Skatewedstrijd organiseren: checklist en planning
Een skatewedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en deelnemers. Je regelt tegelijk het wedstrijdformat, de locatie, vergunningen, jury, veiligheid en techniek. Begin met de onderdelen die de rest bepalen: datum, locatie, reglement en inschrijving. Daarna volgen promotie, planning en materiaal. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van startnummers en juryformulieren tot geluid, EHBO en een plan voor slecht weer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Verzekeringsdekking controleren
Juryleden vastleggen
Presentator vastleggen
EHBO-team vastleggen
Wedstrijdreglement schrijven
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter verspreiden
2 personen
Sociale media publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers maken
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Juryformulieren printen
Prijzen bestellen
Catering bestellen
Geluid testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Startnummers sorteren
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Wedstrijdterrein inspecteren
3 personen
Skatebaan schoonvegen
3 personen
Obstakels controleren
2 personen
Publieksvakken afzetten
3 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Cateringtafel opstellen
2 personen
Stoelen en tafels plaatsen
3 personen
Geluidinstallatie opbouwen
2 personen
Muziek afspeellijst instellen
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Broodjes en snacks klaarzetten
2 personen
Jurybriefing geven
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Registratiebalie openen
2 personen
Deelnemers aanmelden
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingsbriefing presenteren
Warming-up begeleiden
2 personen
Startvolgorde afroepen
Wedstrijdrondes begeleiden
5 personen
Scores registreren
2 personen
Veiligheid op de baan bewaken
3 personen
Muziek en microfoon bedienen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tussenstanden bekendmaken
Finalisten aankondigen
Finales begeleiden
5 personen
Finalescores controleren
3 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Registratiebalie sluiten
2 personen
Nazorg
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Geluid uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Obstakels afbouwen
4 personen
Publieksafzetting verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Jurytafel
- Registratietafel
- Afzethekkenaantal 20
- Barkrukkenaantal 4
Sportmateriaal
- Skateboardenaantal 6
- Reservehelmenaantal 12
- Kniebeschermersaantal 12
- Elleboogbeschermersaantal 12
- Polsbeschermersaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 20
- Springplankenaantal 2
- Skaterailsaantal 2
- Skateboxenaantal 2
- Starthekkenaantal 2
- Stopwatchesaantal 4
- Meetlintenaantal 2
- Sporttapeaantal 6
- Juryformulierenaantal 150
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Startnummersaantal 100
- Medaillelintenaantal 12
- Trofeeënaantal 6
- Podiumblokkenaantal 3
- Krijtaantal 4
- Markeerstiftenaantal 12
- Clipboardsaantal 6
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Mobiele portofoonsaantal 6
- Laptopstandaard
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijenaantal 24
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 200
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Koffiekannenaantal 3
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Tangenaantal 6
- Schenkkannenaantal 4
- Flessenopenersaantal 3
- Koelelementenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Handvegersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 4
- Toiletpapierhoudersaantal 4
EHBO
- EHBO-koffersaantal 2
- Koelkompressenaantal 20
- Sportzwachtelsaantal 12
- Steriele gaasjesaantal 20
- Pleistersaantal 100
- Wegwerphandschoenenaantal 20
Decoratie
- Wedstrijdbanierenaantal 6
- Richtingsbordenaantal 8
- Informatiebordenaantal 6
- Pionnenlintaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat en reglement minimaal 8 weken vooraf vast. Daarmee bepaal je hoeveel heats, juryleden, startnummers en tijd je nodig hebt.
- Reserveer de locatie en controleer de vergunning en verzekeringsdekking voordat je promotie verspreidt. Vraag vergunningen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf aan.
- Plan juryleden, presentator en EHBO-team uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd. Maak daarna het schema, zodat iedereen weet wanneer hij aanwezig moet zijn.
- Sluit inschrijvingen 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd en verwerk dieetwensen meteen in de catering. Print de deelnemerslijst, startnummers en juryformulieren uiterlijk de dag ervoor.
- Test geluid, microfoon, mengpaneel en verlengkabels vooraf op de locatie. Controleer ook de weersverwachting 48 uur en opnieuw 4 uur voor de start; partytenten, ledlampen en afzethekken moeten dan al klaarstaan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een skatewedstrijd organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je de locatie, vergunning, verzekering, wedstrijdopzet, jury, EHBO en inschrijvingen. Houd de laatste week vrij voor schema, materiaalcontrole en communicatie.
- Wanneer vraag ik een vergunning voor een skatewedstrijd aan?
- Vraag de vergunning idealiter 6 tot 8 weken voor de wedstrijddatum aan. De benodigde termijn verschilt per locatie en gemeente, dus controleer dit voordat je posters en uitnodigingen verspreidt.
- Hoeveel juryleden heb ik nodig voor een skatewedstrijd?
- Dat hangt af van het format en het aantal deelnemers, maar leg de jury vast zodra het format bekend is, bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. Plan daarnaast één presentator en een EHBO-team, zodat de wedstrijd niet stilvalt bij uitleg of een incident.
- Wanneer maak ik het wedstrijdschema en de startnummers?
- Maak een voorlopig schema zodra de inschrijvingen binnenkomen en werk het definitieve schema 1 tot 2 dagen voor de wedstrijd bij. Sorteer de startnummers uiterlijk de avond ervoor en leg de deelnemerslijst bij de registratietafel klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!