Schaaktoernooi organiseren: checklist en planning

Een schaaktoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen borden en klokken klaarzetten. Je moet eerst het formaat, de rondes en het reglement vastleggen, daarna inschrijvingen, betalingen en deelnemersgegevens bijhouden. In de laatste week draait alles om controle: test de schaakklokken, print de indelingen en wedstrijdformulieren en leg reserve-sets klaar. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn, zodat de eerste partij op tijd kan beginnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
Speellocatie reserveren
Toernooiformaat bepalen
2 personen
Rondeschema opstellen
Reglement uitschrijven
Prijzengeld vastleggen
2 personen
Scheidrechters vastleggen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Toernooi online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Betalingen controleren
Startgeld bevestigen
Prijzen bestellen
Certificaten voorbereiden
Speelsets inventariseren
2 personen
Klokken testen
2 personen
Reservebatterijen testen
Wedstrijdformulieren printen
Aanwezigheidslijsten printen
Indelingstafels printen
Reglementen printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Routebeschrijving versturen
Catering reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen ophalen
Speelsets klaarzetten
2 personen
Apparatuur opladen
Boodschappen sorteren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Schaakborden klaarleggen
3 personen
Schaakstukken klaarleggen
3 personen
Schaakklokken plaatsen
3 personen
Wedstrijdformulieren klaarleggen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Openingsuitleg geven
Eerste ronde starten
2 personen
Partijen begeleiden
3 personen
Uitslagen innemen
2 personen
Volgende ronde indelen
2 personen
Rondeaankondigingen doen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Snacks serveren
2 personen
Pauzetafels schoonhouden
Toiletartikelen controleren
Tussenstanden publiceren
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Eindstand controleren
2 personen
Prijsuitreiking houden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Schaakstukken verzamelen
3 personen
Schaakborden verzamelen
3 personen
Schaakklokken verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Uitslagen archiveren
Deelnemers uitslag mailen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Speeltafelsaantal 32
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Cateringtafelsaantal 3
Prijzentafel

Sportmateriaal

Schaakbordenaantal 36
Schaakstukkenaantal 36
Schaakklokkenaantal 36
Reserve-schaaksetsaantal 4
Reserve-schaakklokkenaantal 4
Demonstratiebord
Magnetische schaakstukken
Wedstrijdformulierenaantal 500
Scorekaartenaantal 100
Startnummersaantal 70
Reglementmappenaantal 10
Uitslagenbord
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 8
Whiteboardwisseraantal 2
Prijstrofeeënaantal 6
Medaillesaantal 12
Certificatenaantal 70
Notatieblokkenaantal 40

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Opladersaantal 4
Powerbanksaantal 2
Mobiele telefoonaantal 2
Presentatiescherm
Kabelhaspel

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Theelepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsemmersaantal 2
Opslagbakkenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 70
Rondebordjesaantal 36
Wegwijspijlenaantal 8
Prijzendisplay

Verlichting

Tafellampenaantal 8
Reserve-ledlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Handvegeraantal 4
Toiletborstelsaantal 2
Kruimeldief

Tips

Leg het toernooiformaat en rondeschema vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Vermeld ook de uiterste inschrijfdatum, het startgeld en de geplande aanvangstijd.
Plan de locatie-indeling vooraf met speeltafels, stoelen, een registratietafel en een aparte prijzentafel. Houd ruimte vrij voor een demonstratiebord en zorg dat deelnemers niet langs spelende tafels hoeven te lopen.
Controleer deelnemers en betalingen minimaal 7 dagen voor het toernooi. Werk daarna de deelnemerslijst bij en leg dieetwensen vast voordat je catering en servies definitief voorbereidt.
Test alle schaakklokken en reservebatterijen uiterlijk 2 dagen vooraf. Leg daarnaast reserve-schaaksets en reserve-schaakklokken apart klaar; een defecte klok mag het rondeschema niet stilleggen.
Print op de dag vóór het toernooi de wedstrijdformulieren, aanwezigheidslijsten, indelingstafels, reglementen en naambadges. Controleer ook laptop, printer, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat de registratie opent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schaaktoernooi organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Publiceer het toernooi zodra formaat, reglement, inschrijving en prijzengeld bekend zijn, zodat je minstens 3 weken hebt voor aanmeldingen.
Hoeveel schaaksets en klokken heb ik nodig?: Voor elke gelijktijdige partij heb je 1 schaakbord, 1 set stukken en 1 schaakklok nodig. Leg daarnaast minimaal 2 complete reserve-schaaksets en 2 reserve-schaakklokken klaar voor een toernooi met maximaal 32 deelnemers.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en indelingen printen?: Sluit de deelnemerscontrole ongeveer 24 uur voor de start af en print de aanwezigheidslijsten en reglementen de dag ervoor. De eerste ronde-indeling print je pas na de registratie, omdat afmeldingen de paringen kunnen wijzigen.
Hoeveel scheidsrechters heb ik nodig voor een schaaktoernooi?: Reken bij maximaal 32 deelnemers op minimaal 1 hoofd-scheidsrechter en 1 medewerker voor registratie en uitslagen. Voeg een extra scheidsrechter toe zodra meerdere speelruimtes of meer dan 32 deelnemers worden gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.