Zo organiseer je een seniorentocht zonder last-minute gedoe

Begin niet met uitnodigingen, maar met de route en de plekken waar deelnemers kunnen rusten. Leg daarna start- en eindlocatie vast en bepaal hoeveel fietsbegeleiders nodig zijn. Zodra de inschrijvingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen, noodcontacten en informatie over tempo en conditie. In de laatste week draait alles om controle: route fietsen, fietsen en gereedschap nakijken, routepijlen plaatsen en het diner correct doorgeven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Rustpunten op de route kiezen
2 personen
3
Route vooraf fietsen
2 personen
4
Startlocatie reserveren
5
Eindlocatie en diner reserveren
6
Fietsbegeleiding regelen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst afronden
2 personen
11
Groepen en tempo-indeling maken
2 personen
12
Noodcontacten verzamelen
13
Routebeschrijving en kaarten drukken
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Routeborden en pijlen maken
3 personen
16
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Diner en dieetwensen doorgeven
19
Routeborden klaarleggen
2 personen
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Startlocatie inrichten
4 personen
22
Routeborden plaatsen
4 personen
23
Rustpunt inrichten
3 personen
24
Dinerlocatie klaarzetten
4 personen
25
Fietsenstalling markeren
2 personen
26
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
30
Fietsen kort controleren
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Welkomstbriefing geven
2 personen
33
Groepen laten vertrekken
4 personen
34
Achterrijders begeleiden
3 personen
35
Rustpunt bemannen
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes klaarzetten
2 personen
38
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
39
Binnenkomst registreren
2 personen
40
Fietsen veilig stallen
2 personen
41
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
42
Diner serveren
4 personen
43
Dranken bij het diner verzorgen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen

Nazorg

46
Fietsenstalling leeghalen
2 personen
47
Servies en materialen verzamelen
3 personen
48
Afval verzamelen
3 personen
49
Locatie schoonmaken
4 personen
50
Routeborden verwijderen
4 personen
51
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 70
Tafelkledenaantal 6
Fietsenrekkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Multitools voor fietsenaantal 6
Fietsreparatiesetsaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Fietsverlichtingaantal 8
Bidonhoudersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Zaklampenaantal 4

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 40
Bevestigingsklemmenaantal 60
Afzetlintaantal 4
Routekaartenaantal 80
Klembordenaantal 6
Watervaste stiftenaantal 12

Registratie

Naamkaartjesaantal 80
Registratieformulierenaantal 80
Balpennenaantal 20
Informatiebordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per fietsuur minstens één rustpunt en controleer vooraf of daar stoelen, koffie en toiletten beschikbaar zijn. Neem voor een seniorentocht liever een extra pauze op dan pas onderweg te beslissen.
Fiets de volledige route vooraf, inclusief de aanrijroute naar start en eindpunt. Noteer lastige kruisingen, krappe doorgangen en plekken waar routepijlen of afzetlint nodig zijn.
Maak de groepen pas nadat de deelnemerslijst is afgerond. Deel deelnemers in op tempo en wijs per groep fietsbegeleiding toe; verzamel tegelijk minimaal één noodcontact per deelnemer.
Geef dieetwensen uiterlijk bij het doorgeven van het diner door aan de eindlocatie. Controleer daarnaast of er voldoende zitplaatsen, bekers, borden en bestek zijn voor alle deelnemers en begeleiders.
Leg routekaarten, naamkaartjes, veiligheidshesjes, fietsverlichting en reparatiemateriaal de avond ervoor per locatie klaar. Vul koelboxen pas op de dag zelf en plaats routepijlen voordat de eerste deelnemers vertrekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een seniorentocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf met route, startlocatie, eindlocatie en begeleiding. Verstuur de uitnodigingen zodra die basis vaststaat, zodat je de deelnemerslijst ongeveer 2 weken voor vertrek kunt afronden.
Hoeveel rustpunten heeft een seniorentocht nodig?: Plan meestal één rustpunt per 10 tot 15 kilometer, afhankelijk van route en tempo. Reserveer op elk rustpunt zitplaatsen, drinkwater en een toilet; houd daarnaast tijd over voor een onverwachte pauze.
Hoeveel fietsbegeleiders heb je nodig voor een seniorentocht?: Reken op minimaal één begeleider per groep en maak groepen van ongeveer 8 tot 12 deelnemers. Bij druk verkeer, meerdere tempo’s of een lange route is een extra voorrijder of achterrijder verstandig.
Wanneer controleer je fietsen en reparatiemateriaal?: Controleer fietsen, fietspompen, reserve binnenbanden en gereedschap uiterlijk 2 dagen voor vertrek. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van banden, remmen, fietsverlichting en de verdeling van de reparatiesets.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.