Organiser une sortie en rollers, étape par étape

Une sortie en rollers se prépare d’abord comme un déplacement encadré, puis comme un moment convivial. Commencez par fixer la date, le parcours et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Testez l’itinéraire entièrement, prévoyez une variante et répartissez clairement les rôles le jour J. Les détails souvent oubliés sont le dépannage, les numéros d’urgence, la recharge des équipements et l’information des participants en cas de changement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
4
Réserver le lieu de départ
5
Réserver le lieu de repos
6
Vérifier l’assurance
7
Parcourir tout l’itinéraire en voiture
2 personnes
8
Signaler les zones dangereuses
2 personnes
9
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
10
Créer le formulaire des participants
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
16
Imprimer les cartes d'itinéraire
17
Imprimer la liste des participants
18
Rassembler les numéros d’urgence
19
Vérifier les prévisions météo
20
Communiquer les décisions d'itinéraire
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Recharger les batteries
24
Numéroter les panneaux de parcours
2 personnes
25
Composer les kits de départ
3 personnes
26
Vérifier les trousses de premiers secours
27
Tester les talkies-walkies
2 personnes

Événement

28
Aménager le point de départ et de repos
6 personnes
29
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
30
Mettre en place les cônes et les barrières
4 personnes
31
Positionner les régulateurs de circulation
6 personnes
32
Tenir la table d’inscription
3 personnes
33
Enregistrer les participants
3 personnes
34
Distribuer les kits de départ
2 personnes
35
Vérifier les rollers et les protections
2 personnes
36
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
37
Assurer la communication du parcours
2 personnes
38
Commencer l’encadrement
4 personnes
39
Laisser partir le véhicule de tête
40
Faire partir le dernier conducteur
41
Tenir le point de repos
4 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
44
Surveiller les points de circulation
6 personnes
45
Soutenir les participants en cours de route
3 personnes
46
Enregistrer les incidents
2 personnes
47
Fournir les premiers secours
2 personnes
48
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
49
Distribuer la boisson de finisher
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Garder les boissons au frais
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Allumer l’éclairage
55
Accueillir les derniers participants
2 personnes

Suivi

56
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
57
Retirer les matériaux de signalisation
4 personnes
58
Démontage du lieu
6 personnes
59
Faire la vaisselle
2 personnes
60
Trier les déchets
2 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Stocker le matériel au sec
3 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Signaler les dégâts sur l'itinéraire
65
Enregistrer les objets trouvés
66
Archiver les photos et les formulaires

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8

Matériel de sport

Piquets de parcoursqté 40
Barrières de sécuritéqté 12
Panneaux de directionqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Numéros de départqté 120
Gilets réfléchissantsqté 20
Pompe à véloqté 2
Kits d'outilsqté 3
Roues de rechangeqté 12
Clés Allenqté 6
Attaches-câblesqté 200
Craie de marquageqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Distributeurs d'eauqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs de rangementqté 12
Pincesqté 6
Louchesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Décoration

Bannière de départ
Bannière d’arrivée
Autocollants flèchesqté 60
Panneaux en ardoiseqté 4

Catering

Courses

Conseils

Testez tout le parcours en voiture au moins une fois, puis notez les virages dangereux, les revêtements abîmés et les endroits où les participants peuvent s’arrêter. Préparez aussi un itinéraire alternatif avant d’envoyer les invitations.
Lancez les inscriptions seulement après avoir confirmé le lieu de départ, le lieu de repos et les autorisations. Demandez dans le formulaire un numéro joignable le jour même ainsi que les besoins alimentaires.
Prévoyez au moins un régulateur pour chaque point de circulation sensible et faites un briefing séparé avant le départ. Les gilets réfléchissants, les talkies-walkies et le mégaphone doivent être distribués avant l’arrivée du premier groupe.
Constituez un point dépannage avec une pompe, des clés Allen, des kits d’outils, des attaches-câbles et des roues de rechange. Vérifiez les batteries et les stations de recharge la veille, pas au moment du rassemblement.
Consultez les prévisions météo la veille et le matin même, puis indiquez une heure limite pour confirmer ou modifier le parcours. Imprimez les cartes, la liste des participants et les numéros d’urgence en plusieurs exemplaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une sortie en rollers ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver les lieux, de tester le parcours et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il tester l’itinéraire d’une sortie en rollers ?: Faites un premier repérage dès que la date et le parcours sont envisagés, puis une vérification finale 3 à 7 jours avant la sortie. Contrôlez notamment les travaux, les obstacles et les zones de circulation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une sortie en rollers ?: Prévoyez au minimum un responsable général, un encadrant en tête, un encadrant en fin de groupe et un régulateur pour chaque zone de circulation sensible. Ajoutez une personne dédiée au dépannage et aux urgences dès que le groupe dépasse 30 participants.
Que faire si la météo change le jour de la sortie en rollers ?: Définissez la veille un horaire précis pour prendre la décision, par exemple 8 heures avant le départ. Informez tous les participants par le même canal et indiquez clairement si le parcours est maintenu, raccourci ou reporté.

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