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Promenade botanique : la checklist pour tout préparer

Une promenade botanique se prépare d’abord sur le terrain : parcours, haltes, risques et itinéraire de repli doivent être vérifiés avant d’inviter les participants. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques à transmettre. Le jour venu, l’accueil, le balisage, le matériel d’observation et la sécurité demandent une organisation distincte. Cette checklist rassemble les 46 tâches et les 37 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir l’itinéraire et les points de repos

    2 personnes

  • Réserver le point de départ et le point d'arrivée

  • Repérer le parcours de randonnée à l’avance

    2 personnes

  • Noter les risques le long du parcours

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les informations aux participants

  • Vérifier les prévisions météo

  • Confirmer l’itinéraire alternatif

  • Établir la liste des plantes et les cartes d’itinéraire

    2 personnes

  • Imprimer les cartes d'itinéraire

  • Préparer les badges nominatifs

  • Coordonner les connaissances des encadrants sur les plantes

    3 personnes

  • Vérifier la trousse de premiers secours et le matériel contre les tiques

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Acheminer le matériel sur le site

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Aménager la table d'accueil

    2 personnes

  • Installer le balisage du parcours

    2 personnes

  • Installer l'éclairage le long de l'arrivée

    2 personnes

Événement

  • Enregistrer les participants

    2 personnes

  • Distribuer les badges

  • Servir la boisson de bienvenue

    2 personnes

  • Donner les consignes de sécurité

  • Répartir le groupe en groupes de marche

    2 personnes

  • Encadrer une promenade botanique

    4 personnes

  • Vérifier les effectifs aux étapes intermédiaires

    2 personnes

  • Distribuer de l’eau au point de ravitaillement

    2 personnes

  • Ramener les participants

    4 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

  • Animer le quiz sur les plantes

    2 personnes

  • Donner les dernières informations et remercier

Suivi

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Collecter et trier les déchets

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Retirer la signalisation de parcours

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

  • Laver la vaisselle réutilisable

    2 personnes

  • Mettre à part les matériaux endommagés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 4
  • Chaises pliantesqté 40
  • Tente de réception
  • Porte-manteau

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 50
  • Assiettes réutilisablesqté 50
  • Couverts réutilisablesqté 50
  • Tasses à caféqté 40
  • Planches de serviceqté 4

Cuisine

  • Thermosqté 6
  • Carafes d’eauqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Louchesqté 6

Équipement

  • Mégaphone
  • Rallongeqté 2

Éclairage

  • Lampes rechargeablesqté 8
  • Lampes de pocheqté 4

Matériel de promenade

  • Loupesqté 12
  • Guides des plantesqté 8
  • Loupesqté 8

Organisation

  • Cartes d'itinéraireqté 50
  • Presse-papiersqté 8
  • Stylos à billeqté 30
  • Badges nominatifsqté 50
  • Braceletsqté 50
  • Chemises de parcours imperméablesqté 10
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Ruban de balisageqté 2
  • Marqueursqté 10

Sécurité

  • Trousse de premiers secours
  • Anti-tiquesqté 4
  • Gilets de sécuritéqté 6
  • Ponchos de pluieqté 10

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Bac à vaisselleqté 2
  • Chiffons de nettoyageqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Repérez le parcours à l’avance et notez les zones à risque, les points de repos et les passages difficiles. Gardez un itinéraire alternatif confirmé au cas où la météo ou l’état du terrain empêcherait la sortie prévue.
  • Envoyez les informations pratiques après les inscriptions, avec l’horaire, le point de départ, le point d’arrivée et la durée prévue. Demandez les besoins alimentaires suffisamment tôt pour adapter les en-cas et les boissons.
  • Préparez les cartes d’itinéraire, les guides des plantes et les loupes avant le départ, puis répartissez-les entre les encadrants. Imprimez quelques cartes supplémentaires pour les pertes ou les inscriptions de dernière minute.
  • Contrôlez la trousse de premiers secours et le matériel contre les tiques avant d’acheminer les fournitures sur place. Prévoyez aussi des lampes de poche et des lampes rechargeables si l’arrivée peut se faire à la tombée du jour.
  • Installez la table d’accueil avant l’arrivée du groupe, avec badges, stylos, presse-papiers et listes d’inscription. Le balisage doit être posé avant le premier départ, et les boissons refroidies assez tôt pour être servies dès la pause.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une promenade botanique ?
Commencez la préparation du parcours au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Faites la reconnaissance du terrain, réservez les points de départ et d’arrivée, puis envoyez les invitations après avoir confirmé l’itinéraire.
Que prévoir pour une promenade botanique avec 20 personnes ?
Préparez 20 badges nominatifs, des cartes d’itinéraire pour chaque participant et quelques exemplaires de réserve. Ajoutez au moins une trousse de premiers secours, du matériel contre les tiques, des loupes et plusieurs guides à partager entre les encadrants.
Quand vérifier la météo pour une promenade botanique ?
Faites une première vérification 3 à 5 jours avant, puis une dernière le matin même. Si les conditions changent, prévenez les participants dès que l’itinéraire alternatif est confirmé.
Combien de boissons prévoir pour une promenade botanique ?
Comptez environ 2 boissons par personne pour une sortie de quelques heures, davantage par temps chaud. Refroidissez-les avant le départ et prévoyez des carafes d’eau ainsi que des gobelets réutilisables aux points de pause.

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