Zo organiseer je een veilige schoolfietstocht

Begin niet met de boodschappen, maar met de route, toestemming en groepsindeling. Verken het traject vooraf per fiets en leg meteen een alternatieve route vast voor wegwerkzaamheden of slecht weer. Daarna regel je de ouderbrief, aanmeldingen en medische gegevens, zodat je weet hoeveel kinderen en begeleiders meegaan. In de laatste week draait alles om veiligheid: fietscontrole, verkeersposten, telefoonnummers, routeaanduiding en een duidelijke weersafspraak.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Route vooraf verkennen
2 personen
3
Alternatieve route bepalen
2 personen
4
Toestemming schoolbestuur regelen
5
Ouderbrief opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Medische bijzonderheden verzamelen
10
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
11
Deelnemerslijst definitief maken
2 personen
12
Begeleiders indelen
2 personen
13
Achterrijders aanwijzen
2 personen
14
Verkeersposten vastleggen
2 personen
15
Routekaart uitwerken
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Weerplan communiceren
18
Fietscontrole voorbereiden
2 personen
19
Polsbandjes sorteren
2 personen
20
Startnummers klaarleggen
2 personen
21
Routeborden voorbereiden
3 personen
22
EHBO-materiaal controleren
23
Telefoonnummers uitdelen
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Fietsenstalling markeren
2 personen
27
Tafels en tenten opbouwen
5 personen
28
Inschrijftafel inrichten
2 personen
29
Cateringtafel inrichten
3 personen
30
Routeborden plaatsen
4 personen
31
Verkeersposten bemannen
6 personen
32
Fietspompen klaarzetten
2 personen

Event

33
Deelnemers ontvangen
4 personen
34
Aanwezigheid registreren
3 personen
35
Startnummers uitdelen
3 personen
36
Fietsen controleren
3 personen
37
Veiligheidsinstructies geven
3 personen
38
Groepen laten vertrekken
4 personen
39
Voorste groep begeleiden
3 personen
40
Midden van de groep begeleiden
5 personen
41
Achterste groep begeleiden
3 personen
42
Verkeersposten bemannen
6 personen
43
Pauzepunt inrichten
3 personen
44
Water uitdelen
3 personen
45
Pechgevallen helpen
2 personen
46
Deelnemers tellen bij pauze
2 personen
47
Aankomst registreren
3 personen
48
Fietsen terugplaatsen
3 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Prijsjes uitdelen
2 personen
54
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

55
Routeborden ophalen
4 personen
56
Verkeersposten afbouwen
6 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Tafels en tenten afbreken
5 personen
59
Fietsenstalling afbouwen
2 personen
60
Locatie schoonmaken
5 personen
61
Afval afvoeren
2 personen
62
Materialen sorteren
3 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Gevonden voorwerpen verzamelen
65
Ouders informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Fietsenrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 10
Megafoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Veiligheidshesjesaantal 25
Helmenaantal 15
Startnummersaantal 140
Polsbandjesaantal 140
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Handpompenaantal 4
Routepijlenaantal 35
Afzetlintaantal 8
Verkeerskegelsaantal 20
Stuurkaarthoudersaantal 15
Regenponcho'saantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 160
Herbruikbaar bestekaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Startfinishbord
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 10
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Sponsjesaantal 6
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 3

Catering

EHBO-koffersaantal 3
Koude kompressenaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 2
Boodschappen

Tips

Verken de route minstens één keer op hetzelfde tijdstip als de tocht. Noteer gevaarlijke kruisingen, smalle fietspaden en plekken waar een verkeerspost nodig is; leg ook een alternatieve route vast.
Maak de deelnemerslijst pas definitief nadat alle toestemmingsformulieren, dieetwensen en medische bijzonderheden zijn gecontroleerd. Deel daarna de kinderen in met vaste begeleiders, achterrijders en telefoonnummers.
Plan de fietscontrole vóór de start, niet pas bij het vertrek. Controleer banden, remmen en verlichting en leg fietspompen, fietsreparatiesets, reservebinnenbanden en bandenlichters klaar voor pech onderweg.
Bereid routepijlen, startnummers en polsbandjes per groep voor en wijs de verkeersposten vooraf toe. Gebruik veiligheidshesjes, verkeerskegels en afzetlint zodat kinderen en begeleiders herkenbaar blijven.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de avond ervoor en communiceer één helder weerplan. Leg regenponcho's klaar en bepaal vooraf wanneer je de tocht aanpast, uitstelt of afgelast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route en toestemming van het schoolbestuur. Verstuur de ouderbrief daarna snel, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, medische gegevens en begeleiders rond te krijgen.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een schoolfietstocht?: Dat hangt af van de groepsgrootte en route, maar plan naast de groepsbegeleiders altijd achterrijders en verkeersposten. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en geef iedere begeleider een telefoonnummer en routekaart.
Wanneer controleer je de fietsen voor een schoolfietstocht?: Doe een korte fietscontrole op de dag zelf, vóór de start, en communiceer vooraf wat kinderen moeten meenemen. Houd pompen en reparatiemateriaal klaar, zodat een lekke band niet meteen de hele groep ophoudt.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een schoolfietstocht?: Controleer de weersverwachting de avond ervoor en opnieuw op de ochtend van vertrek. Spreek minimaal 24 uur vooraf af of je een alternatieve route gebruikt, de tocht inkort of afgelast en informeer ouders via hetzelfde kanaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.