Checklist voor een roeiwedstrijd organiseren
Een roeiwedstrijd vraagt om meer dan boten en een startlijn. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en veiligheidsafspraken vast; daarna volgen inschrijvingen, jury, vrijwilligers en deelnemersinformatie. In de laatste week controleer je de baan, boten, reddingsmiddelen, startnummers en techniek. Deze checklist helpt je de 62 taken in een logische volgorde af te werken, zodat materiaal op tijd aan de steiger staat en iedereen weet waar hij moet zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Juryleden bevestigen
EHBO-ondersteuning vastleggen
Reddingsboot indelen
2 personen
Start- en finishindeling maken
2 personen
Startlijsten opstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Prijzen en medailles bestellen
Wedstrijdmateriaal controleren
3 personen
Boten inspecteren
3 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en medailles ophalen
Event
Boten naar de steiger brengen
4 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Start- en finishgebied inrichten
4 personen
Boeien en baanmarkering plaatsen
5 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
Deelnemersregistratie openen
3 personen
Roeiers naar boten verwijzen
3 personen
Boten en uitrusting controleren
4 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Wedstrijdonderdelen starten
5 personen
Tijden en uitslagen registreren
3 personen
Roeiers bij de finish opvangen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Veiligheid op het water bewaken
4 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Slotmededelingen verzorgen
Laatste dranken serveren
2 personen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Boeien en baanmarkering verwijderen
5 personen
Boten terugbrengen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Jurytafel
- Afzethekkenaantal 12
Sportmateriaal
- Wedstrijdbotenaantal 8
- Reserveboot
- Roeiriemenaantal 20
- Startnummersaantal 120
- Boeienaantal 40
- Baanmarkeringaantal 8
- Stopwatchesaantal 6
- Reddingsvestenaantal 12
- Werplijnenaantal 4
- Peddelsaantal 6
- Wedstrijdhesjesaantal 30
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsboeienaantal 4
- Zaklampenaantal 6
- Veiligheidshesjesaantal 20
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Printer
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Megafoonsaantal 2
Verlichting
- LED-lampenaantal 8
- Batterijenaantal 24
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Herbruikbare bordenaantal 150
- Herbruikbaar bestekaantal 150
- Koffiekopjesaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Waterkokersaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Opscheptangenaantal 8
- Koelcontainersaantal 4
- Koffiefiltersaantal 200
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Poetsdoekenaantal 20
Decoratie
- Wedstrijdvlaggenaantal 12
- Routebordenaantal 10
- Pijlbordenaantal 8
- Prijzentafelkleed
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag vergunningen en leg het veiligheidsplan vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem daarin ook de reddingsboot, EHBO-ondersteuning, afzetting en communicatie op; zonder deze afspraken kun je de wedstrijddag niet verantwoord indelen.
- Open de inschrijving pas nadat wedstrijdreglement, start- en finishindeling en sluitingsdatum zijn bepaald. Verwerk dieetwensen en stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, inclusief aanmeldtijd, startlocatie en wat zij zelf meenemen.
- Bevestig juryleden, vrijwilligers en reddingsboot afzonderlijk en maak per post een indeling. Plan minimaal één persoon voor de jurytafel, één voor de start, één voor de finish en een bemanning voor de reddingsboot.
- Controleer de baan en wedstrijdboten uiterlijk de dag vóór de wedstrijd. Leg boeien, baanmarkering, startnummers, roeiriemen, stopwatches en een reserveboot klaar; controleer ook reddingsvesten, werplijnen en peddels.
- Test geluidsinstallatie, microfoon, laptops, printer en megafoons vóór de eerste deelnemers arriveren. Leg verlengkabels, stekkerdozen, batterijen en LED-lampen apart klaar en richt partytenten, tafels en stoelen zo in dat jury en deelnemers droog kunnen werken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een roeiwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je locatie, vergunningen, veiligheidsplan, inschrijving, jury, vrijwilligers, EHBO en reddingsboot; bestel prijzen en medailles zodra het verwachte deelnemersaantal duidelijk is.
- Wanneer moet ik de inschrijving voor een roeiwedstrijd openen?
- Open de inschrijving ongeveer 6 tot 8 weken voor de wedstrijddatum. Sluit haar 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je aanmeldingen kunt verwerken, startlijsten kunt maken en dieetwensen en deelnemersinformatie op tijd kunt afronden.
- Wat moet ik de dag voor een roeiwedstrijd controleren?
- Controleer de boten, reserveboot, roeiriemen, boeien, baanmarkering, startnummers en stopwatches uiterlijk de dag ervoor. Zet ook reddingsvesten, werplijnen, peddels, wedstrijdhesjes en het materiaal voor jury en registratie bij elkaar.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een roeiwedstrijd?
- Plan minimaal 8 functies: start, finish, jurytafel, registratie, terrein, materiaal, deelnemersbegeleiding en veiligheid. Voeg extra vrijwilligers toe bij meerdere starts of een groot deelnemersveld, zodat niemand tegelijk een kritieke post en een andere taak moet uitvoeren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!