Checklist para organizar un torneo de ajedrez sin olvidos

Organizar un torneo de ajedrez requiere coordinar jugadores, partidas, material y resultados en un orden muy concreto. Empieza por fijar la fecha, reservar el lugar y elegir el formato; después podrás abrir las inscripciones y calcular las necesidades reales. Antes del día del torneo tendrás que comprobar pagos, preparar rondas y reglamento, probar relojes e imprimir la documentación. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar a la primera ronda con todo listo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del torneo
Reservar el lugar de juegos
Definir el formato del torneo
2 personas
Preparar el esquema de rondas
Redactar el reglamento
Fijar el premio en metálico
2 personas
Asignar jueces de línea
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el torneo en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Comprobar los pagos
Confirmar la cuota de inscripción
Encargar premios
Preparar los certificados
Inventariar los sets de juego
2 personas
Probar los relojes
2 personas
Probar las pilas de repuesto
Imprimir formularios del partido
Imprimir listas de asistencia
Imprimir las mesas de distribución
Imprimir las normas
Preparar acreditaciones
2 personas
Enviar indicaciones
Reservar el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los premios
Preparar los sets de juego
2 personas
Cargar el equipo
Clasificar las compras
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar los tableros de ajedrez
3 personas
Colocar las piezas de ajedrez
3 personas
Colocar relojes de ajedrez
3 personas
Preparar los formularios del partido
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Preparar café y té
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir dorsales
2 personas
Dar la explicación de apertura
Iniciar la primera ronda
2 personas
Coordinar las sesiones
3 personas
Recibir los resultados
2 personas
Asignar la siguiente ronda
2 personas
Hacer los anuncios de ronda
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Mantener limpias las mesas de descanso
Comprobar los artículos de aseo
Publicar los tiempos intermedios
Preparar la entrega de premios
2 personas
Comprobar la clasificación final
2 personas
Celebrar la entrega de premios
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Reunir las piezas de ajedrez
3 personas
Reunir tableros de ajedrez
3 personas
Recopilar los relojes de ajedrez
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Archivar resultados
Enviar los resultados a los participantes por correo
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el catering sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de juegocant. 32
Sillascant. 70
Mesa de registro
Mesas de cateringcant. 3
Mesa de premios

Material deportivo

Tableros de ajedrezcant. 36
Piezas de ajedrezcant. 36
Relojes de ajedrezcant. 36
Juegos de ajedrez de reservacant. 4
Relojes de ajedrez de repuestocant. 4
Panel de demostración
Piezas de ajedrez magnéticas
Formularios de competicióncant. 500
Tarjetas de puntuacióncant. 100
Dorsalescant. 70
Carpetas de reglamentocant. 10
Panel de resultados
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 8
Borrador para pizarra blancacant. 2
Troféos de premiocant. 6
Medallascant. 12
Certificadoscant. 70
Bloc de notascant. 40

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cargadorescant. 4
Baterías externascant. 2
Teléfono móvilcant. 2
Pantalla de presentación
Enrollacables

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 70
Platoscant. 70
Tenedorescant. 70
Cuchilloscant. 70
Cucharillascant. 70
Bandejas de servircant. 8
Jarras para servircant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubos de hielocant. 2
Cajas de almacenamientocant. 6
Pinzas de servircant. 6
Cuchillos de pancant. 2

Decoración

Mantelescant. 8
Portanombrescant. 70
Platos redondoscant. 36
Flechas de señalizacióncant. 8
Expositor de premios

Iluminación

Lámparas de mesacant. 8
Lámparas LED de repuestocant. 6

Catering

Compras

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Escoba de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 2
Aspiradora de mano

Consejos

Define el formato y el número máximo de participantes antes de publicar la inscripción. Así podrás calcular cuántas rondas, mesas, sillas, tableros y relojes necesitas.
Publica el reglamento junto con el formulario de inscripción. Indica el sistema de rondas, los desempates, la cuota, el horario y el plazo de pago para evitar consultas de última hora.
Cierra la lista de participantes y comprueba los pagos varios días antes del torneo. Reserva algunas plazas o material de margen si esperas cambios y prepara las acreditaciones con los nombres confirmados.
Prueba todos los relojes y las pilas de repuesto antes de montar la sala. Lleva juegos y relojes adicionales: una avería durante una ronda retrasa a todos los jugadores de esa mesa.
Imprime la distribución de mesas, las listas de asistencia, los formularios de partida y las normas antes del día del torneo. Lleva también un portátil, impresora, cables y regletas revisados para resolver cambios rápidamente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de ajedrez?: Empieza entre 4 y 8 semanas antes si necesitas reservar una sala, encargar premios y abrir inscripciones. Cierra pagos y participantes al menos 3 días antes, para preparar rondas y acreditaciones sin improvisar.
¿Cuántas rondas debe tener un torneo de ajedrez?: Depende del número de jugadores y del formato, pero un torneo de una jornada suele programar entre 5 y 7 rondas. Calcula también el tiempo de cada partida, los cambios de mesa y pausas de 10 a 15 minutos.
¿Qué material de ajedrez hace falta por mesa?: Prepara un tablero, un juego completo de piezas y un reloj por mesa. Añade al menos 1 juego y 1 reloj de repuesto por cada 10 mesas, además de pilas adicionales y material para registrar las partidas.
¿Cuándo hay que publicar el reglamento del torneo?: Publícalo al abrir las inscripciones, idealmente 3 o 4 semanas antes del torneo. Si modificas horarios, formato o criterios de desempate, comunícalo a todos los inscritos como mínimo 48 horas antes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.