Organiser une course d’aviron sans rien oublier

Une course d’aviron demande une organisation précise sur l’eau comme à terre. Commence par définir le format, réserver le lieu et obtenir les autorisations, puis construis le dispositif de sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Les participants, les juges, les chronométreurs et les bénévoles doivent connaître leur rôle plusieurs jours avant la compétition. Cette checklist regroupe les préparatifs administratifs, sportifs, logistiques et l’organisation du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Demander les autorisations
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Réserver les moyens de secours
Prévoir les juges et les chronométreurs
2 personnes
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Publier la liste de départ
Répartir les bénévoles
2 personnes
Convenir du poste de secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le matériel et les bateaux
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les prix et certificats
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer les documents de briefing
Inspecter le site
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les cônes et le marquage de piste
4 personnes
Vérifier le bateau de sécurité
3 personnes
Préparer les équipements de sauvetage
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Tester les moyens de communication
3 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les bateaux et les équipes
3 personnes
Organiser le briefing du jury
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Lancer la première course
4 personnes
Encadrer les courses
8 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Assurer l’information du public
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Vérifier l'éclairage du site
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

Retirer les cônes et le marquage de piste
4 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Publier les résultats
Envoyer des messages aux participants
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les bateaux et le matériel de sauvetage
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 60
Nappesqté 10
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ceinturesqté 16
Numéros de départqté 80
Bouées de couloirqté 24
Lignes de pisteqté 8
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 2
Bouées de sauvetageqté 6
Gilets de sauvetageqté 12
Lignes de lancerqté 4
Pagaies de rechangeqté 4
Blocs de départqté 8
Tableaux de score étanchesqté 2
Rubans de médailleqté 30
Trophéesqté 6
Classeurs de certificatsqté 80

Équipement

Chronomètresqté 6
Tablettesqté 3
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Étuis étanches pour téléphoneqté 10
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Carafes d’eauqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Pincesqté 6
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Affiches du matchqté 6
Bannières sponsorsqté 8
Panneau de table des prix

Nettoyage

Balaiqté 2
Lampionsqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et lance les demandes d’autorisation au moins 8 à 12 semaines avant la course. Le délai dépend du plan d’eau, des règles locales et des moyens de secours nécessaires.
Verrouille le dispositif de sécurité avant les inscriptions : poste de secours, moyens de secours, bouées de sauvetage, gilets et consignes d’intervention doivent être prévus pour chaque zone de la course.
Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant la compétition afin de traiter les besoins alimentaires, confirmer les participants, attribuer les numéros de départ et publier la liste de départ.
Prépare un briefing imprimé pour les juges, chronométreurs, bénévoles et équipages. Distribue les rôles et les canaux de communication au moins 60 minutes avant le premier départ.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Vérifie aussi les bateaux, les lignes de piste, les bouées, les drapeaux et les batteries avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron ?: Prévois généralement 8 à 12 semaines pour une course avec réservation du plan d’eau, autorisations, sécurité, inscriptions et bénévoles. Une petite épreuve déjà installée peut être préparée en 4 à 6 semaines si le lieu et le matériel sont disponibles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course d’aviron ?: Ouvre les inscriptions environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ferme-les 7 à 10 jours avant afin de vérifier les dossiers, recueillir les besoins alimentaires et préparer la liste de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’aviron ?: Pour une petite compétition, prévois au minimum 1 responsable, 2 à 3 personnes au départ, 2 à 3 à l’arrivée, des juges et chronométreurs, ainsi qu’une équipe de sécurité. Ajoute des bénévoles pour l’accueil, les orientations et le ravitaillement selon le nombre de participants.
Que faut-il vérifier la veille d’une course d’aviron ?: La veille, vérifie le matériel et les bateaux, les numéros de départ, les bouées, les lignes, les moyens de communication et les documents de briefing. Refais une vérification météo et confirme le poste de secours, les juges, les chronométreurs et les bénévoles.

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