Skimarathon organiseren: complete checklist

Een skimarathon vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours uitzetten. Je regelt vergunningen, start- en finishlocatie, deelnemersinformatie, vrijwilligers, timing en materiaal voor koude omstandigheden. Begin met datum, route en deelnemerslimiet en werk daarna toe naar inschrijving en uitvoering. Controleer het parcours kort voor de start opnieuw op sneeuw en leg een alternatieve route klaar. Deze checklist houdt de 76 taken en 74 benodigdheden in de juiste volgorde bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
3 personen
Start- en finishlocatie bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Verzekeringsdekking controleren
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Route op sneeuw controleren
4 personen
Alternatieve route bepalen
3 personen
Timingposten plannen
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
2 personen
Kleding- en veiligheidsadvies maken
2 personen
Startnummers ontwerpen
Routekaarten afdrukken
2 personen
Startnummers en polsbandjes sorteren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal ophalen
4 personen
Ski's en stokken controleren
3 personen
Accu's en batterijen opladen
2 personen
Routeborden voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Kleding en warme lagen klaarleggen
2 personen
Start- en finishterrein afzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Route markeren
6 personen
Bevoorradingsposten inrichten
4 personen
Inschrijftafels inrichten
3 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Warme drank voorbereiden
3 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
5 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Ski-uitrusting controleren
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Startgroepen positioneren
5 personen
Skimarathon laten starten
4 personen
Doorgangen bijhouden
6 personen
Tijdwaarneming registreren
3 personen
Bevoorrading uitdelen
6 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Deelnemers opvangen bij finish
4 personen
Finishers afmelden
3 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Vermiste deelnemers natrekken
3 personen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Resultaten verzamelen
2 personen
Finish afsluiten
3 personen
Deelnemers informeren over uitslag
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Routeborden verwijderen
5 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
3 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Koelboxen en thermoskannen reinigen
2 personen
Ongebruikte boodschappen opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
2 personen
Uitslag online publiceren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Schade en tekorten melden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 4
Uitgiftebuffettafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6

Sportmateriaal

Langlaufskisaantal 12
Langlaufstokkenaantal 12
Reservebindingenaantal 6
Skiwasaantal 8
Waxborstelsaantal 4
Sneeuwscheppenaantal 4
Markeerpionnenaantal 30
Routepijlenaantal 40
Starthekkenaantal 6
Finishboog
Stopwatchesaantal 6
Handtellersaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 25
Thermodekensaantal 20
Handwarmersaantal 100

Apparatuur

Megafoonaantal 2
Portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 6
Powerbanksaantal 8
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Batterijenaantal 40
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 30
Zaklampenaantal 12
Meetlintenaantal 3
Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 50
Papieren formulierenaantal 300
Tafellampenaantal 4
Ladekabelsaantal 12

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 12
Reflecterende routebandaantal 500

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Soepkommenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 12
Soepketelsaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Maataanduidingsbekersaantal 4

Catering

Boodschappen

Decoratie

Startnummersaantal 220
Polsbandjesaantal 250
Routekaartenaantal 250
Informatiebordenaantal 12
Richtingbordhoudersaantal 40
Afzetlintaantal 12
Kabelbindersaantal 300
Tie-wrapsaantal 300
Watervaste stiftenaantal 12
Plakbandaantal 8

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Emmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24
Desinfectiemiddelaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg datum, parcours en start- en finishlocatie uiterlijk enkele maanden vooraf vast. Controleer daarna welke vergunningen, meldingen en verzekeringsdekking nodig zijn; zonder die bevestigingen kun je inschrijvingen beter nog niet openen.
Plan de communicatie in twee momenten: stuur deelnemersinformatie na de inschrijving en herhaal kleding-, veiligheids- en routeadvies uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld ook startgroepen, aanmeldprocedure en wat er bij slecht weer gebeurt.
Maak voor vrijwilligers een bezettingsschema per post. Reken naast EHBO op mensen voor inschrijving, timing, routebewaking en finish; geef posten met portofoons of mobiele telefoons vooraf een testmoment.
Controleer ski’s, stokken, reservebindingen, skiwas en waxborstels minstens 1 dag vooraf. Laad accu’s op, leg batterijen en powerbanks klaar en test laptop, printer, stopwatches en handtellers voordat deelnemers arriveren.
Richt start en finish zo in dat deelnemers droog kunnen wachten: zet partytenten, tafels, stoelen en verlichting tijdig op. Leg thermodekens en handwarmers klaar en markeer de route met pionnen en pijlen; controleer alles nog één keer tijdens de laatste parcoursronde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een skimarathon organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, parcours, locaties, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving pas nadat deelnemerslimiet en veiligheidsvoorwaarden zijn bevestigd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een skimarathon?: Dat hangt af van het aantal timing- en routeposten, maar maak per post minimaal 2 personen beschikbaar voor aflossing en veiligheid. Plan daarnaast aparte bezetting voor inschrijving, EHBO, start en finish.
Wanneer controleer je het parcours van een skimarathon?: Controleer de route bij voorkeur 7 dagen vooraf en opnieuw op de dag vóór de start. Leg uiterlijk tijdens die laatste controle een alternatieve route vast als sneeuw, dooi of obstakels problemen geven.
Wat moet je een week voor een skimarathon communiceren?: Stuur 7 dagen vooraf de startgroep, routekaart, kleding- en veiligheidsadvies, locatie-informatie en aanmeldinstructies. Vraag dieetwensen en ontbrekende deelnemersgegevens uiterlijk 3 dagen voor de start na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.