Rugbytoernooi organiseren: checklist van voorbereiding tot aftrap
Een rugbytoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen een veld en teams bij elkaar brengen. Leg eerst datum, terrein, kleedkamers, scheidsrechters en EHBO vast; daarna volgen inschrijvingen, regels en het wedstrijdschema. In de laatste week controleer je contactgegevens, dieetwensen, vrijwilligers en parkeerinformatie. Op de dag zelf moeten registratie, scoreborden, veldmarkering, ballen, catering en communicatie tegelijk klaarstaan. Gebruik deze checklist om niets op het laatste moment te moeten regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Toernooidatum vastleggen
2 personen
Sportveld reserveren
Kleedkamers reserveren
Scheidsrechters vastleggen
EHBO-bezetting vastleggen
Toernooiregels opstellen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Teams uitnodigen
2 personen
Promotie publiceren
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Contactgegevens controleren
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling bevestigen
2 personen
Wedstrijdschema versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Scheidsrechters informeren
Parkeerinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Wedstrijdkaarten printen
Teamregistratie voorbereiden
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Velden uitzetten
4 personen
Doelen plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Borden en routepijlen plaatsen
2 personen
Scheidsrechtersbriefing houden
5 personen
Vrijwilligersbriefing houden
4 personen
Event
Registratietafel bemannen
2 personen
Teams ontvangen
3 personen
Wedstrijdvelden vrijgeven
2 personen
Opening aankondigen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Speeltijd en wisselsignalen verzorgen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
EHBO-punt bemannen
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Finalewedstrijden begeleiden
6 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Publiek informeren over vertrek
Nazorg
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Terrein vrijmaken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Terrein schoon opleveren
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Gevonden voorwerpen sorteren
Uitslagen publiceren
Deelnemers informeren over uitslag
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 6
- Registratiebalie
- Kledingrekkenaantal 4
Sportmateriaal
- Rugbyballenaantal 12
- Rugbydoelenaantal 4
- Pionnenaantal 80
- Veldmarkeringstapeaantal 6
- Trainingshesjesaantal 40
- Fluitjesaantal 8
- Stopwatchesaantal 4
- Scorebordenaantal 4
- Reservebalpompaantal 2
Apparatuur
- Mobiele geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Labelprinter
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiebekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 20
- Schenkkannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Openersaantal 4
- Maatbekersaantal 2
Decoratie
- Teamvlaggenaantal 12
- Start- en finishbordaantal 2
- Wedstrijdinformatiepostersaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handvegersaantal 4
Catering
- EHBO-koffersaantal 2
- Koelelementenaantal 30
- Prijzendozenaantal 4
- Medaillesaantal 60
- Wisselgeldkist
- Polsbandjesaantal 250
- Clipboardsaantal 8
- Pennenaantal 30
- Naamstickersaantal 250
- Portioneerbakjesaantal 150
- Waterkannenaantal 10
- Thermodekensaantal 6
- Koelvestenaantal 4
- Boodschappen
Tips
- Reserveer veld en kleedkamers ruim vóór je teams uitnodigt. Controleer ook hoeveel velden, kleedkamers en parkeerplaatsen beschikbaar zijn, zodat je wedstrijdschema daarop aansluit.
- Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen en teamindeling zijn gecontroleerd. Verstuur het schema uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf samen met aanvangstijden en parkeerinformatie.
- Plan per wedstrijd een scheidsrechter en wijs daarnaast een contactpersoon voor de wedstrijddag aan. Informeer alle scheidsrechters opnieuw zodra tijden, veldnummers of toernooiregels wijzigen.
- Zet registratie, scoreborden en geluidsinstallatie vóór de eerste wedstrijd klaar. Test microfoons, stopwatches, verlengkabels en stekkerdozen en leg een reservebalpomp bij het sportmateriaal.
- Koelboxen vullen en fruit, snacks en drinken klaarzetten kost meer tijd dan verwacht. Reken voor de opbouw minstens 60 minuten vóór teamregistratie en houd rekening met dieetwensen die je vooraf hebt verzameld.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een rugbytoernooi organiseren?
- Leg datum, veld, kleedkamers, scheidsrechters en EHBO bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open daarna de aanmelding, zodat je minstens 2 weken voor het toernooi de teamindeling en het wedstrijdschema kunt afronden.
- Wanneer moet ik het wedstrijdschema van een rugbytoernooi versturen?
- Stuur het definitieve schema 3 tot 5 dagen voor de wedstrijddag naar alle teams en scheidsrechters. Vermeld per team de aankomsttijd, registratie, het veldnummer en de parkeerinformatie.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een rugbytoernooi?
- Plan minimaal 60 minuten voor de praktische opbouw en controleer het terrein vóór de eerste teamregistratie. Voor meerdere velden, partytenten, registratie en catering is 90 minuten veiliger.
- Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste controleren?
- Controleer eerst veldmarkering, rugbydoelen, pionnen, ballen, scoreborden en EHBO-bezetting. Test daarna de geluidsinstallatie en richt registratie, koelboxen en de drink- en snacktafel in voordat teams arriveren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!