Quiltworkshop organiseren: checklist en planning

Een quiltworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen stof en naaimachines klaarzetten. Je moet werktafels, snijstations en stroomvoorziening op elkaar afstemmen, terwijl deelnemers op tijd hun informatie en materialen krijgen. Begin met locatie, datum en instructeurs en werk daarna toe naar werkpakketten, patronen en catering. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn, zodat je op de workshopdag niet nog patronen hoeft te printen of machines hoeft te testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Werktafels reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Instructeurs inplannen
Quiltpatroon selecteren
2 personen
Materialen bestellen
Workshopinformatie versturen
Voorbeeldquilt voorbereiden
2 personen
Patronen printen
Werkpakketten samenstellen
3 personen
Naambadges maken
Naaimachines testen
2 personen
Snijgereedschap controleren
2 personen
Presentatie klaarzetten
Boodschappen doen
2 personen
Stoffen voorwassen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Naaimachines aansluiten
2 personen
Snijstations inrichten
3 personen
Werkpakketten neerleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Registratietafel klaarzetten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma en veiligheid toelichten
Quilttechniek demonstreren
2 personen
Deelnemers begeleiden bij snijden
3 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Deelnemers begeleiden bij naaien
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Werkstukken bespreken
2 personen
Quiltlagen demonstreren
2 personen
Deelnemers begeleiden bij afwerking
3 personen
Resultaten fotograferen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Werkmaterialen verzamelen
3 personen
Naaimachines uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Werkruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opruimen
Deelnemersfoto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Quiltmateriaal

Snijmattenaantal 12
Patchworklinialenaantal 12
Rolmessenaantal 12
Stofschaaraantal 24
Naadtorensaantal 12
Speldenkussensaantal 12
Meetlintenaantal 12
Strijkijzersaantal 4
Strijkplankenaantal 4
Naaimachinesaantal 8
Machinevoetjesaantal 8
Draadknippersaantal 12
Vingerhoedjesaantal 24
Stofklemmenaantal 120

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Draagbare lampenaantal 8

Servies

Bordenaantal 30
Mokkenaantal 30
Glazenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Soepkommenaantal 30
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer werktafels en stoelen vroeg en maak per deelnemer voldoende werkruimte vrij. Plan daarnaast aparte plekken voor registratie, snijden en strijken; zo kruisen deelnemers elkaar minder tijdens het werken.
Test alle naaimachines en machinevoetjes uiterlijk een week vooraf. Leg per werkplek een draadknipper, speldenkussen, meetlint en stofklemmen klaar, zodat deelnemers niet steeds materiaal hoeven te delen.
Stuur de workshopinformatie minimaal 7 dagen voor de workshop. Vermeld wat deelnemers zelf meenemen, hoe laat ze aanwezig moeten zijn en of stoffen zijn voorgewassen; dat voorkomt vragen op de ochtend zelf.
Maak werkpakketten pas nadat de deelnemerslijst definitief is. Tel patronen, stoffen en benodigdheden per pakket en leg minstens 2 extra sets apart voor vergissingen of beschadigd materiaal.
Controleer de stroomindeling vóór je de locatie inricht. Verdeel verlengsnoeren en stekkerdozen over de werktafels, werk kabels weg met kabelgoten en houd een vrije route naar de ingang en uitgang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een quiltworkshop organiseren?: Leg locatie, datum en instructeurs bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor de workshop de deelnemerslijst en dieetwensen hebt.
Hoeveel werkruimte heeft één deelnemer aan een quiltworkshop nodig?: Reken op ongeveer 1,2 tot 1,5 meter tafelruimte per deelnemer voor stof, patroon en gereedschap. Zet snij- en strijkstations apart, zodat niet iedereen een grote werktafel nodig heeft voor die handelingen.
Wanneer moet ik de materialen voor een quiltworkshop bestellen?: Bestel stoffen, patronen en verbruiksmaterialen minstens 3 tot 4 weken vooraf. Dan houd je tijd over om stoffen voor te wassen, ontbrekende materialen na te bestellen en werkpakketten samen te stellen.
Wat moet ik de dag vóór een quiltworkshop controleren?: Controleer de deelnemerslijst, naambadges, werkpakketten en geprinte patronen. Test alle naaimachines, beamer en verlichting opnieuw en zet materialen per werkplek klaar; dat scheelt op de workshopdag minstens 30 minuten opstarttijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.