Zo organiseer je een quiltworkshop zonder chaos

Begin met de ruimte en het aantal deelnemers, niet met het quiltpatroon. Voor een quiltworkshop heb je voldoende werktafels, licht, stroompunten en ruimte voor snijstations nodig. Leg daarna het patroon en de materialen vast, zodat je werkpakketten op tijd kunt samenstellen. De laatste dagen draaien vooral om testen, sorteren en klaarzetten: naa mach ines, snijgereedschap, patronen, stoffen en catering moeten vóór binnenkomst van de deelnemers op hun plek liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Werktafels reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst opstellen
7
Instructeurs inplannen
8
Quiltpatroon selecteren
2 personen
9
Materialen bestellen
10
Workshopinformatie versturen
11
Voorbeeldquilt voorbereiden
2 personen
12
Patronen printen
13
Werkpakketten samenstellen
3 personen
14
Naambadges maken
15
Naaimachines testen
2 personen
16
Snijgereedschap controleren
2 personen
17
Presentatie klaarzetten
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Stoffen voorwassen
2 personen
20
Catering voorbereiden
3 personen
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Naaimachines aansluiten
2 personen
24
Snijstations inrichten
3 personen
25
Werkpakketten neerleggen
2 personen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Registratietafel klaarzetten

Event

28
Deelnemers ontvangen
2 personen
29
Programma en veiligheid toelichten
30
Quilttechniek demonstreren
2 personen
31
Deelnemers begeleiden bij snijden
3 personen
32
Koffiepauze serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Deelnemers begeleiden bij naaien
3 personen
35
Avondmaaltijd serveren
3 personen
36
Werkstukken bespreken
2 personen
37
Quiltlagen demonstreren
2 personen
38
Deelnemers begeleiden bij afwerking
3 personen
39
Resultaten fotograferen
40
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

41
Werkmaterialen verzamelen
3 personen
42
Naaimachines uitschakelen
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Werkruimte schoonmaken
3 personen
46
Meubilair terugplaatsen
3 personen
47
Materialen inventariseren
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Overgebleven eten opruimen
50
Deelnemersfoto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Quiltmateriaal

Snijmattenaantal 12
Patchworklinialenaantal 12
Rolmessenaantal 12
Stofschaaraantal 24
Naadtorensaantal 12
Speldenkussensaantal 12
Meetlintenaantal 12
Strijkijzersaantal 4
Strijkplankenaantal 4
Naaimachinesaantal 8
Machinevoetjesaantal 8
Draadknippersaantal 12
Vingerhoedjesaantal 24
Stofklemmenaantal 120

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Draagbare lampenaantal 8

Servies

Bordenaantal 30
Mokkenaantal 30
Glazenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Soepkommenaantal 30
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per werktafel vooraf hoeveel deelnemers eraan zitten en reserveer voldoende stoelen. Houd aparte ruimte vrij voor snijmatten, rolmessen en patchworklinialen; die stations lopen anders snel vast.
Bestel materialen pas nadat het quiltpatroon en het deelnemersaantal vaststaan. Reken werkpakketten per deelnemer plus enkele reserve-exemplaren, zodat een fout gesneden onderdeel de workshop niet stillegt.
Test alle naaimachines uiterlijk een week vooraf met de juiste machinevoetjes en draad. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelgoten; ontbrekende stroomaansluitingen worden op de dag zelf lastig opgelost.
Was de stoffen vooraf en maak de werkpakketten minstens één dag van tevoren. Leg patronen, stoffen en benodigdheden per deelnemer bij elkaar en gebruik naambadges om uitdelen bij de registratie vlot te laten verlopen.
Zet de ruimte in deze volgorde op: tafels en stoelen, stroom en machines, snijstations, presentatiemateriaal en daarna de werkpakketten. Plan minstens 90 minuten voor opbouw, zodat je nog een machine of kabel kunt vervangen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel deelnemers passen aan één werktafel bij een quiltworkshop?: Houd ongeveer 2 tot 4 deelnemers per werktafel aan, afhankelijk van de tafelbreedte en de grootte van de naaimachines. Reserveer daarnaast aparte tafels voor registratie en snijden, zodat niet iedereen tegelijk aan dezelfde tafel werkt.
Hoe lang van tevoren moet ik een quiltworkshop organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum, instructeurs en uitnodigingen. Bestel materialen zodra het patroon en het aantal aanmeldingen duidelijk zijn; reken voor het samenstellen van werkpakketten minstens 1 dag.
Hoeveel naaimachines heb ik nodig voor een quiltworkshop?: Plan bij voorkeur één naaimachine per deelnemer als iedereen zelfstandig werkt. Bij gedeeld gebruik kun je ongeveer één machine per 2 deelnemers inzetten, maar neem dan extra tijd op voor uitleg en wachten.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een quiltworkshop?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, machines, stroom, snijstations en werkpakketten. Kom je ook catering, een beamer en een presentatie klaarzetten, reserveer dan liever 2 uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.