Zo organiseer je een schaaktoernooi zonder chaos

Begin met de toernooiformule: bepaal het aantal deelnemers, de speelduur per partij en hoeveel rondes haalbaar zijn. Reserveer daarna de locatie en controleer of er genoeg tafels, stoelen, schaaksets en klokken zijn. Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en plan de indeling pas wanneer de inschrijving sluit. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, duidelijke uitslagen en materiaal dat vooraf getest is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiformule bepalen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Schaakmateriaal reserveren
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Indeling van speelrondes maken
2 personen
10
Prijzen bestellen
11
Catering bestellen
12
Draaiboek printen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Scoreformulieren afdrukken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Schaaksets controleren
2 personen
17
Klokken instellen
2 personen
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Schaakborden klaarzetten
3 personen
21
Schaakstukken klaarleggen
3 personen
22
Schaakklokken plaatsen
2 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Uitslagenbord ophangen
2 personen
25
Prijzen uitstallen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Hapjes klaarzetten
2 personen
29
Routebordjes plaatsen
30
Geluid en stroom testen
2 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Toernooi uitleggen
34
Start eerste speelronde
2 personen
35
Uitslagen verwerken
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Start tweede speelronde
2 personen
39
Start derde speelronde
2 personen
40
Pauzetafel aanvullen
41
Eindstanden controleren
2 personen
42
Prijsuitreiking houden
2 personen
43
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Schaakstukken verzamelen
3 personen
45
Schaakklokken verzamelen
2 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Zaal schoonmaken
3 personen
50
Materialen controleren en inpakken
2 personen
51
Uitleenmateriaal retourneren
52
Gevonden voorwerpen bewaren
53
Einduitslag versturen
54
Leveranciersfacturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Buffettafelaantal 2

Sportmateriaal

Schaakbordenaantal 24
Schaakstukkenaantal 24
Schaakklokkenaantal 24
Reserve-schaaksetsaantal 2
Reserve-schaakklokkenaantal 2
Scorebord
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 4
Pennenaantal 50
Scoreformulierenaantal 150
Naamkaartjesaantal 50
Prijzenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Luidspreker

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Rondebordjesaantal 6
Pijlbordjesaantal 8

Verlichting

Tafellampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Kies de formule minstens 4 weken vooraf. Leg ook vast hoeveel rondes je speelt en hoeveel minuten elke partij krijgt, zodat deelnemers weten hoe lang het programma duurt.
Sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen voor het toernooi. Werk daarna de deelnemerslijst bij en maak de speelronde-indeling; late wijzigingen veroorzaken snel dubbele indelingen of lege borden.
Controleer per speelbord een schaakbord, complete set stukken en schaakklok. Leg daarnaast minimaal 1 reserve-schaakset en 1 reserve-schaakklok klaar voor defecte of ontbrekende materialen.
Richt de registratietafel 30 tot 45 minuten voor aanvang in met naamkaartjes, pennen en scoreformulieren. Zet het uitslagenbord of scorebord zichtbaar neer, zodat spelers niet steeds naar de organisatie hoeven te vragen.
Plan catering rond de speelrondes en niet midden in een partij. Zet koffie, water en bekers klaar vóór de eerste ronde en houd met dieetwensen rekening zodra de aanmeldingen binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een schaaktoernooi met 4 rondes?: Reken bij partijen van 30 minuten per speler op ongeveer 4 tot 5 uur, inclusief pauzes en registratie. Trek per ronde 10 tot 15 minuten uit voor het verzamelen en publiceren van uitslagen.
Hoeveel schaaksets heb ik nodig voor een schaaktoernooi?: Voor een ronde met 20 spelers heb je 10 complete schaaksets en 10 schaakklokken nodig. Leg minstens 1 reserve-schaakset en 1 reserve-schaakklok klaar; bij grotere groepen is 1 reserve per 10 borden praktischer.
Wanneer moet ik de indeling van de speelrondes maken?: Maak de definitieve indeling 5 tot 7 dagen voor het toernooi, zodra de inschrijving sluit. Controleer op de dag zelf alleen nog afmeldingen en wijzigingen, zodat de eerste ronde op tijd kan starten.
Hoe vroeg moet ik de locatie klaarzetten voor een schaaktoernooi?: Begin minimaal 60 minuten voor de eerste partij met opbouwen. Zet tafels, stoelen, borden en klokken eerst klaar en reserveer daarna nog 15 minuten voor registratie en een laatste controle van het materiaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.