Checklist voor een goed georganiseerde schoolsportdag

Een schoolsportdag vraagt vooral om een strakke voorbereiding: sportonderdelen, groepen, velden, materiaal en begeleiding moeten op elkaar aansluiten. Begin met datum, locatie en deelnemersaantallen en werk daarna toe naar teams, wedstrijdschema en vrijwilligers. Regel catering, EHBO en sportmateriaal niet pas in de laatste week. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, zichtbare routebordjes, goed uitgezette velden en een aanspreekpunt voor wijzigingen of slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Sportonderdelen vaststellen
3 personen
Deelnemersaantallen inventariseren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Teams en groepen indelen
3 personen
Wedstrijdschema opstellen
3 personen
Sportvelden reserveren
Muziekvoorziening reserveren
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Scheidsrechters instrueren
2 personen
EHBO-contact regelen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Wedstrijdkaarten afdrukken
Route- en terreinbordjes maken
2 personen
Medailles en prijzen controleren
2 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Catering ophalen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Deelnemersinformatie klaarleggen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Sportvelden uitzetten
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Sportmateriaal per onderdeel klaarleggen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchpakketten klaarzetten
4 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Teamkleuren uitdelen
3 personen
Opening en veiligheidsuitleg geven
2 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Estafettes begeleiden
6 personen
Voetbalwedstrijden begeleiden
6 personen
Volleyballwedstrijden begeleiden
4 personen
Atletiekonderdelen begeleiden
6 personen
Scores registreren
3 personen
Water uitdelen
3 personen
Sportmateriaal verplaatsen
3 personen
Finales begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
Lunchbuffet serveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afval rond het terrein verzamelen
3 personen
Vrije sportactiviteiten begeleiden
5 personen
Muziek verzorgen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afvalcontainers legen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen droog en compleet opbergen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
EHBO-materialen aanvullen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Foto's en uitslagen delen
2 personen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Biertafelsetsaantal 6
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Volleybalaantal 8
Basketballenaantal 8
Handballenaantal 8
Tennisballenaantal 30
Estafettestokkenaantal 12
Pionnenaantal 60
Markeringshoedjesaantal 100
Springtouwenaantal 20
Hoepelsaantal 20
Hordenaantal 12
Mattenaantal 10
Startblokkenaantal 8
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 12
Teamhesjesaantal 120
Scorebordenaantal 8
Korfbalpalenaantal 2
Voetbaldoelenaantal 4
Volleybalnettenaantal 2
Basketbalstandaardsaantal 2
Waterjerrycansaantal 8
Drinkbekersaantal 250

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 8
Megafonenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 220
Herbruikbaar bestekaantal 220
Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Teamvlaggenaantal 12
Lintenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Terreinbordjesaantal 20
Pijlbordjesaantal 12

Catering

Boodschappen
Thermoskannenaantal 8
Waterdispensersaantal 4
Drankkrattenaantal 12
Medaillesaantal 36
Bekers voor winnaarsaantal 12
Sportprijzenaantal 12
Naamstickersaantal 250
Pennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 12
Scoreformulierenaantal 200
Klembordenaantal 20
Polsbandjesaantal 250
Pleistersetsaantal 4
Wegwerpkoelelementenaantal 20
Nooddekensaantal 6
Zonnebrandcrèmeaantal 8
Regenponcho'saantal 30
Paraplu'saantal 10
Kabelbindersaantal 100
Ducttapeaantal 6
Afzetlintaantal 6
Touwaantal 4
Krattenaantal 20
Handdoekenaantal 12
Opbergboxenaantal 12
Transportkaraantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Desinfectiesprayaantal 4
Handvegersaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks- en broodmessenaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Koelboxen voor dieetvoedingaantal 2

Tips

Maak het wedstrijdschema uiterlijk één week vooraf en controleer of elk team op tijd bij het juiste veld kan zijn. Plan bij wisselingen minstens 5 minuten voor verplaatsing en uitleg.
Tel sportmateriaal per onderdeel voordat je het terrein opbouwt. Leg bijvoorbeeld ballen, pionnen, hesjes, fluitjes en scoreborden per veld klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens wedstrijden hoeven te zoeken.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 werkdagen vooraf door aan de catering. Houd een aparte lijst bij voor allergieën.
Wijs per sportonderdeel minimaal één verantwoordelijke vrijwilliger aan en geef scheidsrechters vooraf dezelfde korte instructie over tijd, score en wissels. Zo voorkom je discussies zodra de wedstrijden beginnen.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur vooraf. Zet partytenten, waterjerrycans, drinkbekers en EHBO-materiaal op een vaste, duidelijk aangegeven plek voordat de eerste deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolsportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en sportonderdelen. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en leg teams, wedstrijdschema en vrijwilligers uiterlijk 1 week voor de sportdag vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schoolsportdag?: Reken op minimaal 1 begeleider of scheidsrechter per actief sportonderdeel, plus 2 mensen voor registratie en algemene coördinatie. Bij 8 gelijktijdige onderdelen heb je dus minstens 10 ingedeelde vrijwilligers nodig, exclusief EHBO.
Hoeveel drinken moet je regelen voor een schoolsportdag?: Plan bij warm weer minimaal 1 liter drinken per deelnemer voor een sportdag van ongeveer 6 uur, verdeeld over meerdere drinkmomenten. Zet waterjerrycans en bekers bij de velden en vul de voorraad tijdens de dag opnieuw aan.
Wanneer moet je de sportvelden uitzetten?: Zet de velden en looproutes bij voorkeur 1 tot 2 uur voor de start uit. Controleer daarna terrein, doelen, netten en markeringshoedjes nog één keer voordat deelnemers zich registreren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.