Checklist pour organiser un ski-marathon

Un ski-marathon demande une préparation sportive, logistique et administrative menée dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée, puis ouvrez les inscriptions et constituez l’équipe de bénévoles. Les dernières semaines servent à sécuriser l’itinéraire enneigé, confirmer les secours, préparer le chronométrage et contrôler les skis. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir jusqu’au jour de l’épreuve.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
3 personnes
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Vérifier la couverture d'assurance
Définir la limite de participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Assurer la présence des secours
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier l'itinéraire sur la neige
4 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
3 personnes
Planifier les postes de chronométrage
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
2 personnes
Rédiger les consignes vestimentaires et de sécurité
2 personnes
Concevoir les dossards
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Trier les dossards et les bracelets
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
4 personnes
Contrôler les skis et les bâtons
3 personnes
Recharger les batteries et les piles
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Préparer les vêtements et les couches chaudes
2 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Baliser l’itinéraire
6 personnes
Installer les postes de ravitaillement
4 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Préparer une boisson chaude
3 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
5 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Vérifier le matériel de ski
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Positionner les groupes de départ
5 personnes
Lancer le skimarathon
4 personnes
Surveiller les passages
6 personnes
Enregistrer le chronométrage
3 personnes
Distribuer les provisions
6 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Accueillir les participants à l'arrivée
4 personnes
Enregistrer les finishers
3 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Vérifier les participants manquants
3 personnes
Accompagner les derniers participants
4 personnes
Rassembler les résultats
2 personnes
Fermer l'arrivée
3 personnes
Informer les participants du résultat
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Inventorier le matériel
3 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Nettoyer les glacières et les thermos
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
2 personnes
Publier les résultats en ligne
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
Archiver les photos et les documents
Signaler les dommages et les manques
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de buffet de distributionqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6

Matériel de sport

Skis de fondqté 12
Bâtons de ski de fondqté 12
Fixations de rechangeqté 6
Lavage des skisqté 8
Brosses à cireqté 4
Pelleter la neigeqté 4
Pions de marquageqté 30
Flèches de directionqté 40
Portiques de départqté 6
Arche d'arrivée
Chronomètresqté 6
Compteurs manuelsqté 6
Gilets réfléchissantsqté 25
Marqueurs thermiquesqté 20
Bouillottesqté 100

Équipement

Mégaphoneqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 6
Batteries externesqté 8
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Pilesqté 40
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 30
Lampes de pocheqté 12
Mètres rubansqté 3
Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 50
Formulaires papierqté 300
Lampes de tableqté 4
Câbles de chargeqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes frontalesqté 12
Bande de parcours réfléchissanteqté 500

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Bol à soupeqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 8

Cuisine

Thermosqté 12
Marmites à soupeqté 4
Bouilloiresqté 4
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Gobelets doseursqté 4

Catering

Courses

Décoration

Numéros de départqté 220
Braceletsqté 250
Cartes d'itinéraireqté 250
Panneaux d'informationqté 12
Supports pour panneaux directionnelsqté 40
Ruban de balisageqté 12
Serre-câblesqté 300
Attaches-câblesqté 300
Marqueurs indélébilesqté 12
Ruban adhésifqté 8

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 6
Raclettes de solqté 4
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Désinfectantqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Validez le parcours au moins 4 semaines avant le départ et prévoyez un itinéraire alternatif : l’état de la neige peut changer en quelques jours. Transmettez ensuite aux participants les consignes vestimentaires, de sécurité et les horaires de départ.
Fixez une limite de participants avant de publier le formulaire d’inscription. Prévoyez aussi une date de clôture des inscriptions, idéalement 7 à 10 jours avant la course, pour répartir les groupes et préparer les dossards.
Répartissez les bénévoles par poste au moins 2 semaines à l’avance : accueil, ravitaillement, balisage, chronométrage et assistance. Donnez aux responsables des talkies-walkies ou des téléphones chargés, avec des batteries externes disponibles.
Contrôlez les skis, les bâtons et les fixations de rechange la veille, puis rechargez les batteries et vérifiez les piles. Installez les portiques, l’arche d’arrivée, les flèches et les marqueurs thermiques avant l’arrivée des participants.
Prévoyez un point d’accueil couvert avec les tables d’inscription, les chaises et l’imprimante. Placez les bouillottes et les gilets réfléchissants à un endroit clairement indiqué afin de pouvoir aider rapidement les participants exposés au froid.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un ski-marathon ?: Ouvrez les inscriptions 6 à 8 semaines avant l’épreuve pour laisser le temps aux participants de s’organiser. Fermez-les 7 à 10 jours avant le départ afin de préparer les groupes, les dossards et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser un ski-marathon ?: Prévoyez au minimum 1 responsable pour chacun des postes suivants : accueil, départ, arrivée, chronométrage, ravitaillement et parcours. Pour une épreuve de 100 participants, comptez généralement 10 à 15 bénévoles, en plus des secours.
Quand vérifier l’itinéraire enneigé ?: Faites une première vérification 2 à 3 semaines avant l’épreuve, puis un contrôle final dans les 48 heures précédant le départ. Gardez un itinéraire alternatif prêt si la neige, la météo ou l’accès au parcours se dégrade.
Que faut-il préparer la veille d’un ski-marathon ?: La veille, récupérez le matériel, contrôlez les skis et les bâtons, rechargez les batteries et triez les dossards et les bracelets. Installez aussi le balisage principal et confirmez la présence des secours et des bénévoles.

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