Scootertocht organiseren: checklist en planning

Een scootertocht vraagt meer voorbereiding dan alleen scooters reserveren. Je legt eerst de route, stops en dinerlocatie vast en verwerkt daarna de aanmeldingen, dieetwensen en helmmaten. Controleer de route op toegankelijkheid, plan rust- en tankpunten en deel noodnummers met alle deelnemers. In de laatste week bevestig je de reservering, het weer en het definitieve aantal; op de dag zelf controleer je scooters, helmen, banden en remmen voordat de groep vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en stops vastleggen
2 personen
Scooterverhuur reserveren
Dinerlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Rustplaatsen en tankpunten bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers definitief bevestigen
Helmmaten en kleding ophalen
Scooterreservering bevestigen
Diner en dieetwensen doorgeven
Routekaarten en deelnemerslijst printen
Noodnummers en route delen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
Scooters en helmen controleren
2 personen
Banden en remmen controleren
2 personen
Noodset en gereedschap inpakken
Startpunt inrichten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
Routebord en versiering plaatsen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid en telefoonnummers controleren
2 personen
Helmen en reflectievesten uitdelen
2 personen
Scooters aan deelnemers koppelen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Groepsindeling bekendmaken
Eerste routegedeelte begeleiden
3 personen
Dranken en snacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Scooters tussentijds controleren
2 personen
Tweede routegedeelte begeleiden
3 personen
Lunchpakket en fruit uitdelen
2 personen
Groepsfoto maken
Scooters veilig parkeren
2 personen
Diner begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen tijdens diner
2 personen
Helmen en vesten innemen
2 personen
Scooters aan verhuurder teruggeven
2 personen
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies en materialen afwassen
2 personen
Startpunt schoonmaken
2 personen
Meubilair en materialen opruimen
3 personen
Gehuurde spullen retourneren
Vergeten spullen controleren
Foto's en gevonden spullen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Scootersaantal 20
Reservehelmaantal 2
Reflectievestenaantal 22
Regenponcho'saantal 22
Scooterslotenaantal 20
Telefoonhoudersaantal 4

Veiligheid

EHBO-kit
Nooddekensaantal 4
Zaklampenaantal 4

Apparatuur

Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 3
Draagbare speaker
Batterijenaantal 12
Verlengkabelaantal 2

Gereedschap

Gereedschapskoffer
Handpompaantal 2
Bandenreparatiesetaantal 2
Tie-wraps
Ducttapeaantal 2

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 22
Partytent
Tafelkledenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 24
Herbruikbare bekersaantal 30
Besteksetsaantal 24
Koffiekopjesaantal 24
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkanaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Voedselbakkenaantal 8
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Routebordaantal 2
Tafeldecoratieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, stops, rustplaatsen en tankpunten uiterlijk 3 weken vooraf vast. Zo kun je de route nog aanpassen als een weg niet toegankelijk is of een stop dicht blijkt.
Reserveer scooters en de dinerlocatie voordat je de uitnodigingen verstuurt. Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen, helmmaten en benodigde kleding.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor vertrek. Leg voor iedere deelnemer een regenponcho klaar en spreek af wanneer de tocht wordt aangepast of uitgesteld.
Maak één deelnemerslijst met telefoonnummers, noodnummers en dieetwensen. Print minstens 2 exemplaren en deel route en contactgegevens vooraf digitaal met de groep.
Plan op de ochtend zelf minimaal 60 minuten voor de startinrichting en de scootercontrole. Test banden, remmen, sloten en telefoonhouders en pak de noodset, gereedschappen en powerbanks bij elkaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een scootertocht organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de route, scooterverhuur en dinerreservering. Plan de definitieve bevestiging van deelnemers, dieetwensen en helmmaten in de laatste 7 dagen.
Hoeveel rust- en tankstops plan je tijdens een scootertocht?: Plan bij een tocht van 3 tot 4 uur minstens 2 ruststops en 1 tankpunt. Controleer vooraf de afstanden, openingstijden en bereikbaarheid van iedere stop.
Wanneer controleer je het weer voor een scootertocht?: Bekijk de verwachting 48 uur voor vertrek en nogmaals 6 uur vooraf. Gebruik die laatste controle om route, kleding, regenponcho’s en het starttijdstip definitief te maken.
Hoeveel tijd heb je nodig om scooters en helmen klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten voor het controleren en uitdelen van scooters en helmen. Tel extra tijd als je helmmaten nog niet vooraf hebt verzameld of als deelnemers uitleg nodig hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.