Organiser un tournoi d’échecs, étape par étape

Un tournoi d’échecs se prépare d’abord sur le papier : format, nombre de rondes, cadence et capacité de la salle déterminent tout le reste. Réservez ensuite le lieu et le matériel, puis ouvrez les inscriptions avec une date limite claire. La semaine précédente, finalisez les participants, les tirages et la restauration. Le jour J, prévoyez un contrôle complet des échiquiers, des pendules et des feuilles de score avant l’arrivée des joueurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format du tournoi
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver le matériel d’échecs
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Établir les tirages des manches
2 personnes
10
Commander les prix
11
Commander le catering
12
Imprimer le déroulé
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer les feuilles de score
15
Faire les courses
2 personnes
16
Vérifier les jeux d’échecs
2 personnes
17
Régler les horloges
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Installer les échiquiers
3 personnes
21
Disposer les pièces d’échecs
3 personnes
22
Installer les horloges d’échecs
2 personnes
23
Installer la table d'inscription
2 personnes
24
Accrocher le tableau des résultats
2 personnes
25
Installer les lots
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Préparer les en-cas
2 personnes
29
Installer les panneaux d'itinéraire
30
Tester le son et l’alimentation électrique
2 personnes

Événement

31
Accueillir les participants
3 personnes
32
Enregistrer la présence
2 personnes
33
Expliquer le tournoi
34
Lancer la première manche
2 personnes
35
Traiter les résultats
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir des amuse-bouches
2 personnes
38
Commencer le deuxième tour
2 personnes
39
Lancer la troisième manche
2 personnes
40
Réapprovisionner la table de pause
41
Vérifier les scores finaux
2 personnes
42
Organiser la remise des prix
2 personnes
43
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

44
Rassembler les pièces d'échecs
3 personnes
45
Rassembler les horloges d'échecs
2 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Rassembler les déchets
2 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
49
Nettoyer la salle
3 personnes
50
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
51
Retourner le matériel de prêt
52
Conserver les objets trouvés
53
Envoyer le résultat final
54
Vérifier les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Table de buffetqté 2

Matériel de sport

Échiquiersqté 24
Pièces d’échecsqté 24
Pendules d'échecsqté 24
Jeux d’échecs de rechangeqté 2
Horloges d’échecs de réserveqté 2
Tableau des scores
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 4
Stylosqté 50
Feuilles de scoreqté 150
Badges nominatifsqté 50
Prixqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleur

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Assiettes rondesqté 6
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Lampes de tableqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant d’envoyer les invitations : indiquez le nombre de rondes, la cadence, les horaires d’arrivée et la date limite d’inscription. Sans ces informations, les participants posent encore des questions au dernier moment.
Gardez une marge sur le matériel : prévoyez au moins un jeu d’échecs et une pendule de rechange pour 10 tables. Testez les pendules et vérifiez les pièces la veille, pas au début de la première ronde.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des participants, de préparer les badges et d’établir les tirages de la première ronde.
Préparez la salle dans l’ordre d’utilisation : tables et chaises, échiquiers et pièces, pendules, table d’inscription, puis tableau des résultats. Laissez une allée libre pour circuler entre les tables.
Imprimez le déroulé et les feuilles de score avant le jour J, avec une réserve d’environ 10 % des exemplaires. Vérifiez aussi les besoins alimentaires et confirmez le nombre de repas au traiteur avant la commande.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’échecs ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Il faut réserver la salle et le matériel, envoyer les invitations, laisser 1 à 2 semaines pour les inscriptions, puis préparer les tirages et la restauration.
Quand faut-il arrêter les inscriptions à un tournoi d’échecs ?: Arrêtez-les 3 à 5 jours avant la date du tournoi. Ce délai permet de finaliser la liste des joueurs, les badges, les feuilles de score et les tirages de la première ronde.
Combien d’échiquiers et de pendules faut-il prévoir ?: Prévoyez un échiquier et une pendule par table de jeu, plus au moins un exemplaire de rechange de chaque type pour 10 tables. Testez tout le matériel la veille, piles ou alimentation comprises.
Quand installer la salle pour un tournoi d’échecs ?: Installez les tables, les chaises et les postes de jeu le jour même, au moins 90 minutes avant l’accueil. Gardez 30 minutes supplémentaires pour les inscriptions, les réglages des pendules et la vérification des feuilles de score.

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