Checklist voor een goed georganiseerde plantenwandeling

Een plantenwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een interessante route kiezen. Je regelt vooraf een start- en eindlocatie, controleert de route op risico’s en stemt af wie welke plantenkennis meebrengt. Deelnemers hebben duidelijke informatie, routekaarten en een herkenbare ontvangst nodig. Ook het laatste uur telt: controleer het weer, zet materialen klaar en zorg bij het eindpunt voor verlichting, drinken en hapjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en rustpunten vastleggen
2 personen
Startlocatie en eindlocatie reserveren
Wandelroute vooraf verkennen
2 personen
Risico's langs de route noteren
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Alternatieve route bevestigen
Plantenlijst en routekaarten maken
2 personen
Routekaarten afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Plantenkennis van begeleiders afstemmen
3 personen
EHBO- en tekenmateriaal controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Routeaanduiding plaatsen
2 personen
Verlichting langs eindpunt plaatsen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
Groep in wandelgroepen verdelen
2 personen
Plantenwandeling begeleiden
4 personen
Groepsaantallen bij tussenstops controleren
2 personen
Water bij tussenstop uitdelen
2 personen
Deelnemers terug begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Plantenquiz begeleiden
2 personen
Laatste informatie en bedankje geven

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Routeaanduiding verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Herbruikbaar servies afwassen
2 personen
Beschadigde materialen apart leggen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 40
Partytent
Kapstok

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Serveerplankenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Megafoon
Verlengsnoeraantal 2

Verlichting

Oplaadbare lampenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Wandelmateriaal

Loepenaantal 12
Plantengidsenaantal 8
Vergrootglazenaantal 8

Organisatie

Routekaartenaantal 50
Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 50
Polsbandjesaantal 50
Waterdichte routehoezenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Afzetlintaantal 2
Stiftenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffer
Tekenverwijderaarsaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 6
Regenponcho'saantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route vooraf en noteer niet alleen interessante planten, maar ook gladde stukken, drukke oversteekplaatsen en plekken waar de groep kan rusten. Leg uiterlijk enkele dagen vooraf een alternatieve route vast.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de wandeling. Vermeld start- en eindlocatie, verwachte duur, kledingadvies, wat ze zelf meenemen en hoe ze dieetwensen kunnen doorgeven.
Maak per deelnemer een routekaart en naamkaartje en leg ze vóór de ontvangst klaar. Neem extra exemplaren mee voor onverwachte deelnemers en bescherm de routekaarten met waterdichte routehoezen.
Controleer EHBO-materiaal en tekenmateriaal de dag vóór vertrek. Bij een wandeling door hoog gras of bos zijn een EHBO-koffer, zaklampen en materiaal om teken veilig te verwijderen geen spullen om pas op locatie te zoeken.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst routeaanduiding en verlichting, daarna ontvangsttafel en zitplaatsen, en pas daarna gekoelde dranken en hapjes. Zo blijven drank en eten niet onnodig lang warm tijdens het klaarzetten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een plantenwandeling?: Reken voor de wandeling zelf op 2 tot 3 uur, afhankelijk van het aantal stops en de groepsgrootte. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor ontvangst en registratie en 45 tot 60 minuten voor de opbouw.
Wanneer moet ik de route van een plantenwandeling verkennen?: Verken de route minimaal 7 dagen vooraf, zodat je tijd hebt om rustpunten, risico’s en een alternatief vast te leggen. Controleer de route nogmaals 24 uur voor de wandeling op werkzaamheden, stormschade of gewijzigde omstandigheden.
Hoeveel routekaarten heb ik nodig voor een plantenwandeling?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer één routekaart en neem minstens 10 procent extra mee. Bij 30 deelnemers zijn dat dus 33 kaarten, bij voorkeur in waterdichte routehoezen.
Wanneer verstuur ik de informatie naar deelnemers?: Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de wandeling. Vraag dieetwensen en bijzonderheden eerder op, bijvoorbeeld 7 dagen vooraf, zodat je boodschappen en hapjes nog kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.