Checklist pour organiser une journée sportive scolaire

Une journée sportive scolaire demande une coordination précise entre les épreuves, les équipes, les terrains et les adultes présents. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières vérifications concernent la météo, le matériel, les bénévoles, les secours et le ravitaillement. Cette checklist rassemble les 76 tâches et 86 fournitures à prévoir, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir les épreuves sportives
3 personnes
Recenser le nombre de participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les équipes et les groupes
3 personnes
Établir le programme de la compétition
3 personnes
Réserver les terrains de sport
Réserver la sonorisation
Passer la commande traiteur
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Prévoir un contact de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Imprimer les cartes du concours
Créer des panneaux de route et de site
2 personnes
Vérifier les médailles et les prix
2 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Récupérer le catering
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les informations des participants
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Délimiter les terrains de sport
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de sport par épreuve
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les lunch-packs
4 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les couleurs de l’équipe
3 personnes
Donner l'ouverture et les consignes de sécurité
2 personnes
Animer l'échauffement
3 personnes
Encadrer les relais
6 personnes
Encadrer les matchs de football
6 personnes
Encadrer les matchs de volley-ball
4 personnes
Encadrer les épreuves d’athlétisme
6 personnes
Enregistrer les scores
3 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Déplacer le matériel sportif
3 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Ramasser les déchets autour du site
3 personnes
Encadrer les activités sportives libres
5 personnes
Fournir la musique
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Annoncer la clôture
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Vider les conteneurs à déchets
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Ranger le matériel au sec et complet
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Réapprovisionner les fournitures de premiers secours
Rassembler les objets trouvés
Partager les photos et les résultats
2 personnes
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Ensembles de tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Volley-ballqté 8
Ballons de basketqté 8
Ballons de handballqté 8
Balles de tennisqté 30
Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 60
Cônes de balisageqté 100
Cordes à sauterqté 20
Cerceauxqté 20
Haiesqté 12
Tapisqté 10
Blocs de départqté 8
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 12
Chasubles d’équipeqté 120
Panneaux de scoreqté 8
Poteaux de korfbalqté 2
Buts de footballqté 4
Filets de volley-ballqté 2
Paniers de basketqté 2
Bidons d'eauqté 8
Gobeletsqté 250

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 8
Mégaphonesqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 220
Couverts réutilisablesqté 220
Gobelets réutilisablesqté 250
Pichets à caféqté 6
Louchesqté 12

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 12
Rubansqté 12
Ballonsqté 100
Panneaux de terrainqté 20
Panneaux de directionqté 12

Catering

Courses
Thermosqté 8
Distributeurs d'eauqté 4
Casiers de boissonsqté 12
Médaillesqté 36
Trophées pour les gagnantsqté 12
Prix sportifsqté 12
Étiquettes nominativesqté 250
Stylosqté 30
Marqueurs permanentsqté 12
Feuilles de scoreqté 200
Presse-papiersqté 20
Braceletsqté 250
Trousses de pansementsqté 4
Packs de froid jetablesqté 20
Couvertures de survieqté 6
Crème solaireqté 8
Ponchos de pluieqté 30
Parapluiesqté 10
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 6
Ruban de balisageqté 6
Cordeqté 4
Caissesqté 20
Serviettesqté 12
Boîtes de rangementqté 12
Chariot de transportqté 2

Nettoyage

Balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Spray désinfectantqté 4
Balais à mainqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à batterieqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chef et couteaux à painqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Glacières pour aliments diététiquesqté 2

Conseils

Fixez les épreuves et le programme avant d’envoyer les invitations : vous pourrez ainsi demander le nombre de participants et leurs besoins alimentaires dès l’inscription.
Préparez la répartition des équipes plusieurs jours avant la rencontre, puis imprimez une liste actualisée des participants et les cartes du concours pour éviter les changements au dernier moment.
Réservez les terrains, la sonorisation et le mobilier suffisamment tôt. Prévoyez notamment une table d’inscription, des chaises, des tables et des poubelles sur le site.
Briefez les arbitres et répartissez les bénévoles avant le jour J. Chaque poste doit savoir où se trouvent les chronomètres, sifflets, panneaux de score et matériel de balisage.
Vérifiez les prévisions météo la veille et inspectez le site avant l’arrivée des élèves. Délimitez les terrains, remplissez les glacières et gardez un contact de premiers secours clairement identifié.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée sportive scolaire ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, définir les épreuves, réserver les terrains et la sonorisation, puis traiter les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la journée sportive. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement afin de répartir les équipes et de recueillir les besoins alimentaires.
Que vérifier la veille d’une journée sportive scolaire ?: Vérifiez la météo, les réservations, les médailles et les prix, puis rassemblez le matériel sportif. Imprimez aussi la liste des participants et les documents nécessaires pour l’accueil et les épreuves.
Combien de bénévoles prévoir pour une journée sportive scolaire ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par zone ou activité, en plus des arbitres et de la personne chargée des premiers secours. Finalisez la répartition au moins 3 jours avant pour couvrir l’accueil, le ravitaillement et les terrains.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.