Zo organiseer je een postzegelruilbeurs

Begin met de locatie, datum en openingstijden voordat je verzamelaars uitnodigt. Daarna regel je de inschrijvingen, handelaarstafels en een duidelijke tafelindeling. Denk vooraf aan zaken die vaak blijven liggen: tafelnummers, naambadges, muntgeld en bewegwijzering. Op de beursdag zelf richt je eerst de tafels en stoelen in, daarna de inschrijftafel en de koffie- en hapjeshoek. Zo kunnen deelnemers direct hun plek vinden en beginnen met ruilen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Ruilbeurs online aanmelden
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Verzamelaars benaderen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Tafels voor handelaren reserveren
10
Bevestigingen versturen
11
Tafelindeling maken
2 personen
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Tafelnummers voorbereiden
14
Naambadges voorbereiden
15
Bewegwijzering ontwerpen
16
Bewegwijzering afdrukken
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Inschrijftafel voorbereiden
21
Muntgeld klaarleggen
22
Hapjes klaarzetten
2 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Tafelkleden aanbrengen
2 personen
27
Tafelnummers plaatsen
2 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Inschrijftafel inrichten
2 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

32
Handelaren ontvangen
3 personen
33
Bezoekers registreren
2 personen
34
Naambadges uitdelen
35
Ruiltafels begeleiden
2 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Hapjes bijvullen
39
Afvalbakken legen
40
Laatste bezoekers informeren
41
Handelaren uitchecken
2 personen

Nazorg

42
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Versiering verwijderen
2 personen
47
Materialen controleren
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Overgebleven eten opruimen
50
Deelnemers nabericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 14
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Materialen

Inschrijftafel
Geldkistjesaantal 2
Naambadgehoudersaantal 80
Tafelnummersaantal 14
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
A4-papieraantal 2
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 4
Prijskaartjesaantal 300
Loupesaantal 8
Postzegelpincettenaantal 12
Vergrootglazenaantal 6
Opbergdozenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Tafeldecoratieaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer per handelaar een vaste tafel en maak de tafelindeling uiterlijk een week vooraf. Druk de deelnemerslijst en tafelnummers af, zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken.
Open het aanmeldformulier minstens 3 weken voor de beurs en stuur bevestigingen zodra aanmeldingen zijn verwerkt. Vraag daarbij meteen naar dieetwensen en eventuele extra tafelruimte.
Leg voor de inschrijftafel geldkistjes, muntgeld, pennen, klemborden en naambadgehouders klaar. Controleer dit de avond ervoor; juist kleine materialen worden vaak pas bij de ontvangst gemist.
Zet loupes, postzegelpincetten, vergrootglazen, prijskaartjes en opbergdozen op een vaste plek bij de ruiltafels. Bezoekers kunnen zo materiaal gebruiken zonder de doorstroming bij de ingang te hinderen.
Plan op de beursdag eerst het opstellen van tafels en stoelen en hang daarna de bewegwijzering op. Koel dranken vooraf en test koffiezetapparaten, waterkokers, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een postzegelruilbeurs organiseren?: Leg de locatie en datum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open het aanmeldformulier minstens 3 weken voor de beurs, zodat je tijd houdt voor bevestigingen en de tafelindeling.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een postzegelruilbeurs?: Reserveer minimaal één tafel per handelaar en tel één extra tafel voor de inschrijving en materialen. Maak de definitieve indeling ongeveer 7 dagen vooraf op basis van het aantal bevestigde deelnemers.
Wat moet ik klaarleggen bij de inschrijftafel?: Leg de deelnemerslijst, tafelnummers, naambadges, pennen, klemborden, A4-papier en muntgeld klaar. Controleer de inschrijftafel uiterlijk de avond ervoor en plaats haar bij de ingang.
Wanneer moet ik de tafelnummers en bewegwijzering maken?: Maak en druk tafelnummers en bewegwijzering minstens 2 dagen vooraf. Hang de bewegwijzering op nadat de tafels en stoelen staan, zodat pijlen en nummers aansluiten op de werkelijke indeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.