Pokeravond organiseren: checklist en planning

Een pokeravond draait soepel als je de deelnemers, spelregels en tafels ruim vooraf vastlegt. Begin met de locatie en uitnodigingen, verwerk dieetwensen en bevestig het aantal spelers voordat je boodschappen doet. Controleer daarna chips, pokerkaarten, dealerbuttons en de blindtimer. Op de dag zelf richt je eerst registratie en prijzentafel in, daarna de speeltafels en catering. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk, van eerste aanmelding tot de laatste hand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Spelregels vastleggen
2 personen
Pokerbenodigdheden controleren
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
Boodschappen doen
2 personen
Tafels en stoelen ophalen
2 personen
Toernooischema printen
Prijzentafel klaarmaken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafelkleden neerleggen
2 personen
Pokerchips verdelen
2 personen
Kaarten en fiches klaarleggen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Prijzen uitstallen
2 personen
Entree en donatie voorbereiden
2 personen
Spelregels ophangen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Inschrijvingen afhandelen
2 personen
Pokerregels toelichten
Pokeravond begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Speeltafels opruimen
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

Pokerchips en kaarten verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Donaties en kas tellen
2 personen
Uitslag met deelnemers delen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 6
Registratietafel

Spelmateriaal

Pokerchipsaantal 1500
Pokerkaartenaantal 12
Dealerbuttonsaantal 6
Blindtimer
Kaartschuddersaantal 6
Scoreblokkenaantal 6
Pennenaantal 12
Spelregelkaartenaantal 12

Servies

Glazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 30
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Kassadoos
Rekenmachine
Stekkerdozenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3

Decoratie

Prijzentafelbord
Tafeldecoratieaantal 6
Richtingsbordjesaantal 6

Schoonmaak

Bezem
Stoffer en blik
Dweilaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de spelregels minimaal 1 week vooraf vast en stuur ze mee met de bevestiging. Noteer ook blindstructuur, starttijd, pauzes en de manier waarop de winnaar wordt bepaald.
Maak de indeling op basis van het definitieve aantal deelnemers. Reken per tafel op voldoende stoelen, een duidelijke dealerbutton en een blindtimer die voor iedereen zichtbaar is.
Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor de inloop in met scoreblokken, pennen, spelregelkaarten en de kassadoos. Zo verwerk je inschrijvingen zonder de eerste ronde te vertragen.
Zet drankjes minstens 2 uur vooraf koud en bereid hapjes in porties die tijdens een pauze snel te pakken zijn. Houd koffie, water en glazen apart van de pokerchips en kaarten.
Print het toernooischema en hang spelregels en richtingsbordjes op voordat deelnemers binnenkomen. Leg prijzen pas klaar nadat je het definitieve aantal spelers en de prijzengeld- of donatieregeling hebt gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pokeravond organiseren?: Reserveer de locatie en verstuur uitnodigingen idealiter 3 tot 4 weken vooraf. Vraag deelnemers om uiterlijk 1 week voor de avond te reageren, zodat je tafels, stoelen, boodschappen en prijzen kunt afstemmen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een pokeravond klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en controle. Zet tafels en stoelen eerst neer, richt daarna registratie en prijzentafel in en leg pas als laatste chips, kaarten, dealerbuttons en scoreblokken klaar.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een pokeravond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor hapjes is 4 tot 6 kleine porties per persoon per uur een praktisch uitgangspunt, afhankelijk van de duur en of je ook een maaltijd serveert.
Wanneer moet ik de pokerkaarten en chips controleren?: Controleer al 3 tot 5 dagen vooraf of pokerkaarten, chips, dealerbuttons, blindtimer en kaartschudders compleet en bruikbaar zijn. Doe op de dag zelf nog een korte eindcontrole voordat de deelnemers worden ontvangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.