Zo organiseer je een schoolreis zonder verrassingen

Een schoolreis organiseren begint niet bij de lunchpakketten, maar bij bestemming, programma en vervoer. Leg daarna vast hoeveel leerlingen en begeleiders meegaan, regel toestemmingen en verzamel medische gegevens en noodcontacten. Pas als de route en groepsindeling kloppen, bereid je eten, materialen en communicatie voor. De laatste controle draait om weer, deelnemerslijsten, EHBO en duidelijke afspraken voor vertrek, onderweg en op de bestemming.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bestemming en programma vastleggen
2 personen
2
Vervoer reserveren
3
Entreetickets reserveren
4
Programma en route uitwerken
2 personen
5
Toestemmingsformulier opstellen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Toestemmingen verzamelen
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Medische informatie controleren
2 personen
11
Begeleiders indelen
2 personen
12
Groepsindeling maken
2 personen
13
Noodcontacten verzamelen
14
Begeleiders informeren
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Groepslijsten afdrukken
17
Routekaarten afdrukken
18
Weersverwachting controleren
19
Deelnemers informeren over kleding
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Lunchpakketten samenstellen
4 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Materialen verzamelen
2 personen
24
EHBO-set controleren
25
Bagagelabels klaarmaken
26
Vertrekpunt markeren
2 personen
27
Materialen naar vertrekpunt brengen
3 personen

Event

28
Aanwezigheid registreren
3 personen
29
Groepen samenstellen
4 personen
30
Bagage inladen
4 personen
31
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
32
Deelnemers naar de bus begeleiden
6 personen
33
Aanwezigheid voor vertrek controleren
3 personen
34
Lunchpakketten uitdelen
4 personen
35
Dranken uitdelen
3 personen
36
Groepsactiviteiten begeleiden
6 personen
37
Groepsleden tellen
6 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Verzamelpunt controleren
2 personen
41
Aanwezigheid voor vertrek tellen
3 personen
42
Deelnemers naar de bus begeleiden
6 personen
43
Bagage uitladen
4 personen
44
Deelnemers aan ouders overdragen
4 personen
45
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

46
Afval naar afvalpunt brengen
2 personen
47
Koelboxen leegmaken
2 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Materialen schoonmaken
2 personen
50
Lokaal schoonmaken
3 personen
51
Materialen terugleggen
2 personen
52
Overgebleven eten controleren
53
Geleende materialen retourneren
2 personen
54
Gevonden voorwerpen registreren
55
Gevonden voorwerpen teruggeven
56
Deelnemers informeren over nabrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Kantoor

Deelnemerslijstenaantal 8
Groepslijstenaantal 8
Noodcontactlijstenaantal 8
Routekaartenaantal 12
Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 20
Naamstickersaantal 75
Bagagelabelsaantal 75
Markeerstiftenaantal 8
Plakbandaantal 4
Schrijfblokkenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 8

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 18
Herbruikbare drinkbekersaantal 75
Herbruikbare bordenaantal 75
Herbruikbaar bestekaantal 75
Servettenhoudersaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Frisbeesaantal 6
Springtouwenaantal 8
Pionnenaantal 20
Estafettestokkenaantal 8
Picknickkleedaantal 8

Apparatuur

Draagbare megafoonsaantal 2
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Blikvangersaantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg bestemming, programma en vervoer eerst vast. Plan daarna de route met vertrek- en terugkeertijden, reistijd, pauzes en een alternatief bij vertraging; zo weet je ook wanneer tickets en lunch nodig zijn.
Verzamel toestemmingen, dieetwensen, medische informatie en noodcontacten in één overzicht. Controleer de deelnemerslijst uiterlijk 2 werkdagen voor vertrek en geef wijzigingen direct door aan de begeleiders.
Maak de groepsindeling vóór je de begeleiders informeert. Werk per groep met een lijst, routekaart en vaste begeleider en druk op de dag zelf ook een extra deelnemerslijst en noodcontactlijst af.
Bereken lunch en drinken per leerling en begeleider, afgestemd op de duur van de reis. Koel dranken vooraf met koelelementen en leg herbruikbare bekers, borden, bestek en servetten bij elkaar in plaats van ze los te verdelen.
Controleer 24 uur voor vertrek de weersverwachting en pas kledingadvies, programma en materialen aan. Leg EHBO-koffers, veiligheidshesjes, megafoons en opgeladen powerbanks klaar op een plek die de hoofdbegeleider direct kan pakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolreis organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met bestemming, programma en vervoer. Regel tickets en toestemmingen daarna zo snel mogelijk; plan de definitieve controle van deelnemers en noodcontacten uiterlijk 2 werkdagen voor vertrek.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een schoolreis?: Dat hangt af van de leeftijd, bestemming en afspraken van de school. Maak per groep minimaal één vaste verantwoordelijke begeleider en leg vóór vertrek vast wie de totale groep coördineert, wie de EHBO beheert en wie contact houdt met school.
Wanneer moet je toestemmingsformulieren voor een schoolreis versturen?: Stuur het formulier zodra bestemming, datum, kosten en programma bekend zijn, bij voorkeur 6 tot 8 weken voor vertrek. Geef ouders minimaal 2 weken om te reageren en controleer daarna welke leerlingen nog geen toestemming hebben.
Hoeveel eten en drinken neem je mee op schoolreis?: Reken per persoon op een lunchpakket en extra drinken voor de volledige reisduur. Voor het eerste uur kun je ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon aanhouden; voeg bij warm weer en een lange terugreis extra water toe en koel alles vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.