Zo organiseer je een scoutingquiz zonder stress

Begin ongeveer vier weken vooraf met de inschrijvingen en leg meteen vast hoeveel teams meedoen. Daarna werk je de quizrondes, muziekfragmenten en presentatie uit, terwijl je dieetwensen en de teamindeling verzamelt. Test de laptop, beamer, luidsprekers en microfoon uiterlijk een week vooraf op dezelfde manier als tijdens de quiz. Op de dag zelf draait alles om een vaste opbouw: locatie openen, tafels en stoelen plaatsen, registratie inrichten en techniek testen voordat de eerste teams binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Quizteams indelen
2 personen
5
Quizvragen samenstellen
3 personen
6
Quizantwoorden controleren
2 personen
7
Quizrondes uitwerken
2 personen
8
Muziekfragmenten verzamelen
9
Presentatie van quiz maken
10
Presentatie technisch testen
2 personen
11
Locatie reserveren
12
Vergunningen en afspraken controleren
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Quizmaterialen printen
2 personen
17
Antwoordformulieren nummeren
18
Teamindeling printen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen klaarzetten
3 personen
23
Quiztafel inrichten
2 personen
24
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
25
Beeldscherm aansluiten
2 personen
26
Antwoordbladen uitdelen
2 personen
27
Hapjes klaarzetten
2 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Teams registreren
2 personen
31
Welkomstuitleg geven
32
Quizrondes presenteren
2 personen
33
Antwoorden innemen
2 personen
34
Antwoorden nakijken
3 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Pauzes aankondigen
38
Tussenstanden bijhouden
2 personen
39
Winnaars bekendmaken
40
Prijzen uitreiken
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Afval verzamelen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Apparatuur uitschakelen
2 personen
47
Materialen inpakken
2 personen
48
Locatie afsluiten
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Registratietafel
Quizmastertafel
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Schaaltjesaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Teamkaartjesaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Slingeraantal 6
Prijzenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 70
Scoreformulierenaantal 20
Antwoordformulierenaantal 150
Papiertapeaantal 4
Stiftenaantal 12
Schrijfmappenaantal 12
Nietmachinesaantal 2
Nietjesaantal 2
Pennenbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inschrijving vier weken vooraf en sluit die uiterlijk één week voor de quiz. Zo heb je tijd om teams in te delen, dieetwensen te verwerken en teamkaartjes en antwoordformulieren te printen.
Maak per quizronde een aparte map met vragen, antwoorden en presentatiedia’s. Controleer alle antwoorden minimaal één keer met een tweede persoon; onduidelijke of dubbele vragen kosten tijdens de avond veel tijd.
Test de presentatie, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoon uiterlijk zeven dagen vooraf. Neem op de quizavond minstens twee verlengkabels en stekkerdozen mee en controleer of beeld en geluid vanaf elke tafel verstaanbaar zijn.
Zet de registratietafel bij de ingang en leg de teamindeling, genummerde antwoordformulieren en pennen daar klaar. Richt de quizmastertafel apart in met laptop, microfoon en de uitgeschreven rondes, zodat je niet tussen de teams hoeft te zoeken.
Koel dranken voordat de locatie opengaat en zet koffie, thee, bekers, borden en bestek op één vaste uitgifteplek. Reserveer voor de opbouw minimaal 90 minuten: eerst tafels en stoelen, daarna techniek en ten slotte quizmaterialen en catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een scoutingquiz organiseren?: Begin ongeveer vier weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Rond de teamindeling, quizvragen en boodschappen één week voor de quiz af, zodat je alleen nog hoeft te controleren en klaar te zetten.
Hoeveel tijd heb je nodig om een scoutingquiz op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor de opbouw op locatie. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige test van laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoon voordat deelnemers binnenkomen.
Wanneer moet je de quizvragen en antwoorden controleren?: Controleer de vragen en antwoorden uiterlijk één week vooraf met een tweede persoon. Bewaar daarna een definitieve versie per ronde en neem op de avond zelf een extra geprinte kopie mee.
Wat moet je klaarleggen bij de ingang van een scoutingquiz?: Leg bij de registratietafel de teamindeling, teamkaartjes en genummerde antwoordformulieren klaar. Zet deze tafel minstens 30 minuten voor aanvang op, zodat je deelnemers direct kunt ontvangen zonder de quiztafel te verlaten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.