Zo organiseer je een schermtoernooi zonder technische chaos

Begin bij het aantal spelers en de spelvorm, niet bij de boodschappen. Daaruit volgen het aantal wedstrijdtafels, schermen, consoles en de duur van de dag. Leg daarna regels, aanmeldingen en zaalindeling vast, zodat je op tijd weet wie waar speelt. De meeste problemen ontstaan vlak voor de start: updates die nog moeten installeren, ontbrekende kabels en een wedstrijdschema dat niet past bij het aantal deelnemers. Plan daarom een volledige technische test en houd reserveapparatuur klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooivorm en spel kiezen
2 personen
2
Deelnemerslimiet vaststellen
2 personen
3
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
4
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst controleren
2 personen
10
Wedstrijdschema maken
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Apparatuur inventariseren
2 personen
13
Spelsoftware en updates controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Prijzen en bekers klaarzetten
17
Dranken koud zetten
2 personen

Event

18
Zaal openen
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Schermen en consoles plaatsen
4 personen
21
Netwerk aansluiten
2 personen
22
Controllers en accessoires aansluiten
3 personen
23
Technische test uitvoeren
3 personen
24
Wedstrijdtafels nummeren
2 personen
25
Inschrijvingstafel inrichten
2 personen
26
Cateringtafel inrichten
2 personen
27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Spelregels en schema uitleggen
2 personen
30
Wedstrijden begeleiden
4 personen
31
Uitslagen registreren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes aanvullen
2 personen
34
Pauzeruimte netjes houden
35
Finale begeleiden
3 personen
36
Prijzen uitreiken
2 personen
37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Apparatuur uitschakelen
3 personen
39
Apparatuur demonteren
4 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Zaal schoonmaken
3 personen
43
Tafels en stoelen terugplaatsen
3 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Einduitslagen publiceren
46
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 4

Apparatuur

Spelconsolesaantal 8
Gamingmonitorenaantal 8
Reserve-monitor
Gamecontrollersaantal 16
Reservecontrollersaantal 4
Koptelefoonsaantal 16
Netwerkswitchesaantal 2
Netwerkkabelsaantal 16
HDMI-kabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Laptopaantal 2
USB-sticksaantal 2

Sportmateriaal

Wedstrijdkaartenaantal 40
Tafelnummerkaartenaantal 12
Scoreformulierenaantal 100
Pennenaantal 30
Prijzenaantal 3
Medaillesaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Schaaltjesaantal 8
Koffiekannenaantal 3

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheptangenaantal 4

Decoratie

Toernooibanner
Ronde stickersaantal 50

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Kies eerst een spel en toernooivorm en stel daarna een harde deelnemerslimiet vast. Plan bij één-op-éénwedstrijden extra tijd voor wissels en onverwachte uitloop.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Nummer wedstrijdtafels en leg per tafel een wedstrijdkaart, scoreformulier en pen klaar.
Controleer spelsoftware, updates en netwerkverbinding minimaal één dag vooraf. Test op de locatie alle consoles, gamingmonitoren, controllers, HDMI-kabels en netwerkswitches.
Leg per wedstrijdtafel één reservecontroller en deel technische spullen logisch uit. Houd daarnaast een reserve-monitor, extra netwerkkabels en verlengkabels beschikbaar; één defect onderdeel kan anders het hele schema stilleggen.
Open de zaal minstens 60 minuten voor de eerste wedstrijd. Zet eerst tafels, schermen en netwerk klaar, voer daarna een volledige wedstrijdtest uit en richt als laatste de inschrijvingstafel en drankvoorziening in.

Veelgestelde vragen

Hoeveel schermen heb je nodig voor een schermtoernooi?: Reken op één scherm per gelijktijdige wedstrijdtafel. Bij acht deelnemers in vier één-op-éénwedstrijden heb je dus vier schermen nodig; leg minstens één reserve-monitor klaar als de planning strak is.
Hoe lang duurt een schermtoernooi?: Plan voor een korte wedstrijd gemiddeld 20 tot 30 minuten inclusief wissel en score noteren. Een toernooi met 16 deelnemers en meerdere rondes neemt daardoor al snel 4 tot 6 uur in beslag, exclusief opbouw.
Wanneer moet je deelnemers uitnodigen voor een schermtoernooi?: Stuur de uitnodiging minimaal 3 weken vooraf en sluit de inschrijving ongeveer 5 dagen voor het toernooi. Dan kun je het definitieve wedstrijdschema maken en dieetwensen nog verwerken.
Hoe vroeg moet je de techniek testen?: Controleer software, updates en kabels uiterlijk 24 uur vooraf. Doe op de dag zelf nog een volledige test nadat alles is aangesloten, bij voorkeur minstens 60 minuten voor de eerste wedstrijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.