Checklist regionaal kampioenschap wielrennen organiseren

Een regionaal kampioenschap wielrennen vraagt om meer dan een start- en finishlijn. Je moet het wedstrijdreglement, de categorieën, vergunningen, verkeersmaatregelen, jury en medische ondersteuning vroeg vastleggen. Daarna volgen inschrijvingen, vrijwilligers, parcourscontrole en de praktische inrichting van de start- en finishzone. Deze checklist helpt je de 75 taken en 69 benodigdheden in een logische volgorde af te werken, zodat startnummers, routeborden, timing en catering niet op het laatste moment geregeld worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Parcoursvergunning aanvragen
2 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
Verzekeringsdekking controleren
Officiële jury vastleggen
2 personen
Medische ondersteuning vastleggen
2 personen
Verkeersregelaars vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
3 personen
Prijzengeld vastleggen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parcours inspecteren
3 personen
Start- en finishzone meten
3 personen
Parcourskaart publiceren
Starttijden publiceren
Catering reserveren
2 personen
Materiaal reserveren
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Routeborden voorbereiden
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Vrijwilligersbriefing maken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal ophalen
3 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Parcours uitzetten
8 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Routeborden plaatsen
5 personen
Start- en finishboog opbouwen
5 personen
Inschrijftafels opstellen
3 personen
Cateringpunt opbouwen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen controleren
2 personen
Parcours vrijgeven
2 personen
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
Wielerkoers begeleiden
12 personen
Verkeerspunten bemannen
10 personen
Tijdwaarneming uitvoeren
3 personen
Omroep verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Finishregistratie uitvoeren
4 personen
Uitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Deelnemers informeren over uitslag
2 personen
Laatste ronde serveren
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

Parcours afzetten
6 personen
Verkeershekken verwijderen
6 personen
Borden en linten verzamelen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Uitslag online publiceren
Deelnemersfoto's versturen
Prijzen administratief verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inschrijftafelsaantal 4
Jurytafel
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 8
Afvalbakkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Startnummerhoudersaantal 180
Rugnummersaantal 180
Kegelsaantal 40
Parcourslintaantal 12
Pionnenaantal 60
Rondebordenaantal 8
Finishklok
Fietsstandaardsaantal 30
Reservefietspompenaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Verkeershekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 40
Stopbordenaantal 12
Routebordenaantal 30
Pijlbordenaantal 45
Podiumdelenaantal 3
Medaillesaantal 18
Bekersaantal 6
Start- en finishboog
Wegmarkeerverfaantal 12
Hoogtevestenaantal 25
Portofoonsaantal 15
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Koelelementenaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 25

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Sponsorbannersaantal 20
Podiumachterdoek

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Bouwlampenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Koelkluis

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24
Afvalknijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met reglement, categorieën en locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag de parcoursvergunning en verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk aan; zonder goedgekeurd parcours kun je starttijden en routecommunicatie niet definitief maken.
Plan vóór publicatie van het parcours een inspectie en meet de start- en finishzone. Controleer daarbij waar de jurytafel, inschrijftafels, finishklok, rondeborden en mobiele geluidsset komen te staan.
Open de inschrijving pas nadat categorieën, starttijden en prijzengeld zijn vastgesteld. Verzamel dieetwensen direct met de aanmelding, zodat de catering niet alleen op aantallen maar ook op speciale wensen kan worden afgestemd.
Maak vrijwilligersindeling niet alleen voor de wedstrijddag. Reserveer aparte mensen voor inschrijving, parcoursbewaking, verkeersposten, catering en het sorteren van startnummers; zo blijft de jury vrij voor de wedstrijd.
Test laptop, printer, stopwatches, microfoons en verlengkabels uiterlijk één dag vooraf. Leg startnummers, startnummerhouders, rugnummers, pionnen, kegels en parcourslint per zone klaar, in plaats van alles bij één opslagpunt te verzamelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een regionaal wielerkampioenschap organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met locatie, wedstrijdreglement, categorieën, vergunningen en verzekeringsdekking. Leg jury, medische ondersteuning en verkeersregelaars uiterlijk 8 weken voor de wedstrijddag vast.
Wanneer moet de inschrijving voor een wielerkampioenschap open?: Open de inschrijving zodra categorieën, reglement en voorlopige starttijden klaar zijn, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Sluit de inschrijving bij voorkeur 1 tot 2 weken voor de wedstrijd, zodat je aantallen, dieetwensen en startnummers kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een regionaal wielerkampioenschap?: Reken naast de officiële jury op aparte vrijwilligers voor inschrijving, parcoursbewaking, verkeersposten, catering en materiaal. Maak de indeling uiterlijk 4 weken vooraf en plan per post een vervanger voor pauzes of uitval.
Wat moet ik één dag voor een wielerwedstrijd controleren?: Controleer het parcours, de routeborden, verkeersmaterialen en de volledige start- en finishzone. Test ook de printer, laptop, stopwatches, finishklok en geluidsset en sorteer alle startnummers per categorie en starttijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.