Checklist voor een goed georganiseerde schrijfworkshop

Een schrijfworkshop staat of valt met een strak programma, voldoende schrijfmateriaal en een ruimte waarin deelnemers rustig kunnen werken. Regel eerst de locatie, docent en inhoud; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week controleer je dieetwensen, deelnemersaantallen en techniek. Op de dag zelf richt je ontvangst, tafels en werkplekken in voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Met deze checklist houd je ook kleine zaken bij, zoals naambadges, bewegwijzering en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Workshopprogramma opstellen
Docent bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Werkbladen printen
Naambadges voorbereiden
Dranken koud zetten
Hapjes voorbereiden
2 personen
Soep en brood klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Schrijfmateriaal klaarleggen
2 personen
Presentatie klaarzetten
Ontvangsttafel inrichten
Ruimte bewegwijzeren

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Schrijfopdracht begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Feedbackronde begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Werkvormen begeleiden
2 personen
Pauzetafel aanvullen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Techniek inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 12
Draagbare speaker

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Soepkommenaantal 45

Schrijfmateriaal

Notitieboekenaantal 45
Balpennenaantal 60
Potlodenaantal 45
Gummenaantal 45
Markeerstiftenaantal 20
Naamkaartjesaantal 50
Klembordenaantal 10
A4-papieraantal 2

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 10
Programmapostersaantal 6
Pijlbordjesaantal 8

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 8
Vloertrekker
Bezem en blik

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het workshopprogramma uiterlijk twee weken vooraf vast met de docent. Plan niet alleen de schrijfopdrachten, maar ook de uitleg, een koffiepauze en tijd om werk te delen.
Sluit de deelnemerslijst drie tot vijf dagen voor de workshop. Gebruik het definitieve aantal voor catering, werkbladen, naambadges, notitieboeken en schrijfmateriaal.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en verlengsnoeren uiterlijk de dag ervoor op de locatie. Controleer ook of de presentatie zonder internetverbinding werkt.
Zet per deelnemer een werkplek klaar met een notitieboek en minstens één balpen; leg potloden, gummen en markeerstiften centraal als deelnemers die nodig hebben.
Richt de ontvangsttafel minimaal 30 minuten voor aanvang in met de deelnemerslijst en naambadges. Zet bewegwijzering bij de ingang en zorg dat koffie, thee, water en gekoelde dranken klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schrijfworkshop organiseren?: Reserveer de locatie en bevestig de docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je minstens 2 weken hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verzamelen.
Hoeveel schrijfmateriaal heb ik nodig voor een schrijfworkshop?: Reken per deelnemer op 1 notitieboek en minimaal 1 balpen. Leg daarnaast een gezamenlijke voorraad potloden, gummen en markeerstiften klaar en neem ongeveer 10% extra mee.
Wanneer moet ik de techniek voor een schrijfworkshop testen?: Test laptop, beamer, scherm, speaker en aansluitingen uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de workshopdag nog een korte controle van ongeveer 15 minuten voordat deelnemers arriveren.
Hoeveel eten en drinken moet ik bestellen voor een schrijfworkshop?: Gebruik het definitieve aantal deelnemers 3 tot 5 dagen vooraf voor de bestelling. Plan per persoon koffie, thee en water gedurende de workshop, plus een koffiepauze met hapjes en eventueel soep met brood.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.