Retrokoers organiseren: checklist en planning

Een retrokoers vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooi parcours en oude fietsen. Je regelt tegelijk verkeersveiligheid, inschrijvingen, vrijwilligers, publiekszones en fietsreparatie. Begin met datum, parcours en vergunningen en werk daarna toe naar de start- en finishzone. Deze checklist helpt je om materiaal, deelnemersinformatie en de laatste controles in de juiste volgorde af te handelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Verzekering controleren
Verkeersplan indienen
2 personen
Locatie reserveren
Start- en finishzone bepalen
2 personen
Parcours inspecteren
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Muziekprogramma vastleggen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startnummers ontwerpen
Routekaarten drukken
Borden en pijlen maken
3 personen
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Koeltransport regelen
Fietsen en rekken controleren
2 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Routeborden laden
3 personen
Parcours uitzetten
8 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Dranghekken plaatsen
6 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Fietsenstalling inrichten
3 personen
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen controleren
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Renners naar start begeleiden
3 personen
Startschot verzorgen
2 personen
Koersposten bemannen
8 personen
Rondeverloop registreren
2 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
Renners opvangen
4 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Parcours vrijgeven
4 personen
Routeborden verwijderen
6 personen
Dranghekken afbreken
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen
Routecontrole na afloop
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Inschrijftafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 10
Fietsenrekkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Portofoonsaantal 10
Stopwatchesaantal 4
Megafonenaantal 3
Fietsreparatiestandaardsaantal 2
Fietspompenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Nummerhoudersaantal 150
Racefietsen voor demonstratieaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsbandenlichtersaantal 6
Inbussleutelsetsaantal 4
Fietskettingenaantal 2
Bidonhoudersaantal 4
Bidonsaantal 20
Verkeerskegelsaantal 40
Startvlaggenaantal 4
Finishlintenaantal 3
Rondebordenaantal 10
Parcoursbewegwijzeringaantal 35
Reflecterende hesjesaantal 20
Handschoenen voor verkeerspostenaantal 20
Dranghekkenaantal 30
Start- en finishboog

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Koelkrattenaantal 8
Voedselbakkenaantal 12
Aluminium serveerbladenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Retro wielerpostersaantal 20
Prijzendozenaantal 6
Medaillesaantal 12
Trofeeënaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegers en blikaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, parcours en locatie minimaal 12 weken vooraf vast. Controleer het parcours daarna nog een keer op wegwerkzaamheden, smalle passages en plekken waar verkeersbegeleiders nodig zijn.
Dien de vergunning en het verkeersplan niet pas in de laatste weken in. Reserveer daarnaast portofoons, verkeerskegels en megafonen voor de routeposten en start- en finishzone.
Open de inschrijving zodra route en datum definitief zijn en sluit die uiterlijk 7 dagen voor de koers. Verzamel dieetwensen meteen, zodat je deelnemersbevestigingen en catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Plan per taak minstens één vrijwilliger bij inschrijving, start, finish, routeposten en fietsservice. Geef hen vooraf een indeling, routekaart en contactmogelijkheid; op de dag zelf zijn portofoons praktischer dan losse telefoonnummers.
Controleer 1 dag vooraf alle fietsenrekken, startnummers, nummerhouders, stopwatches en reparatiemateriaal. Leg reservebinnenbanden, bandenlichters, pompen en inbussleutelsets zichtbaar klaar bij de fietsreparatiestandaards.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een retrokoers organiseren?: Begin bij voorkeur 12 weken vooraf met datum, parcours, locatie en vergunning. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersbevestigingen, vrijwilligersindeling, drukwerk en materiaalcontroles.
Wanneer moet ik de vergunning voor een retrokoers aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en parcours vaststaan, bij voorkeur minimaal 12 weken voor de koers. Het verkeersplan moet tegelijk voldoende tijd krijgen voor beoordeling en eventuele aanpassingen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een retrokoers?: Plan minimaal één vrijwilliger voor inschrijving, start, finish, fietsservice en elke routepost. Bij meerdere routeposten kom je al snel op 8 tot 12 mensen; maak de definitieve indeling zodra het parcours vastligt.
Wanneer sluit ik de inschrijving voor een retrokoers?: Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de koers. Dan heb je tijd om deelnemers te bevestigen, startnummers en routekaarten te drukken en dieetwensen te verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.