Zo organiseer je een scoutinghike

Begin een scoutinghike niet met boodschappen doen, maar met de route, rustpunten en start- en eindlocatie. Verken het traject vooraf en regel op tijd toestemming, zodat je weet waar deelnemers lopen en waar posten kunnen komen. Verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten en maak de groepsindeling. Pas als route, deelnemers en veiligheid vaststaan, pak je eten, drinken en materiaal per groep in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en rustpunten bepalen
2 personen
2
Route vooraf verkennen
2 personen
3
Start- en eindlocatie vastleggen
4
Toestemming voor route aanvragen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Noodcontacten verzamelen
9
Deelnemerslijsten afdrukken
10
Groepsindeling maken
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Deelnemers informeren over kleding
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen controleren
2 personen
15
Routekaarten printen
16
EHBO-set aanvullen
17
Rugzakken en kratten pakken
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Eten per groep verdelen
3 personen
20
Startlocatie opbouwen
4 personen
21
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
22
Routeposten markeren
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Aanwezigheid registreren
2 personen
25
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
26
Groepen en begeleiders indelen
3 personen
27
Kaarten en kompassen uitdelen
2 personen
28
Hike laten starten
3 personen
29
Routeposten bemannen
4 personen
30
Rustpunt inrichten
3 personen
31
Water en snacks uitdelen
3 personen
32
Deelnemers terugmelden
2 personen
33
Maaltijd uitserveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Avondspel begeleiden
4 personen
36
Eindcontrole uitvoeren
2 personen
37
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

38
Routeposten en markeringen verwijderen
2 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Materialen terugbrengen
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Verloren voorwerpen registreren
46
Deelnemers over gevonden spullen berichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 12
Aanmeldtafel
Picknickdekensaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveerschalenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Navigatie

Kompasaantal 10
Waterdichte routekaartenaantal 12
Kaartlinialenaantal 10

Veiligheid

EHBO-setsaantal 3
Walkietalkiesaantal 6
Reflectiehesjesaantal 12
Fluitjesaantal 12

Verlichting

Hoofdlampenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Rugzakkenaantal 12
Drinkflessenaantal 40
Pionnenaantal 20
Touwrollenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 6

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Sponsjesaantal 6

Documentatie

Deelnemerslijstenaantal 6
Pennenaantal 12
Waterdichte mapjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route vooraf en noteer per rustpunt de afstand, beschikbare ruimte en bereikbaarheid. Regel toestemming voor de route zodra het traject vaststaat; wacht daar niet mee tot de week van de hike.
Maak de groepsindeling nadat de aanmeldingen binnen zijn en neem dieetwensen en noodcontacten mee in de deelnemerslijsten. Print de lijsten vóór de opbouw, zodat de aanmeldtafel niet afhankelijk is van een telefoonverbinding.
Geef elke groep een waterdichte routekaart en verdeel eten, drinken en een rugzak per groep. Controleer kompas, kaartlinialen, walkietalkies en powerbanks vooraf; lege batterijen ontdek je anders pas onderweg.
Plan de veiligheidsinstructie vóór vertrek en wijs duidelijk aan wie de EHBO-set, fluitjes en communicatie bij zich houdt. Controleer ook hoofdlampen, zaklampen en reservebatterijen als een deel van de hike in de schemering kan vallen.
Controleer de weersverwachting kort voor de hike en informeer deelnemers vooraf over kleding en drinken. Zet bij de start een aanmeldtafel klaar, registreer iedereen en markeer routeposten voordat de eerste groep vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een scoutinghike organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, rustpunten en start- en eindlocatie. Vraag toestemming aan zodra de route vaststaat en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 2 weken voor de hike.
Hoe bepaal je de groepsindeling voor een scoutinghike?: Maak de indeling nadat alle aanmeldingen binnen zijn en houd rekening met leeftijd, ervaring en groepsgrootte. Print per groep een deelnemerslijst en verdeel eten, drinken, routekaarten en veiligheidsmateriaal vóór de start.
Wat moet je controleren op de dag van een scoutinghike?: Controleer de weersverwachting, aanwezigheid, routekaarten, EHBO-sets, communicatie en verlichting. Geef vóór vertrek een veiligheidsinstructie en registreer iedere deelnemer aan de aanmeldtafel.
Hoeveel drinken neem je mee voor een scoutinghike?: Reken voor iedere deelnemer op minimaal 1,5 liter water voor een normale hike en meer bij warm weer of een lange route. Verdeel het water vooraf over drinkflessen en waterkannen, zodat elke groep zelfstandig kan vertrekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.