Checklist voor een goed georganiseerde Sinterklaasintocht

Een Sinterklaasintocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een aankomsttijd. Je regelt tegelijk verkeer, vrijwilligers, ontvangst, muziek, catering en cadeaus. Begin met datum, route en vergunningen en werk daarna toe naar de publieksinformatie en de uitvoering op de dag zelf. Deze checklist bevat 73 taken en 59 spullen, zodat je ook zaken als afzethekken, microfoons, warmhoudkannen en afvalbakken op tijd controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Locatie voor ontvangst reserveren
Aankomsttijd Sinterklaas bevestigen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Route publiceren
Catering reserveren
Muziekprogramma vastleggen
Pieten en begeleiders indelen
2 personen
Verkeersregelaars indelen
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Sinterklaascadeaus inkopen
2 personen
Routebordjes ontwerpen
Programmaflyers drukken
Muziek afspeellijst maken
Sinterklaasverhaal voorbereiden
Gedichten en namen verzamelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve vrijwilligerslijst delen
Boodschappen doen
3 personen
Cadeaus sorteren
3 personen
Techniek testen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Route afzetten
6 personen
Routebordjes plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Cadeautafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Pieten omkleden
4 personen

Event

Sinterklaas ontvangen
3 personen
Publiek verwelkomen
4 personen
Muziek bij de intocht verzorgen
2 personen
Optocht begeleiden
8 personen
Verkeerspunten bemannen
6 personen
Kinderen begeleiden
6 personen
Sinterklaas toespreken
Kinderen ontvangen
4 personen
Cadeaus uitreiken
4 personen
Foto's maken
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Warme chocolademelk schenken
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Muziekprogramma draaien
Avondprogramma presenteren
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Routebordjes verwijderen
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 24
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Thermosflessenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafoon

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 20
Pietenballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 4
Slingersaantal 12
Welkomstbord
Routebordjesaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Sinterklaasmijtersaantal 6
Pietenpettenaantal 12
Pietenkragenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handdesinfectieaantal 6
Toiletpapieraantal 24
Papieren handdoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Regencapesaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, aankomsttijd en ontvangstlocatie eerst vast. Controleer daarna direct vergunningen en verkeersmaatregelen; zonder die basis kun je routepublicatie en vrijwilligersindeling niet definitief maken.
Maak uiterlijk enkele weken vooraf een indeling voor pieten, begeleiders en verkeersregelaars. Deel de definitieve vrijwilligerslijst opnieuw zodra de weersverwachting en route bekend zijn, zodat iedereen weet waar hij moet staan.
Test muziek en omroep niet pas bij de intocht. Controleer luidsprekers, mengpaneel, microfoons, statieven, verlengkabels en stekkerdozen vooraf op één plek en leg een reserveoplossing klaar.
Sorteer cadeaus per groep of naam voordat de ontvangst begint. Verzamel gedichten, namen en dieetwensen niet mondeling op de dag zelf, maar verwerk ze vooraf in één overzicht.
Plan de catering rond het programma en het weer. Controleer naast koffie en bekers ook warmhoudkannen, waterkokers, soepketels, koelboxen, schenkkanen en voldoende afvalbakken; partytenten en tafels zijn bij regen geen last-minute oplossing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasintocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, ontvangstlocatie en vergunningen. Regel vrijwilligers, catering en muziek uiterlijk 4 weken voor de intocht en controleer de boodschappen en cadeaus in de laatste week.
Wanneer moet ik een vergunning voor een Sinterklaasintocht aanvragen?: Controleer direct na het vastleggen van datum en route welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Vraag verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk aan en houd minimaal 6 tot 8 weken voorbereiding aan, omdat de termijn per gemeente kan verschillen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasintocht?: Maak aparte bezetting voor pieten en begeleiders, verkeersregelaars, ontvangst, catering en EHBO. Reken voor elke taak minstens één aangewezen verantwoordelijke en plan daarnaast 2 tot 4 algemene reserves voor uitval of onverwachte drukte.
Wanneer moet ik de route en het programma van de Sinterklaasintocht publiceren?: Publiceer route en programma zodra vergunningen, aankomsttijd en verkeersmaatregelen definitief zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Vermeld ook waar de ontvangst is en wanneer bezoekers daar terechtkunnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.