Roeiwedstrijd organiseren: checklist en planning
Een roeiwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en een starttijd. Je regelt tegelijk het wedstrijdformat, de baan, vergunningen, veiligheid, jury, deelnemers en vrijwilligers. Begin met de locatie en het veiligheidsplan, zodat je weet welke reddingsmiddelen en bemensing nodig zijn. Daarna volgen inschrijvingen, startindeling en materiaalcontrole. Deze checklist helpt je de 70 taken en 61 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, inclusief zaken die op de wedstrijddag vaak te laat worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Reddingsmiddelen reserveren
Jury en tijdwaarnemers vastleggen
2 personen
Start- en finishindeling maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Startnummers toewijzen
2 personen
Startlijst publiceren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reddingspost afspreken
2 personen
Weersverwachting controleren
Materiaal en boten controleren
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Prijzen en certificaten klaarleggen
Dranken koelen
2 personen
Briefingdocumenten afdrukken
Terrein inspecteren
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Start- en finishgebied inrichten
4 personen
Boeien en baanmarkering plaatsen
4 personen
Veiligheidsboot controleren
3 personen
Reddingsmiddelen klaarleggen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
Communicatiemiddelen testen
3 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Boten en ploegen controleren
3 personen
Jurybriefing houden
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste race starten
4 personen
Races begeleiden
8 personen
Tijden registreren
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publieksinformatie verzorgen
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking houden
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Terreinverlichting controleren
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Boeien en baanmarkering verwijderen
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersberichten versturen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Boten en reddingsmiddelen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Inklaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 60
- Tafelkledenaantal 10
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Roeibotenaantal 8
- Riemenaantal 16
- Startnummersaantal 80
- Baanboeienaantal 24
- Baanlijnenaantal 8
- Startvlaggenaantal 4
- Finishvlaggenaantal 2
- Reddingsboeienaantal 6
- Reddingsvestenaantal 12
- Werplijnenaantal 4
- Reservepeddelsaantal 4
- Startblokkenaantal 8
- Waterdichte scorebordenaantal 2
- Medaillelintenaantal 30
- Trofeeënaantal 6
- Certificaatmappenaantal 80
Apparatuur
- Stopwatchesaantal 6
- Tabletsaantal 3
- Portofoonsaantal 10
- Megafoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Waterdichte telefoonhoezenaantal 10
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
- Kabelhaspelsaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterkannenaantal 12
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Scharenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 12
Decoratie
- Routebordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 8
- Wedstrijdpostersaantal 6
- Sponsorbannersaantal 8
- Prijzentafelbord
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Bliksemersaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat en de start- en finishindeling vroeg vast. Daarmee kun je de baanboeien, baanlijnen, startblokken, vlaggen en waterdichte scoreborden tijdig reserveren en controleren.
- Regel veiligheid niet pas in de laatste week. Spreek een reddingspost af, leg reddingsboten en werplijnen vast en controleer vóór de wedstrijddag of reddingsvesten, reddingsboeien en portofoons compleet en bruikbaar zijn.
- Open de inschrijving zodra locatie, format en veiligheidsvoorwaarden duidelijk zijn. Verwerk aanmeldingen doorlopend, verzamel dieetwensen en bevestig deelnemers voordat je startnummers en de definitieve startlijst maakt.
- Plan vrijwilligers per functie, niet alleen per tijdstip. Je hebt onder meer mensen nodig voor jury en tijdwaarneming, de start, finish, reddingspost, deelnemersbriefing en routeborden; leg ook reservebezetting vast.
- Doe de laatste materiaal- en weerscontrole uiterlijk de dag ervoor. Leg startnummers, briefingdocumenten, reservepeddels, stopwatches, tablets, batterijen en powerbanks klaar en zorg dat dranken gekoeld zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een roeiwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het wedstrijdformat, de locatie, vergunningen en het veiligheidsplan. Open de inschrijving daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 1 tot 2 weken voor de wedstrijd de deelnemers en startlijst kunt bevestigen.
- Welke veiligheid heb ik nodig bij een roeiwedstrijd?
- Regel minimaal een afgesproken reddingspost, reddingsmiddelen, reddingsvesten, reddingsboeien, werplijnen en communicatie via portofoons. Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de wedstrijd; leg vast wie de wedstrijd stillegt bij onveilig weer.
- Wanneer moet de startlijst van een roeiwedstrijd klaar zijn?
- Maak de definitieve startlijst bij voorkeur 3 tot 7 dagen voor de wedstrijd, nadat aanmeldingen, afmeldingen en startnummers zijn verwerkt. Deel op de wedstrijddag alleen wijzigingen uit via één aangewezen aanspreekpunt voor jury en deelnemers.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een roeiwedstrijd?
- Reken voor een kleinschalige wedstrijd op minimaal 8 tot 12 vrijwilligers naast de deelnemers: voor jury en tijdwaarneming, start, finish, reddingspost, ontvangst, briefing en terrein. Plan 1 of 2 reservevrijwilligers, omdat functies op het water niet zomaar kunnen worden overgenomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!