Rugbytoernooi organiseren: checklist en planning

Een rugbytoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen teams en velden vastleggen. Je regelt tegelijk het wedstrijdformat, scheidsrechters, wedstrijdbegeleiders, kleedkamers, vergunningen en materiaal. Begin met de datum en locatie, werk daarna naar inschrijvingen en het wedstrijdschema toe. In de laatste week controleer je betalingen, deelnemerslijsten, weersverwachting en de spullen voor het veld. Met deze checklist houd je overzicht over 76 taken en 74 benodigdheden, van rugbyballen en scoreborden tot EHBO-koffers en regenponcho’s.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum en locatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Teams uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier versturen
Scheidsrechters benaderen
2 personen
Wedstrijdbegeleiders benaderen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Reservering sportvelden bevestigen
Reservering kleedkamers bevestigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Contactgegevens teamcaptains vastleggen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Reglement naar teams sturen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Betalingen controleren
Herinnering naar teams sturen
Prijzen en medailles bestellen
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Sportmateriaal ophalen
2 personen
Prijzen en medailles controleren
Wedstrijdformulieren printen
Teamindeling en schema printen
Koelboxen vullen
2 personen
Fruit en snacks portioneren
3 personen
Kleding en materialen klaarzetten
2 personen
Terreininspectie uitvoeren
2 personen
Velden uitzetten
4 personen
Doelen en beschermhoezen plaatsen
4 personen
Tenten en tafels opstellen
4 personen
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Scheidsrechtersbriefing geven
2 personen

Event

Teamregistratie openen
3 personen
Teamrugbyshirts uitdelen
2 personen
Spelregels toelichten
2 personen
Opening en teamfoto maken
3 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Tijdwaarneming uitvoeren
2 personen
Waterpunten bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kleedkamers tussentijds controleren
2 personen
Blessures registreren
2 personen
Finalewedstrijd begeleiden
6 personen
Eindstand controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Vertrek teams begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Velden vrijmaken
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Borg en sleutels terugbrengen
Uitslagen naar teams sturen
Bedankbericht naar vrijwilligers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 8
Bankenaantal 12
Tafelkledenaantal 10

Sportmateriaal

Rugbyballenaantal 12
Pionnenaantal 40
Veldmarkeringstapeaantal 8
Meetlintenaantal 2
Rugbydoelenaantal 4
Doelpaalbeschermersaantal 4
Trainingshesjesaantal 40
Fluitjesaantal 8
Reservevetersaantal 12
Waterjerrycansaantal 8
Drinkbekers voor spelersaantal 200
Koelboxenaantal 8
Handdoekenaantal 20
Reserveballenpompaantal 2
Balnaaldenaantal 10
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Prijzenaantal 4
Medaillesaantal 40
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 20
Dekensaantal 4
Regenponcho'saantal 20

Apparatuur

Megafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonladersaantal 6
Powerbanksaantal 4
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printer
Kassa'saantal 2

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Waterkannenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxen voor cateringaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Dienbladenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamnaambordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
A4-multibordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Blik en vegersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en wedstrijdformat eerst vast. Benader daarna direct teams, scheidsrechters en wedstrijdbegeleiders, zodat je niet pas na de inschrijving ontdekt dat een onderdeel niet bezet is.
Stuur het wedstrijdschema en reglement uiterlijk 7 dagen voor het toernooi naar de teams. Vraag tegelijk om de definitieve deelnemerslijst, contactgegevens van de teamcaptain en dieetwensen.
Controleer de sportvelden, kleedkamers en eventuele vergunningen minimaal 14 dagen vooraf. Bevestig ook wie de sleutel of toegang regelt en waar materiaal zoals rugbydoelen en scoreborden wordt opgeslagen.
Maak één vrijwilligersrooster met tijden en taken voor ontvangst, wedstrijdbegeleiding, scores en catering. Plan per wedstrijdblok voldoende mensen in en wijs één aanspreekpunt aan met een megafoon.
Controleer 24 tot 48 uur vooraf de weersverwachting en leg het alternatief weerplan klaar. Zet naast sportmateriaal ook partytenten, waterjerrycans, koelboxen, EHBO-koffers, ijscompressen en regenponcho’s op de controlelijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rugbytoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, format en uitnodigingen. Regel scheidsrechters, vergunningen en veldreserveringen uiterlijk 6 weken voor de speeldag.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema van een rugbytoernooi maken?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving sluit en werk het definitieve schema 7 dagen vooraf af. Controleer dan ook de deelnemerslijst, betalingen en beschikbare scheidsrechters.
Hoeveel rugbyballen heb ik nodig voor een toernooi?: Plan minimaal één wedstrijdbal per gelijktijdig gebruikt veld en houd reserveballen achter de hand. Controleer bovendien de reserveballenpomp en balnaalden minstens 1 dag vooraf.
Wanneer moet ik een weerplan voor een rugbytoernooi maken?: Bevestig het alternatieve weerplan uiterlijk 48 uur voor de start en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf. Leg dekens, regenponcho’s, partytenten en EHBO-materiaal bereikbaar klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.