Zo organiseer je een praktijksessie zonder last-minute stress

Een praktijksessie staat of valt met de volgorde waarin je voorbereidt. Leg eerst het praktijkonderwerp, programma en de begeleiders vast; regel daarna locatie, deelnemers en materialen. Plan werkstations met voldoende tafels, stoelen en werkbladen, en test beamer, laptop, HDMI-kabel en speaker vooraf. Op de dag zelf werk je van opbouw naar ontvangst: registratietafel, naamkaartjes, werkplekken, presentatie en koffie of thee.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma uitwerken
2 personen
3
Praktijkonderwerp vastleggen
2 personen
4
Begeleiders bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Herinnering versturen
9
Deelnemerslijst afdrukken
10
Werkbladen afdrukken
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Materialen controleren
2 personen
13
Apparatuur testen
2 personen
14
Catering koelen
15
Naamkaartjes maken
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Werkstations inrichten
3 personen
19
Presentatie klaarzetten
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
22
Hapjes uitstallen
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Aanwezigheid registreren
2 personen
25
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
26
Programma toelichten
27
Praktijkinstructie geven
2 personen
28
Deelnemers begeleiden
4 personen
29
Werkstations aanvullen
2 personen
30
Pauzedranken serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes bijvullen
2 personen
33
Tweede praktijkronde begeleiden
4 personen
34
Resultaten presenteren
2 personen
35
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
36
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Materialen verzamelen
3 personen
39
Afval verwijderen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
3 personen
42
Apparatuur retourneren
2 personen
43
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
44
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker

Werkmateriaal

Flip-overaantal 2
Flip-overpapieraantal 4
Whiteboard
Whiteboardwissersaantal 2
Stiftenaantal 40
Post-itsaantal 12
Balpennenaantal 50
Klembordenaantal 45
Werkbladenaantal 50
Naamkaartjesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Scharenaantal 10
Plakbandrollenaantal 6
Lijmstiftenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Schenkkommenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingeraantal 4
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 4 tot 6 weken vooraf met het praktijkonderwerp, het programma, de locatie en de begeleiders. Zonder die vier afspraken kun je uitnodigingen en materiaalhoeveelheden niet betrouwbaar plannen.
Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en vraag dieetwensen direct mee. Stuur 2 tot 3 dagen voor de sessie een herinnering met starttijd, route en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak per werkstation een aparte materiaallijst en leg werkbladen, balpennen, klemborden, stiften, post-its en naamkaartjes klaar. Tel alles minstens één keer na en leg 10 procent reserve-exemplaren apart.
Test de techniek op locatie, niet alleen op kantoor. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoeren, stekkerdozen en speaker minstens 60 minuten voor aanvang aan en controleer ook het geluid.
Richt de ruimte af voordat je catering neerzet: eerst tafels en stoelen, daarna werkstations, presentatie en registratietafel. Houd bij de ontvangst 15 minuten over voor deelnemersregistratie en het uitdelen van naamkaartjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een praktijksessie organiseren?: Start bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, leg het onderwerp en programma vast en bevestig de begeleiders; drie weken vooraf kunnen de uitnodigingen eruit.
Hoeveel werkplekken heb ik nodig voor een praktijksessie?: Maak één werkplek per deelnemer, tenzij deelnemers bewust in duo’s werken. Tel daarna 1 à 2 extra plekken of stoelen voor begeleiders en houd ongeveer 10 procent reserve voor onverwachte aanmeldingen.
Wanneer test ik de apparatuur voor een praktijksessie?: Test beamer, laptop, HDMI-aansluiting, speaker en stroomvoorziening minstens 60 minuten voor de start. Controleer ook een reserveoplossing, zoals flip-overpapier en stiften, voor het geval de presentatie niet werkt.
Wanneer verstuur ik een herinnering aan deelnemers?: Verstuur de herinnering 2 tot 3 dagen voor de praktijksessie. Vermeld daarin de starttijd, locatie, route, eventuele dieetafspraken en wat deelnemers nodig hebben; zo voorkom je vragen op de ochtend zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.