Pinksterkamp organiseren: checklist en planning

Een Pinksterkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en boodschappen. Je regelt vooraf de locatie, aanmeldingen, noodcontacten, maaltijden, vervoer en het programma. In de laatste week controleer je het weer, kampeermateriaal en activiteitenmateriaal; vlak voor vertrek verdeel je alles over gelabelde kampdozen. Deze checklist helpt je om 59 taken in de juiste volgorde af te werken, van de eerste reservering tot het registreren van deelnemers op het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
2 personen
Noodcontacten verzamelen
2 personen
Programma uitwerken
3 personen
Kampeerterrein reserveren
Vervoer en aanvoer regelen
2 personen
Maaltijden samenstellen
2 personen
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
Kampeermateriaal controleren
3 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Groenten en fruit voorbereiden
3 personen
Materialen per activiteit sorteren
3 personen
Kampdozen labelen
2 personen
EHBO-materiaal aanvullen
Tenten en materiaal laden
5 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage verdelen
3 personen
Kampregels uitleggen
2 personen
Tenten opzetten
8 personen
Kampterrein inrichten
5 personen
Middagactiviteit begeleiden
4 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspel begeleiden
5 personen
Kampvuur begeleiden
3 personen
Nachtwacht indelen
2 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Dagprogramma uitleggen
2 personen
Ochtendactiviteit begeleiden
5 personen
Lunch voorbereiden
3 personen
Lunch serveren
4 personen
Middagspel begeleiden
6 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Warme maaltijd bereiden
5 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Avondprogramma begeleiden
5 personen
Ontbijt en lunch verzorgen
5 personen
Tenten afbreken
8 personen
Terrein schoon opleveren
6 personen
Bagage en materialen laden
5 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kampmateriaal uitladen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Materiaal schoonmaken
4 personen
Tenten laten drogen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Voorraad terugzetten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen
Ongebruikte boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Picknickbankenaantal 4

Kamperen

Groepstentenaantal 8
Grondzeilenaantal 8
Haringenaantal 80
Scheerlijnenaantal 24
Slaapmattenaantal 24
Slaapzakkenaantal 24
Opbergkrattenaantal 12

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opscheplepelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 40
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Lichtgevende lampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Touwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Waterballonnenaantal 200

Activiteiten

Kompassetsaantal 8
Zaklampenaantal 12
Spelkaartenaantal 4
Knutselsetsaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Fluitjesaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 4
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Krijtbordenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen en noodcontacten tegelijk met de aanmelding. Controleer de contactgegevens opnieuw voordat je de deelnemerslijst afdrukt, zodat je op locatie niet met verouderde nummers werkt.
Reserveer het kampeerterrein en regel vervoer zo vroeg mogelijk. Plan uiterlijk in de laatste week hoe tenten, kookmateriaal, koelboxen en bagage van de vertrekplek naar het terrein komen.
Maak per maaltijd een aparte boodschappenlijst en vul de koelboxen pas zo laat mogelijk. Bereid groenten en fruit vooraf voor, maar houd bederfelijke producten gekoeld tot vertrek.
Sorteer activiteitenmateriaal per activiteit en label de kampdozen. Zo vind je touwen, pionnen, voetballen en waterballonnen zonder bij aankomst alle kratten open te maken.
Controleer de avond vóór vertrek het weer, de EHBO-set, gasbranders, gasflessen, verlichting, verlengkabels en powerbanks. Leg een deelnemerslijst en de noodcontacten op een vaste plek bij de ontvangsttafel.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Pinksterkamp organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, uitnodigingen en terreinreservering. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen in de weken daarna; plan de definitieve materiaal- en boodschappencontrole in de laatste week.
Hoeveel tenten en slaapmateriaal heb ik nodig voor een Pinksterkamp?: Reken per deelnemer op een slaapplaats met slaapmat en slaapzak, plus groepstenten die passen bij de groepsindeling. Controleer uiterlijk 7 dagen vooraf of je voldoende tenten, grondzeilen, haringen en scheerlijnen hebt en of alles compleet is.
Wat moet ik meenemen voor eten op een Pinksterkamp?: Plan per maaltijd de ingrediënten, kookpannen, gasbranders, gasflessen, snijplanken, koksmesjes en serveermaterialen. Zet gekoelde producten in koelboxen en controleer de voorraad uiterlijk de dag vóór vertrek, rekening houdend met dieetwensen.
Hoe ontvang ik deelnemers op een Pinksterkamp?: Zet bij aankomst een vaste ontvangstplek klaar met de deelnemerslijst en noodcontacten. Registreer iedereen direct, verdeel de bagage, wijs slaapplaatsen toe en leg binnen het eerste uur de kampregels uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.