Checklist pour organiser une course rétro
Une course rétro demande de coordonner le parcours, les participants, les bénévoles et le matériel de vélo dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le circuit, puis vérifie les autorisations, l’assurance et le plan de circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les rôles, confirmer les besoins alimentaires et préparer les dossards, les flèches et les cartes. Le jour J, prévois aussi une organisation claire pour le départ, l’arrivée, les réparations et le transport réfrigéré.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le parcours
2 personnes
Demander une autorisation
Vérifier l’assurance
Soumettre le plan de circulation
2 personnes
Réserver le lieu
Définir les zones de départ et d’arrivée
2 personnes
Inspecter le parcours
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Conserver le programme musical
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Concevoir les dossards
Imprimer les cartes d’itinéraire
Créer des panneaux et des flèches
3 personnes
Commander les prix et médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Organiser le transport réfrigéré
Vérifier les vélos et les supports
2 personnes
Vérifier les outils
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Charger les panneaux d'itinéraire
3 personnes
Mettre en place le parcours
8 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Aménager le parking à vélos
3 personnes
Briefing des bénévoles
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les vélos
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Accompagner les coureurs au départ
3 personnes
Donner le coup de départ
2 personnes
Tenir les postes de course
8 personnes
Enregistrer le déroulement du tour
2 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
3 personnes
Accueillir les coureurs
4 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Suivi
Autoriser le parcours
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Démonter les barrières de sécurité
6 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les glacières et les caisses
2 personnes
Contrôle de parcours après l'événement
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables de bièreqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Tables d’inscriptionqté 2
- Tabourets de barqté 6
- Poubellesqté 10
- Râteliers à vélosqté 12
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphonesqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 6
- Talkies-walkiesqté 10
- Chronomètresqté 4
- Mégaphonesqté 3
- Supports de réparation de véloqté 2
- Pompes à véloqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
Matériel de sport
- Numéros de départqté 150
- Porte-numérosqté 150
- Vélos de course pour démonstrationqté 4
- Chambres à air de rechangeqté 12
- Démonte-pneus de véloqté 6
- Jeux de clés Allenqté 4
- Chaînes de véloqté 2
- Porte-bidonsqté 4
- Bidonsqté 20
- Cônes de signalisationqté 40
- Drapeaux de départqté 4
- Rubans d’arrivéeqté 3
- Assiettes rondesqté 10
- Signalétique du parcoursqté 35
- Gilets réfléchissantsqté 20
- Gants pour les postes de circulationqté 20
- Barrières de fouleqté 30
- Arche de départ et d’arrivée
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Couteaux à painqté 3
- Louchesqté 8
- Caisses réfrigéréesqté 8
- Bacs alimentairesqté 12
- Plateaux de service en aluminiumqté 8
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Affiches cyclistes rétroqté 20
- Boîtes de prixqté 6
- Médaillesqté 12
- Trophéesqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Projecteurs de chantierqté 4
- Pilesqté 24
Nettoyage
- Balaisqté 4
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Balais et pelleqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque les démarches administratives au moins 6 à 8 semaines avant la course : autorisation, assurance et plan de circulation peuvent nécessiter plusieurs validations. Sans accord écrit, évite d’annoncer définitivement le parcours.
- Inspecte le circuit deux fois : une première fois avant l’ouverture des inscriptions, puis à nouveau dans les 7 jours précédant la course. Vérifie notamment les croisements, les zones dangereuses et les endroits où installer des cônes ou des flèches.
- Répartis les bénévoles par zone plutôt que par tâche générale : départ, arrivée, carrefours, inscriptions, ravitaillement et assistance vélo. Donne à chaque responsable un moyen de communication et un horaire d’arrivée précis.
- Prépare les dossards, cartes et panneaux au moins 3 jours avant l’événement. Garde une réserve d’environ 10 % de dossards et imprime quelques cartes supplémentaires pour les pertes ou les inscriptions corrigées.
- Contrôle les vélos et le matériel de réparation la veille : pompes, chambres à air, démonte-pneus, clés Allen et chaînes doivent être regroupés au même endroit. Charge aussi les talkies-walkies, les chronomètres et les lampes de poche avant l’installation.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une course rétro ?
- Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver le lieu, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions avant la course.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une course rétro ?
- Ouvre-les après avoir validé la date, le parcours, le lieu et les principales contraintes administratives, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Ferme-les quelques jours avant la course pour confirmer les dossards et les besoins alimentaires.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course rétro ?
- Le nombre dépend du parcours, mais prévois au minimum une personne par point de circulation ou zone sensible, plus une équipe pour les inscriptions, l’arrivée et l’assistance vélo. Finalise la répartition au moins 7 jours avant le départ.
- Que faut-il vérifier la veille d’une course rétro ?
- Vérifie le parcours, les vélos, les supports, les outils, les dossards, la sonorisation et les moyens de communication. Regroupe le matériel par zone et termine le chargement au moins 2 heures avant le début de l’installation.
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