
3 personnes
52
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
53
Démonter les tentes de fête
4 personnes
54
Retirer les bouées et les panneaux de route
4 personnes
55
Nettoyer le site
4 personnes
56
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
57
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
58
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
59
Rendre les sloepen
3 personnes
60
Ranger les panneaux de parcours et le matériel
2 personnes
61
Publier le classement final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 80
Tabouret de barqté 10
Poubelleqté 8
Table d'inscription

Matériel de sport

Chaloupeqté 12
Pagaie de réserveqté 12
Gilet de sauvetageqté 90
Bouée de sauvetageqté 6
Ligne de vieqté 6
Bouée de départqté 2
Bouée de parcoursqté 10
Bouée d’arrivéeqté 2
Carte d’itinéraire étancheqté 15
Dossardqté 12
Chronomètreqté 4
Bloc-notes étancheqté 6

Équipement

Talkie-walkieqté 8
Mégaphoneqté 2
Enceinte portableqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Batterie externeqté 8
Téléphone mobileqté 4
Housse de téléphone étancheqté 8

Éclairage

Lampe LEDqté 8
Guirlande lumineuseqté 4

Décoration

Drapeau de départqté 2
Drapeau d'arrivéeqté 2
Panneau d’orientationqté 12
Panneau de fléchageqté 20
Verre du prixqté 3
Médaillesqté 36

Vaisselle

Verre à boisson réutilisableqté 120
Tasse à caféqté 80
Assietteqté 120
Set de couvertsqté 120

Cuisine

Glacièreqté 8
Thermosqté 6
Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Plat de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Accumulateur de froidqté 24
Ouvre-bouteilleqté 4
Bac à vaisselleqté 3
Essuie-tout de cuisineqté 12

Nettoyage

Trousse de premiers secoursqté 2
Extincteurqté 2
Serpillièreqté 2
Seauqté 4
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la course par la date, l’itinéraire, les lieux de départ et d’arrivée, ainsi que la déclaration de voie navigable. Ces éléments déterminent les réservations et les autorisations restantes.
Ne lancez les inscriptions qu’après avoir défini le parcours, les règles et les informations de sécurité. Prévoyez une date limite 10 à 14 jours avant la course pour répartir les équipes et recueillir les besoins alimentaires.
Préparez un plan de sécurité écrit avec les postes de surveillance, les premiers secours, les moyens de communication et la procédure en cas de météo défavorable. Vérifiez-le avec les responsables au moins une semaine avant le départ.
Attribuez à chaque équipe un numéro de départ et envoyez les consignes plusieurs jours à l’avance. Indiquez l’heure de rassemblement, le trajet, l’équipement obligatoire et la personne à contacter sur place.
La veille, contrôlez les chaloupes, les gilets, les pagaies de réserve, les bouées, les chronomètres et les talkies-walkies. Préparez aussi les dossards, les glacières, les en-cas, le café et le thé pour éviter les achats de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de sloops ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation de voie navigable, de réserver les chaloupes et les secours, puis de gérer les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de sloops ?: Ouvrez-les dès que le parcours, les règles et les conditions de sécurité sont fixés, généralement 4 à 6 semaines avant la course. Fermez-les 10 à 14 jours avant le départ pour préparer les équipes et les dossards.
Que faut-il vérifier la veille d’une course de sloops ?: Contrôlez les embarcations, les gilets de sauvetage, les pagaies de réserve, les bouées, les moyens de communication et les chronomètres. Vérifiez aussi la météo et préparez les boissons, les en-cas et les documents étanches.
Que faire si la météo se dégrade le jour de la course ?: Décidez à l’avance qui peut reporter, modifier ou arrêter la course, et communiquez cette procédure aux bénévoles et aux participants au moins une semaine avant. Le jour J, faites une nouvelle vérification avant le départ et utilisez les moyens de communication prévus.

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