Ein Schirmturnier organisieren – von der Anmeldung bis zum Finale
Bei einem Schirmturnier entscheidet nicht nur das Spiel, sondern vor allem ein sauberer Ablauf. Lege zuerst Format, Teilnehmerlimit und Regeln fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Spielplan, Raumaufteilung und Techniktest. Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau, Netzwerk, Konsolen und Anmeldung ein – Verzögerungen entstehen meist durch fehlende Kabel, ungeprüfte Updates oder einen Spielplan, der nicht zum Zeitrahmen passt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Turnierform und Spiel auswählen
2 Personen
- 2
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
- 3
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 4
Spielregeln festlegen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
- 10
Spielplan erstellen
2 Personen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Ausstattung inventarisieren
2 Personen
- 13
Spielsoftware und Updates prüfen
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Teilnehmerinformationen versenden
- 16
Preise und Pokale bereitstellen
- 17
Getränke kalt stellen
2 Personen
Event
- 18
Saal öffnen
2 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Monitore und Konsolen aufstellen
4 Personen
- 21
Netzwerk anschließen
2 Personen
- 22
Controller und Zubehör anschließen
3 Personen
- 23
Technischen Test durchführen
3 Personen
- 24
Wettkampftische nummerieren
2 Personen
- 25
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 26
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 27
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 28
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 29
Spielregeln und Ablauf erklären
2 Personen
- 30
Wettkämpfe begleiten
4 Personen
- 31
Ergebnisse erfassen
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Snacks auffüllen
2 Personen
- 34
Pausenraum ordentlich halten
- 35
Finale betreuen
3 Personen
- 36
Preise überreichen
2 Personen
- 37
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Geräte ausschalten
3 Personen
- 39
Geräte abbauen
4 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Abfall sammeln
2 Personen
- 42
Saal reinigen
3 Personen
- 43
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 44
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 45
Endergebnisse veröffentlichen
- 46
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 3
- TischdeckenAnz. 4
Ausstattung
- SpielkonsolenAnz. 8
- Gaming-MonitoreAnz. 8
- Ersatz-Monitor
- GamecontrollerAnz. 16
- ErsatzcontrollerAnz. 4
- KopfhörerAnz. 16
- Netzwerk-SwitchesAnz. 2
- NetzwerkkabelAnz. 16
- HDMI-KabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabelbinderAnz. 100
- LaptopAnz. 2
- USB-SticksAnz. 2
Sportmaterial
- WettkampfkartenAnz. 40
- TischnummernkartenAnz. 12
- WertungsbögenAnz. 100
- StifteAnz. 30
- PreiseAnz. 3
- MedaillenAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- Mehrweg-TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- SchälchenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 3
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
Dekoration
- Turnierbanner
- Runde AufkleberAnz. 50
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Setze das Teilnehmerlimit so, dass jede Begegnung in den verfügbaren Zeitplan passt. Bei 16 Personen solltest du vorab festlegen, ob du mit Gruppenphase, K.-o.-Runden oder einer Kombination spielst.
- Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vor dem Turnier. Nenne darin Startzeit, Ort, Regeln, Anmeldeschluss und ob eigene Controller oder Kopfhörer mitgebracht werden dürfen.
- Teste Spielsoftware, Updates und Netzwerk am Vortag mit allen verwendeten Konsolen. Halte mindestens einen Ersatzcontroller, einen Ersatzmonitor und zusätzliche Netzwerkkabel bereit.
- Nummeriere die Wettkampftische vor dem Einlass und lege Spielplan, Wertungsbögen und Stifte am Anmeldetisch aus. So verliert die Turnierleitung nicht die ersten 10 Minuten mit der Orientierung.
- Kühle Getränke mindestens 2 Stunden vorher und erfasse Ernährungswünsche bereits mit der Anmeldung. Wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck sollten vor dem Saalaufbau an einem festen Ausgabepunkt stehen.
Häufige Fragen
- Wie viele Teilnehmer sind für ein Schirmturnier sinnvoll?
- Für ein erstes Schirmturnier sind 8 bis 16 Teilnehmer gut handhabbar. Lege das Limit mindestens 2 Wochen vorher fest, damit Raum, Technik und Spielplan dazu passen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Schirmturniers?
- Plane für einen vollständigen Aufbau mindestens 90 Minuten ein, bei mehreren Konsolen eher 2 Stunden. Der Techniktest sollte spätestens 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
- Wann sollte man die Anmeldung für ein Schirmturnier schließen?
- Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Dann bleiben dir noch mindestens 2 Tage für Teilnehmerliste, Rückfragen, Spielplan und Anpassungen bei Absagen.
- Wie viele Ersatzgeräte braucht man bei einem Schirmturnier?
- Plane mindestens einen Ersatzcontroller und einen Ersatzmonitor ein, unabhängig von der Teilnehmerzahl. Bei mehr als 16 Spielern sind zusätzliche Netzwerkkabel und ein getestetes Ersatzgerät sinnvoll.
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