Rugbyturnier organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Rugbyturnier steht und fällt mit einem klaren Spielplan, bestätigten Plätzen und verlässlichen Ansprechpersonen. Kläre zuerst Datum, Spielmodus und Genehmigungen, bevor du Teams einlädst. Danach folgen Anmeldungen, Schiedsrichter, Helfer, Verpflegung und die Kontrolle des Sportmaterials. Die letzten Tage brauchst du vor allem für Rückmeldungen, Zahlungen, Wetterplanung und den Ausdruck aller Unterlagen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Turnierdatum und -ort festlegen
2 Personen
Spielmodus festlegen
2 Personen
Teams einladen
2 Personen
Anmeldeformular versenden
Schiedsrichter kontaktieren
2 Personen
Wettkampfbetreuer ansprechen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Reservierung der Sportplätze bestätigen
Reservierung der Umkleidekabinen bestätigen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Kontaktdaten der Teamkapitäne festhalten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Wettkampfplan erstellen
2 Personen
Regeln an die Teams senden
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Zahlungen prüfen
Erinnerung an Teams senden
Preise und Medaillen bestellen
Wettervorhersage prüfen
Alternativen Wetterplan bestätigen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Sportmaterial abholen
2 Personen
Preise und Medaillen prüfen
Wettkampfformulare drucken
Teameinteilung und Zeitplan drucken
Kühlboxen füllen
2 Personen
Obst und Snacks portionieren
3 Personen
Kleidung und Materialien bereitlegen
2 Personen
Geländeinspektion durchführen
2 Personen
Spielfelder abstecken
4 Personen
Ziele und Schutzüberzüge anbringen
4 Personen
Zelte und Tische aufstellen
4 Personen
Stühle und Bänke aufstellen
3 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Schiedsrichterbriefing geben
2 Personen

Event

Teamregistrierung öffnen
3 Personen
Team-Rugbyshirts verteilen
2 Personen
Spielregeln erläutern
2 Personen
Eröffnung und Teamfoto machen
3 Personen
Wettkämpfe begleiten
8 Personen
Spielstände erfassen
2 Personen
Zeitmessung durchführen
2 Personen
Wasserstellen besetzen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Mittagsbuffet auffüllen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Umkleiden zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Verletzungen erfassen
2 Personen
Finale betreuen
6 Personen
Endstand überprüfen
2 Personen
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
Abreise der Teams begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Sportgeräte sammeln
4 Personen
Zelte und Möbel abbauen
5 Personen
Felder freimachen
4 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
Cateringbereich reinigen
3 Personen
Umkleiden reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialbestand überprüfen
2 Personen
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Kaution und Schlüssel zurückbringen
Ergebnisse an die Teams senden
Dankesnachricht an Freiwillige senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 8
BänkeAnz. 12
TischdeckenAnz. 10

Sportmaterial

RugbybälleAnz. 12
KegelAnz. 40
FeldmarkierungsbandAnz. 8
MessbänderAnz. 2
RugbytoreAnz. 4
TorpfostenschutzAnz. 4
TrainingswestenAnz. 40
PfeifenAnz. 8
ErsatzschnürsenkelAnz. 12
WasserkanisterAnz. 8
Trinkbecher für SpielerAnz. 200
KühlboxenAnz. 8
HandtücherAnz. 20
Ersatz-BallpumpeAnz. 2
BallnadelnAnz. 10
AnzeigetafelnAnz. 4
StoppuhrenAnz. 4
PreiseAnz. 4
MedaillenAnz. 40
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 20
DeckenAnz. 4
RegenponchosAnz. 20

Ausstattung

MegafoneAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
TelefonladegeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 2
Drucker
KassenAnz. 2

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
WasserkannenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
Kühlboxen für CateringAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
TablettsAnz. 6
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
TeamnamenschilderAnz. 8
WegweiserAnz. 10
A4-MehrfachtafelnAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 4
BesenAnz. 4
Kehrschaufel und BesenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Spielmodus fest, bevor du das Anmeldeformular verschickst. So können Teams von Anfang an mit einer realistischen Zahl an Spielen und einer festen Rückmeldefrist planen.
Bestätige Sportplätze und Umkleidekabinen spätestens 4 Wochen vor dem Turnier schriftlich. Prüfe dabei auch, ob Rugbytore, Torpfostenschutz und Feldmarkierungsband tatsächlich vor Ort verfügbar sind.
Erfasse bei jeder Anmeldung die Kontaktdaten des Teamkapitäns sowie Ernährungswünsche. Eine abschließende Teilnehmer- und Zahlungskontrolle 7 Tage vorher verhindert offene Fragen am Turniertag.
Plane Helfer nicht nur für die Spiele ein: Für Aufbau, Wettkampfbüro, Wasser, Erste Hilfe und Abbau brauchst du eigene Zuständigkeiten. Verschicke den Freiwilligenplan spätestens 5 Tage vor dem Turnier.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und bestätige den Alternativplan. Bei Regen müssen Zelte, Regenponchos, Decken, Kühlkompressen und trockene Wechselmöglichkeiten erreichbar sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Rugbyturnier organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Spielmodus und Genehmigungen. Teams, Schiedsrichter und Wettkampfbetreuer sollten spätestens 6 Wochen vor dem Turnier angefragt sein.
Wann sollte der Spielplan für ein Rugbyturnier fertig sein?: Erstelle den vorläufigen Spielplan, sobald die Anmeldefrist endet, und verschicke die finale Version spätestens 3 Tage vor dem Turnier. Berücksichtige dabei Spielpausen, Platzwechsel und verfügbare Schiedsrichter.
Wie viel Wasser brauchen Spieler bei einem Rugbyturnier?: Plane mindestens 1,5 bis 2 Liter Wasser pro Spieler für einen Turniertag ein, bei Hitze mehr. Stelle Wasserkanister und Trinkbecher direkt an den Spielfeldern bereit und fülle sie nach jeder Spielrunde nach.
Was muss man am Tag vor einem Rugbyturnier prüfen?: Kontrolliere 24 Stunden vorher Wetter, Anmeldungen, Zahlungen, Helferplan und Material. Besonders leicht vergessen werden Ersatz-Ballpumpe, Ballnadeln, Pfeifen, Erste-Hilfe-Koffer und gedruckte Wettkampfformulare.

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