Checklist voor een goed georganiseerde scholierenfietstocht

Een scholierenfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitstippelen. Je regelt vooraf toestemming, verkeersveiligheid, begeleiding, rustpunten en een duidelijke registratie van alle deelnemers. Op de dag zelf moeten routepijlen, portofoons, fietspompen en reparatiesets op de juiste plek liggen. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en voorkomt dat noodcontacten, reservebinnenbanden of een weersupdate pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
Fietsroute controleren
3 personen
Rustpunten langs de route bepalen
2 personen
Verkeersrisico's in kaart brengen
2 personen
Routevergunningen controleren
2 personen
Begeleiders werven
2 personen
Begeleiders over route verdelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Toestemmingen verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Polsbandjes en nummers voorbereiden
2 personen
Begeleidersbriefing maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren over kleding
Fietsenstalling indelen
2 personen
Routepijlen sorteren
2 personen
Fietspompen controleren
Gereedschap voor fietsen klaarzetten
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Lunchpakketten samenstellen
4 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Eerstehulpmaterialen controleren
Telefoonnummers afdrukken

Event

Startterrein opbouwen
5 personen
Finishterrein opbouwen
5 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Rustpunten inrichten
4 personen
Fietsenstalling afzetten
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Veiligheidscontrole fietsen uitvoeren
4 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Fietsregels toelichten
Groepen indelen
3 personen
Groepen laten vertrekken
4 personen
Routebegeleiding uitvoeren
12 personen
Rustpunt bemannen
4 personen
Water uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pechgevallen begeleiden
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Finishende groepen afvangen
4 personen
Fietsen veilig stallen
3 personen
Lunchpakketten uitdelen
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Afwezigen telefonisch controleren
2 personen
Eindcontrole deelnemers uitvoeren
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Routepijlen verwijderen
4 personen

Nazorg

Startterrein afbreken
4 personen
Finishterrein afbreken
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Fietsgereedschap controleren
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Fietsenrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 6
Reparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Fietsslotenaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 20
Fietshelmenaantal 20
Reflectiebandenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 20
Routepijlenaantal 80
Pionnenaantal 20
Opvouwbare bolderwagensaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Lunchtassenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 20

Decoratie

Startbanierenaantal 2
Finishbanierenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Startnummersaantal 130
Polsbandjesaantal 130
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 12
Routekaartenaantal 130
Informatiebordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route, start- en finishlocatie vroeg vast. Controleer daarna de route opnieuw op verkeersrisico’s, wegwerkzaamheden en plekken waar een rustpunt met water en toezicht nodig is.
Plan begeleiders per routegedeelte en geef ze vooraf een briefing. Zorg dat ieder team een telefoon of portofoon heeft en weet wie bij een pechgeval, vermissing of ongeval beslist.
Sluit de inschrijving niet pas op de laatste dag. Verwerk aanmeldingen, toestemmingen, dieetwensen en noodcontacten in één deelnemerslijst en druk daarvan minimaal één actuele versie af.
Maak het vertrek overzichtelijk met fietsenrekken, nummers of polsbandjes en duidelijke routepijlen. Sorteer de pijlen per routegedeelte, zodat vrijwilligers ze op de ochtend zelf zonder zoeken kunnen meenemen.
Controleer het fiets- en drinkmateriaal uiterlijk de dag ervoor. Leg per rustpunt fietspompen, reparatiesets, bandenlichters, reservebinnenbanden, water en afvalbakken klaar en koel dranken op tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een scholierenfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Werving van begeleiders en het verzamelen van toestemmingen kan daarna nog enkele weken duren.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een scholierenfietstocht?: Dat hangt af van route, groepsgrootte en verkeerssituatie, maar plan minimaal één begeleider per routegedeelte en extra toezicht bij start, finish en drukke kruisingen. Maak de verdeling uiterlijk 2 weken vooraf definitief.
Wanneer controleer ik de route en verkeersrisico’s?: Doe een eerste controle zodra de route vastligt en een tweede controle 1 tot 2 weken voor de tocht. Kijk op de dag ervoor nog naar wegwerkzaamheden, afsluitingen en de weersverwachting.
Wat moet ik op een rustpunt klaarzetten?: Reken per rustpunt op drinkwater, bekers, afvalbakken, een telefoon of portofoon en fietsreparatiemateriaal. Leg ook reservebinnenbanden en fietspompen klaar en wijs per punt minimaal één verantwoordelijke begeleider aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.