Organiser un championnat régional de cyclisme : la checklist

Un championnat régional de cyclisme se prépare sur plusieurs mois, car le parcours, la circulation et le jury doivent être validés avant d’ouvrir les inscriptions. Commence par fixer le règlement, les catégories et le lieu, puis obtiens les autorisations nécessaires pour la course et les mesures de circulation. À l’approche de l’épreuve, concentre-toi sur les horaires, les dossards, les bénévoles, la sécurité et l’installation du départ et de l’arrivée. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre où elles doivent être traitées.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Demander l'autorisation du parcours
2 personnes
Demander des mesures de circulation
2 personnes
Vérifier la couverture d'assurance
Constituer le jury officiel
2 personnes
Prévoir l’assistance médicale
2 personnes
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
3 personnes
Fixer les prix
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Inspecter le parcours
3 personnes
Mesurer la zone de départ et d’arrivée
3 personnes
Publier la carte du parcours
Publier les heures de départ
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel
2 personnes
Commander les prix et médailles
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Mettre en place le parcours
8 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Installer les panneaux de parcours
5 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
5 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Monter le point de restauration
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les vélos
2 personnes
Autoriser le parcours
2 personnes
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
Encadrer la course cycliste
12 personnes
Occuper les points de circulation
10 personnes
Chronométrer
3 personnes
Gérer les annonces
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
4 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Informer les participants du résultat
2 personnes
Servir le dernier tour
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

Balisage du parcours
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Rassembler les panneaux et les rubans
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Envoyer les photos des participants
Traiter les prix administrativement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables d’inscriptionqté 4
Table du jury
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 8
Poubellesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Tasses à caféqté 100
Louchesqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Chronomètresqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Porte-dossardsqté 180
Dossardsqté 180
Cônesqté 40
Ruban de parcoursqté 12
Cônesqté 60
Assiettes rondesqté 8
Horloge d’arrivée
Supports à vélosqté 30
Pompes à vélo de rechangeqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Kits d’outils pour véloqté 3
Barrières de circulationqté 80
Cônes de signalisationqté 40
Panneaux STOPqté 12
Panneaux de directionqté 30
Panneaux indicateursqté 45
Éléments de podiumqté 3
Médaillesqté 18
Gobeletsqté 6
Arche de départ et d’arrivée
Peinture de marquage routierqté 12
Gilets de haute visibilitéqté 25
Talkies-walkiesqté 15
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Pains de glaceqté 30
Gilets de sécuritéqté 25

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières sponsorsqté 20
Fond de scène

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Thermosqté 8
Coffre-fort réfrigéré

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lance les demandes d’autorisation du parcours et de circulation au moins 3 mois avant la course. Garde les accords écrits avec le règlement et l’attestation d’assurance.
Publie les catégories, les critères d’inscription et les horaires prévisionnels avant l’ouverture du formulaire. Prévois une date limite d’inscription située 7 à 10 jours avant l’épreuve pour trier les dossards à temps.
Inspecte le parcours à deux reprises : une première fois plusieurs semaines avant l’événement, puis une dernière fois dans les 48 heures. Vérifie notamment le départ, l’arrivée, les intersections et la signalisation avec les cônes et le ruban.
Répartis les bénévoles par zones et transmets à chacun son horaire, son point de rendez-vous et son numéro de contact au moins 7 jours avant. Prévois des agents distincts pour la circulation, l’accueil et l’arrivée.
Teste la sonorisation, les microphones, les chronomètres, l’ordinateur et l’imprimante la veille. Installe les tables d’inscription, la table du jury et l’horloge d’arrivée suffisamment tôt pour garder au moins 60 minutes de marge avant le premier départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un championnat régional de cyclisme ?: Prévois idéalement 4 à 6 mois. Les autorisations du parcours, les mesures de circulation, l’assurance et la constitution du jury doivent être engagées au moins 3 mois avant la course.
Quand ouvrir les inscriptions pour un championnat régional de cyclisme ?: Ouvre-les dès que le règlement, les catégories et les horaires prévisionnels sont validés, généralement 6 à 8 semaines avant l’épreuve. Ferme le formulaire 7 à 10 jours avant pour traiter les inscriptions et préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course cycliste régionale ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre d’intersections, mais répartis les bénévoles en équipes distinctes pour l’accueil, le jury, le départ, l’arrivée et la circulation. Établis leur planning au moins 7 jours avant et ajoute une personne de réserve par zone sensible.
Quand installer le départ et l’arrivée d’un championnat cycliste ?: Prépare la zone au moins 2 heures avant le premier départ et garde 60 minutes pour les contrôles finaux. Mesure les zones à l’avance, puis vérifie le jour même les tables, les dossards, la signalisation, la sonorisation et l’horloge d’arrivée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.