Organiser une course d’aviron sans rien oublier

Une course d’aviron se prépare sur l’eau, mais aussi à terre : autorisations, sécurité, inscriptions, arbitrage et accueil doivent avancer dans le bon ordre. Prévoyez un responsable pour chaque domaine et fixez des dates limites plutôt que de tout concentrer la dernière semaine. Le plan comprend 62 tâches et 52 éléments de matériel, du bateau de réserve aux listes de départ. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs jusqu’à l’inspection du site et à l’installation sur la jetée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Demander les autorisations
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Définir le règlement du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
Organiser l’assistance premiers secours
Répartir le bateau de sauvetage
2 personnes
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
Établir les listes de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Commander les prix et médailles
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
Inspecter les bateaux
3 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix et les médailles

Événement

Amener les bateaux à la jetée
4 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les cônes et le marquage de piste
5 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Aménager le point café et boissons
3 personnes
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
Ouvrir l’enregistrement des participants
3 personnes
Orienter les rameurs vers les bateaux
3 personnes
Vérifier les bateaux et l’équipement
4 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Lancer les épreuves
5 personnes
Enregistrer les temps et les résultats
3 personnes
Accueillir les rameurs à l’arrivée
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Veiller à la sécurité sur l’eau
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Préparer les annonces de clôture
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Retirer les cônes et le marquage de piste
5 personnes
Rapporter les bateaux
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Barrières de sécuritéqté 12

Matériel de sport

Bateaux de compétitionqté 8
Bateau de réserve
Ramesqté 20
Numéros de départqté 120
Bouéesqté 40
Marquage de pisteqté 8
Chronomètresqté 6
Gilets de sauvetageqté 12
Lignes de lancerqté 4
Pagaiesqté 6
Maillots de compétitionqté 30
Trousses de premiers secoursqté 2
Bouées de sauvetageqté 4
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 20

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pince de serviceqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Filtres à caféqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Panneaux de directionqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Nappe pour table des prix

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les accords nécessaires et finaliser le plan de sécurité.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant la course. Il vous faut ensuite le temps de traiter les besoins alimentaires, d’établir les listes de départ et d’envoyer les consignes aux participants.
Ne laissez pas la sécurité à la veille du départ : répartissez le bateau de sauvetage, vérifiez les gilets, les lignes de lancer, les barrières et les moyens de communication.
Comptez séparément les bateaux de compétition et le bateau de réserve, puis inspectez les coques, rames, numéros, bouées et marquages de piste avant leur transfert à la jetée.
Préparez un poste jury fonctionnel avec table, chronomètres, ordinateur, imprimante, rallonges et multiprises. Testez aussi la sonorisation, le microphone et les mégaphones avant l’arrivée des équipages.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le site, demander les autorisations, ouvrir les inscriptions, confirmer les jurés et organiser les secours sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une course d’aviron ?: Clôturez-les au moins 5 à 7 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps de traiter les dossiers, recueillir les besoins alimentaires et produire les listes de départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course d’aviron ?: Répartissez les bénévoles par fonctions avant le jour J : accueil, départ, arrivée, jury, sécurité, ravitaillement et installation. Pour une petite course, prévoyez au minimum un responsable par fonction et une personne de relève pour les postes critiques.
Quand faut-il vérifier le matériel de compétition ?: Faites une première vérification 3 à 5 jours avant, puis une inspection finale le matin de la course. Contrôlez notamment les bateaux, le bateau de réserve, les rames, les bouées, le marquage de piste et les chronomètres.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.