Checklist pour organiser un tournoi de rugby

Un tournoi de rugby demande de coordonner le terrain, les vestiaires, les équipes, les arbitres et les bénévoles dans le bon ordre. Cette checklist rassemble 68 tâches et 62 éléments à prévoir, du choix de la date jusqu’à l’accueil des joueurs. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés : les besoins alimentaires, les informations de parking, les secours et le matériel de rechange. Utilise-la pour suivre les inscriptions, répartir les rôles et préparer le jour des matchs sans courir après les dernières décisions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le terrain de sport
Réserver les vestiaires
Finaliser les arbitres
Assurer la présence des secours
Établir les règles du tournoi
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Inviter les équipes
2 personnes
Publier la promotion
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les coordonnées
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
Envoyer le programme de compétition
Répartir les bénévoles
2 personnes
Informer les arbitres
Envoyer les infos de parking
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Imprimer les cartes de compétition
Préparer l’enregistrement des équipes
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les fruits et les snacks
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les panneaux et les flèches de direction
2 personnes
Animer le briefing des arbitres
5 personnes
Animer le briefing des bénévoles
4 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les équipes
3 personnes
Libérer les terrains de compétition
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer les matchs
6 personnes
Enregistrer les résultats
2 personnes
Gérer le temps de jeu et les signaux de remplacement
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Informer le public du départ

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Dégager le site
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Rendre le terrain propre
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Trier les objets trouvés
Publier les résultats
Informer les participants du résultat

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Comptoir d'inscription
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Ballons de rugbyqté 12
Buts de rugbyqté 4
Cônesqté 80
Ruban de balisageqté 6
Chasubles d’entraînementqté 40
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Pompe à ballons de rechangeqté 2

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante d'étiquettes

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 4
Verres doseursqté 2

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 12
Panneau départ et arrivéeqté 2
Affiches d’information du concoursqté 8
Nappesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4

Catering

Trousses de premiers secoursqté 2
Pains de glaceqté 30
Boîtes de prixqté 4
Médaillesqté 60
Caisse pour la monnaie
Braceletsqté 250
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 250
Barquettes de portionqté 150
Carafes d’eauqté 10
Marqueurs thermiquesqté 6
Gilets rafraîchissantsqté 4
Courses

Conseils

Bloque le terrain et les vestiaires avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois au moins 2 à 3 semaines pour confirmer les arbitres, les secours et les équipes invitées.
Ferme les inscriptions plusieurs jours avant le tournoi pour vérifier les coordonnées, recueillir les besoins alimentaires et établir la répartition définitive des équipes.
Envoie le programme de compétition et les informations de parking au moins 3 jours avant l’événement. Les équipes doivent connaître leur heure d’arrivée, leur vestiaire et leur premier match.
Prépare une table d’enregistrement avec les cartes de compétition, un ordinateur portable et une imprimante d’étiquettes. Garde aussi des chasubles, des sifflets, un chronomètre et une pompe à ballons de rechange.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis à nouveau le matin même. Remplis les glacières, prépare les fruits et les snacks, et vérifie les rallonges, multiprises et le système de sonorisation avant l’arrivée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de rugby ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le terrain et les vestiaires, confirmer les arbitres et les secours, ouvrir les inscriptions, puis finaliser le planning.
Quand fermer les inscriptions d’un tournoi de rugby ?: Ferme-les au moins 5 à 7 jours avant le tournoi. Tu pourras ainsi vérifier les coordonnées, répartir les équipes, recueillir les besoins alimentaires et envoyer le programme définitif.
Que prévoir pour l’accueil des équipes le jour du tournoi ?: Installe le comptoir d’inscription au moins 60 minutes avant le premier match. Prépare les cartes de compétition, les étiquettes, les informations de parking et une personne pour orienter les équipes vers les vestiaires.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un tournoi de rugby ?: Prévois environ 1 à 1,5 litre d’eau par joueur pour une journée de matchs, davantage par forte chaleur. Répartis les boissons dans plusieurs glacières et garde les thermos et les gobelets à café pour l’accueil et les pauses.

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