Scoutingkamp organiseren: checklist en planning

Een scoutingkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en boodschappen. Je regelt vooraf de locatie, deelnemersgegevens, toestemming, vervoer en het programma; op locatie volgen slaapplaatsen, keuken en veiligheidscontrole. Gebruik deze checklist in volgorde, zodat je ontbrekende formulieren of materiaal niet pas bij aankomst ontdekt. Vooral dieetwensen, noodcontacten, gasflessen, verlichting en een geprinte deelnemerslijst worden gemakkelijk te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kampdatum en programma vastleggen
3 personen
Kamplocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
2 personen
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Kampprogramma afdrukken
Tentmateriaal controleren
3 personen
Kookmateriaal controleren
2 personen
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Maaltijden voorbereiden
3 personen
Bagage en materiaal labelen
2 personen
Vervoer naar locatie regelen
2 personen
Terrein en veiligheidsregels controleren
3 personen
Tenten uitladen
6 personen
Tenten opbouwen
8 personen
Slaapplaatsen inrichten
6 personen
Kampkeuken inrichten
3 personen
Tafels en banken opstellen
4 personen
Informatiebord plaatsen
2 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Bagage naar tenten brengen
4 personen
Kampregels uitleggen
2 personen
Terreinverkenning begeleiden
4 personen
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
Teamindeling bekendmaken
2 personen
Middagdrank uitdelen
2 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Tafels dekken
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspel begeleiden
5 personen
Kampvuurplek veilig maken
3 personen
Kampvuur begeleiden
4 personen
Avondhapjes uitdelen
2 personen
Avondronde uitvoeren
4 personen
Stilte en slaaptijd begeleiden
4 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Dagprogramma begeleiden
6 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Kampafsluiting begeleiden
3 personen

Nazorg

Tenten afbreken
8 personen
Materiaal inpakken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Keukenmateriaal afwassen
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Materiaal thuis schoonmaken
3 personen
Tenten laten drogen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Ouders informeren over gevonden voorwerpen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapbankenaantal 8
Stoelenaantal 12
Welkomsttafel
Informatiebord
Afvalbakkenaantal 4
Wasbakkenaantal 3
Droogrekkenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Kampeertentenaantal 8
Grondzeilenaantal 8
Slaapmattenaantal 30
Slaapzakkenaantal 30
Kussensaantal 30
Zaklampenaantal 15
Reservebatterijenaantal 30
Verlenghaspelsaantal 2
Oplaadbare werklampenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Handmegafoon

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 3
Grote kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 4
Pollepelsaantal 4
Vergietenaantal 3
Bewaarbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Mokkenaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Touwenaantal 10
Pionnenaantal 20
Blinddoekenaantal 10
Frisbeesaantal 6
Waterballonnenaantal 200
Kompassetsaantal 8
Schatkaartenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Groepsvlag
Naamkaartjesaantal 40
Watervaste stiftenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Werkhandschoenenaantal 8
EHBO-set
Brandblusdeken

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en programma eerst vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en geef een duidelijke sluitingsdatum voor aanmeldingen, zodat je op tijd weet voor hoeveel deelnemers je kookt en slaapplekken inricht.
Verzamel dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren uiterlijk één week voor vertrek. Druk de deelnemerslijst en het kampprogramma af; vertrouw hiervoor niet alleen op een telefoon die leeg kan raken of geen bereik heeft.
Controleer tentmateriaal, grondzeilen, slaapmatten, slaapzakken, zaklampen en reservebatterijen afzonderlijk. Tel het materiaal vóór vertrek en label bagage en kampspullen, zodat bij het uitladen duidelijk is wat naar de slaapplaats en wat naar de keuken moet.
Plan de kampkeuken vóór je boodschappen doet. Controleer gasbranders, gasflessen, kookpannen, snijplanken en keukengerei en bereid maaltijden waar mogelijk vooraf; koelboxen vul je pas vlak voor vertrek met gekoelde producten.
Maak bij aankomst eerst het terrein en de veiligheidsregels bekend. Bouw daarna de tenten op, richt slaapplaatsen en keuken in, plaats het informatiebord en zet afvalbakken en wasbakken op een vaste, herkenbare plek.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een scoutingkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur uitnodigingen daarna en sluit aanmeldingen minimaal 2 weken voor vertrek, zodat je materiaal, vervoer en maaltijden kunt afstemmen.
Hoeveel dagen van tevoren verzamel ik toestemmingsformulieren?: Vraag toestemmingsformulieren en noodcontacten direct bij de aanmelding op en controleer alles uiterlijk 7 dagen voor het kamp. Maak een lijst van ontbrekende formulieren en neem alleen gecontroleerde deelnemers mee in de definitieve planning.
Wanneer controleer ik de kampeerspullen voor een scoutingkamp?: Controleer tenten, grondzeilen, slaapmatten, slaapzakken, verlichting en kookmateriaal 1 tot 2 weken vooraf. Doe 2 dagen voor vertrek een korte eindtelling, omdat ontbrekende of beschadigde spullen dan nog te vervangen zijn.
Hoeveel eten moet ik meenemen op scoutingkamp?: Bereken per deelnemer alle maaltijden en tussendoortjes voor het volledige programma, plus ongeveer 10% extra voor onverwachte eters of verspilling. Verwerk dieetwensen in dezelfde berekening en houd gekoelde producten tot vertrek in koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.