Checklist voor een goed georganiseerde poppentheateravond

Een poppentheateravond vraagt om meer voorbereiding dan alleen een voorstelling vastleggen. Je regelt de locatie, maakt een helder schema en zorgt dat bezoekers weten waar en wanneer ze moeten zijn. Controleer poppen, rekwisieten en techniek ruim vóór de avond, zodat je nog tijd hebt voor reparaties of reserveonderdelen. Op de dag zelf draait alles om een veilige theateropstelling, een soepel ontvangst en voldoende tijd voor de laatste test.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Voorstellingen vastleggen
2 personen
Voorstellingsschema opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Tickets en routegegevens sturen
Programma's en borden printen
Herbruikbare spullen verzamelen
2 personen
Poppen en rekwisieten controleren
2 personen
Reservepoppen klaarzetten
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Veiligheidsroutes controleren
2 personen

Event

Theateropstelling bouwen
4 personen
Achterdoek ophangen
2 personen
Licht en geluid aansluiten
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Toiletten controleren
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
Team instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Eerste voorstelling begeleiden
4 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek begeleiden
3 personen
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen
Eindcontrole uitvoeren
2 personen

Nazorg

Poppen en rekwisieten inpakken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Bijzettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4
Kussensaantal 30

Apparatuur

Poppentheaterframe
Draagbare speakersaantal 2
Audiomixer
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
LED-lampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 2

Decoratie

Achterdoek
Zwarte gordijnenaantal 4
Entreebanner
Programmapostersaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 8
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
LED-lichtslingersaantal 4

Theatermateriaal

Handpoppenaantal 16
Rekwisietenaantal 24
Opbergboxenaantal 5
Reparatieset

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Serveerbladenaantal 6
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 4
Voedselbakkenaantal 8
Flessenopenersaantal 3

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de voorstelling(en) en het schema minimaal 4 tot 6 weken vooraf vast. Plan tussen voorstellingen minstens 20 minuten voor wisselen, ventileren en het opvangen van uitloop.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 weken vooraf en verwerk dieetwensen zodra ze binnenkomen. Stuur tickets en routegegevens uiterlijk 3 dagen voor de avond naar de bezoekerslijst.
Test licht, geluid, microfoons, speakers, mixer, verlengkabels en stekkerdozen 2 tot 3 dagen vooraf op de exacte plek. Leg reservebatterijen en een reparatieset klaar bij het poppentheaterframe.
Bouw de theateropstelling minstens 2 uur voor aanvang op. Controleer of achterdoek en zwarte gordijnen goed hangen, de looproutes vrij zijn en bezoekers vanaf de entree de wegwijzerborden kunnen volgen.
Koel dranken en bereid hapjes uiterlijk 1 uur voor binnenkomst voor. Richt de ontvangstbalie in met programma’s, bezoekerslijst en route-informatie en zet herbruikbare bekers, borden en bestek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een poppentheateravond organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, voorstellingen en het schema. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en sluit de bezoekerslijst enkele dagen voor de avond.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een poppentheater op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur vóór de eerste voorstelling voor frame, achterdoek, gordijnen, licht, geluid, stoelen en tafels. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige techniek- en veiligheidscontrole.
Wanneer moet ik de techniek van een poppentheater testen?: Doe een eerste test 2 tot 3 dagen vooraf en herhaal die op de dag zelf zodra de opstelling staat. Controleer ook microfoons, speakers, audiomixer, kabels, stekkerdozen en reservebatterijen.
Wanneer stuur ik tickets en routegegevens naar bezoekers?: Stuur tickets en routegegevens uiterlijk 3 dagen voor de poppentheateravond. Vermeld ook de aanvangstijd, eventuele inlooptijd en waar bezoekers zich bij de ontvangstbalie melden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.