Zo organiseer je een skeelertocht zonder verrassingen

Begin met de route, datum en startlocatie; die bepalen bijna alle vervolgstappen. Rijd het volledige parcours vooraf en leg gevaarlijke punten, een alternatieve route en rustlocatie vast voordat je deelnemers uitnodigt. Regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en vrijwilligers. In de laatste week draait het om duidelijke route-informatie, gecontroleerd materiaal, opgeladen communicatieapparatuur en een plan voor slecht weer of pech onderweg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
4
Startlocatie reserveren
5
Rustlocatie reserveren
6
Verzekering controleren
7
Route volledig voorrijden
2 personen
8
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
9
Alternatieve route vastleggen
2 personen
10
Deelnemersformulier maken
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
16
Routekaarten afdrukken
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Noodnummers verzamelen
19
Weersverwachting controleren
20
Routebesluiten communiceren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Batterijen opladen
24
Routeborden nummeren
2 personen
25
Startpakketjes samenstellen
3 personen
26
EHBO-koffers controleren
27
Portofoons testen
2 personen

Event

28
Start- en rustpunt inrichten
6 personen
29
Routeborden plaatsen
6 personen
30
Pionnen en hekken plaatsen
4 personen
31
Verkeersregelaars positioneren
6 personen
32
Inschrijftafel bemannen
3 personen
33
Deelnemers registreren
3 personen
34
Startpakketten uitdelen
2 personen
35
Skeelers en bescherming controleren
2 personen
36
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
37
Routecommunicatie verzorgen
2 personen
38
Start begeleiden
4 personen
39
Voorrijder laten vertrekken
40
Achterrijder laten vertrekken
41
Rustpunt bemannen
4 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
44
Verkeerspunten bewaken
6 personen
45
Deelnemers onderweg ondersteunen
3 personen
46
Pechgevallen registreren
2 personen
47
Eerste hulp verlenen
2 personen
48
Aankomst registreren
2 personen
49
Finisherdrank uitdelen
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Koffie en thee schenken
2 personen
52
Dranken koud houden
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Verlichting inschakelen
55
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

56
Routeborden verzamelen
4 personen
57
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
58
Locatie afbouwen
6 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Afval sorteren
2 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Materialen droog opslaan
3 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Routebeschadigingen melden
65
Gevonden voorwerpen registreren
66
Foto’s en formulieren archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Sportmateriaal

Routepionnenaantal 40
Afzethekkenaantal 12
Routebordenaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Startnummersaantal 120
Reflectievestenaantal 20
Fietspompaantal 2
Gereedschapssetsaantal 3
Reservewielenaantal 12
Inbussleutelsaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Markeerkrijtaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 10
Megafoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterdispensersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 4

Decoratie

Startbanier
Finishbanier
Pijlenstickersaantal 60
Krijtbordenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de route niet alleen op papier na: controleer elk kruispunt, smal pad en slecht wegdek ter plaatse. Markeer gevaarlijke punten en bepaal vooraf waar routepionnen, afzethekken of pijlborden nodig zijn.
Vraag vergunningen en stem verkeersmaatregelen ruim vóór de tocht af. Geef verkeersregelaars een korte instructie met hun post, taak, noodnummer en het moment waarop ze aanwezig moeten zijn.
Plan het rustpunt op een plek waar deelnemers veilig kunnen stoppen en waar water en drinken bereikbaar zijn. Zet tafels, koelboxen, thermoskannen en herbruikbare bekers uiterlijk de dag ervoor klaar.
Maak deelnemersinformatie concreet: vermeld starttijd, routeafstand, rustlocatie, verwachte duur, contactnummer en wat iemand bij pech moet doen. Druk routekaarten en de deelnemerslijst af; reken niet alleen op telefoons.
Controleer twee dagen vooraf de weersverwachting en het materiaal. Laad portofoons, megafoon en verlichting op, test verlengkabels en stekkerdozen en leg fietspomp, gereedschapssets, reservewielen, inbussleutels en tie-wraps op één herkenbare plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een skeelertocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, datum, startlocatie en vergunningen. Plan het volledig voorrijden van de route uiterlijk 3 weken voor de tocht, zodat er tijd blijft voor aanpassingen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een skeelertocht?: Dat hangt af van het aantal kruisingen en rustpunten, maar wijs voor elke verkeerspost één vaste vrijwilliger aan en reserveer minstens twee mensen voor start, rustpunt en pechhulp. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig die een week van tevoren.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een skeelertocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Leg vóór de uitnodigingen een alternatief vast: uitstellen, inkorten of annuleren, en communiceer dat besluit op één duidelijk afgesproken moment.
Hoe voorkom ik dat deelnemers verdwalen tijdens een skeelertocht?: Gebruik genummerde routeborden en pijlborden op alle afslagen en laat iemand de route kort voor de start nalopen. Geef deelnemers daarnaast een routekaart en spreek af dat de laatste begeleider achteraan blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.